ファイル名の自動変更でアップロードを簡単に管理する方法
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たとえば、求人応募のためにオンラインフォームを通じて多数のドキュメントを収集する場面を想像してください。応募者ごとに履歴書のファイル名が異なるため、それらを整理・確認する作業は煩雑になりがちです。
ひとつひとつ手作業でファイル名を変更するのは時間がかかるうえ、不統一が生じるおそれもあります。アップロード項目の下に指示を書いておくと役立つ場合もありますが、それでも万全ではありません。ユーザーが指示を見落としたり忘れたりすることで、ファイル名がバラバラになることがあります。
そこで役立つのが、アップロード時の自動ファイル名変更機能です。フォーム作成者は次のことが可能になります。
- 特定の命名ルールを設定:アップロードファイルの名前付け形式を、[応募者名]_Resumeのように指定できます。
- 情報の抽出:フォーム内の該当データ（たとえば応募者名）を自動的に取得し、ユニークなファイル名を作成します。
たとえば、Richard Johnsonという応募者が履歴書を提出した場合、自動リネーム機能によりファイル名は「Richard_Johnson_Resume」となります。このように明確で統一された命名により、ファイルの管理や識別が容易になります。
実施手順：
- File アップロードの項目プロパティへ移動します。
- ファイル名の欄で、ファイル識別のために任意の名前を入力します。マージアイコンをクリックすると、フォーム回答をファイル名に挿入できます。たとえば、候補者の履歴書名を統一したい場合は、ここで示すようなファイル名の指定が可能です。
自動ファイル名変更のメリット：
- 時間の節約:アップロード時に統一した形式でファイル名を自動変更できるため、手動でのリネーム作業が不要になり、大幅な時間と手間の削減を実現できます。
- 組織力の向上:ファイル名を統一することで、アップロード済みドキュメントの並べ替え・検索・追跡が容易になり、全体的な管理効率が高まります。
- エラーの削減:手作業でのファイル名変更によるヒューマンエラーを防げるため、正確性が保たれます。
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