アップロードファイルの自動リネーム設定方法

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オンラインフォームを使って、求人応募の履歴書のように大量のドキュメントを収集しているとします。応募者ごとに履歴書のファイル名が異なるため、それらを整理して確認するのはとても手間がかかります。

1 件ずつ手動でファイル名を変更すると時間がかかるうえ、ファイル名にばらつきが出てしまう可能性があります。アップロード項目の下に注意書きを入れる方法もありますが、ユーザーが見落としたり忘れたりして、結局ファイル名が統一されないこともあります。

そこで役立つのが、「アップロード時のファイル名自動変更」機能です。これにより、フォーム作成者は次のことができます。

たとえば、Richard Johnson という応募者が履歴書を送信したとします。自動リネームを使うと、ファイル名は「Richard_Johnson_Resume」のようになります。このようにわかりやすく一貫したファイル名にすることで、ファイルの管理や識別が簡単になります。

設定手順:

ファイルアップロード項目の「項目のプロパティ」に移動します。
ファイル名の項目で、ファイルを識別しやすくするための任意の名前を入力します。マージアイコンをクリックして、フォームの回答をファイル名に差し込むことができます。たとえば、候補者の履歴書のファイル名を統一したい場合は、次のようにファイル名を設定できます。

ファイル名自動変更のメリット:

時間を節約:アップロードされたファイル名を自動的に統一された形式に変更できるため、手動でリネームする必要がなくなり、大幅な時間と手間の削減につながります。
整理しやすくなる:一貫したファイル名にすることで、アップロードされたドキュメントの並べ替え、検索、追跡が容易になり、全体的な管理性が向上します。
エラーを削減:ファイル名を手動で変更する際に発生しがちな人的ミスを減らし、正確性を確保できます。