Zoho Books連携

Zoho Books連携

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概要

Zoho Booksは、企業の会計処理、請求書発行、経費管理などを効率化するための会計・財務管理ソフトウェアです。Zoho Booksで財務を管理するうえで、顧客と仕入先の正確なデータベースを維持することは重要です。Zoho FormsとZoho Booksの連携を使用すると、フォームの回答をZoho Booksにシームレスに転送して、顧客や仕入先の追加を自動化できるため、データ管理とワークフローの自動化を効率的に行えます。

この自動化は、Zoho Booksで作成したカスタムタブにも適用できます。カスタムタブでは、Zoho Formsのサブフォーム項目をZoho Booksのテーブルに関連付けることもでき、メインデータとともに、行単位で構造化されたデータを送信できます。

項目データに加えて、添付ファイルもZoho Booksに送信できます。これには、アップロードされたファイルや、フォームのワークフローから生成されたPDFが含まれます。

連携の設定

フォームをZoho Booksと連携するには、次の手順を実行します。
  1. ［連携］タブに移動し、左側のメニューの［タスク管理＆財務］で［Zoho Books］をクリックします。
  2. ［連携する］をクリックします。

    Click Integrate

  3. フォームの回答の送信先となる［組織］と［タブ］を選択します。
    Notes
    メモ：現在、この連携では、［売上］タブの顧客、見積書、受注書、請求書、定期請求書、受領済み支払い、クレジットノート、［商品］タブ、［仕入］タブの仕入先、およびカスタムタブがサポートされています。
  4. Zoho Booksのすべての必須項目を、対応するZoho Formsの項目に関連付けます。さらに項目を関連付けるには、［+項目を追加］をクリックします。
    テーブルを含むカスタムタブを選択した場合、［項目の関連付け］セクションの下に［テーブルの関連付け］セクションが表示されます。［+サブフォームを関連付ける］をクリックして、フォーム内のサブフォームをZoho Booksのカスタムタブ内のテーブルに関連付け、各組み合わせ内の項目を個別に関連付けます。

    Table Mapping

    Zoho Formsのファイルアップロード項目と画像アップロード項目を、Zoho Booksの対応するカスタムアップロード項目に関連付けることができます。設定に応じて、これらの項目は、上図のように項目の関連付けを使用するか、後述の添付ファイルセクションを使用してZoho Booksに送信できます。

  5. フォームの添付ファイルをZoho Booksに送信するには、［添付ファイル］セクションで［はい］を選択し、必要なアップロード項目とPDFテンプレートを選択します。これらの項目からアップロードされたファイルに加え、承認プロセスやフォーム送信時のワークフローで生成されたPDFがZoho Booksに送信されます。
  6. 設定を保存するには、［連携する］をクリックします。

対応している項目の種類

次の表は、Zoho Booksの各項目に関連付けることができるZoho Formsの項目を示しています。
番号 Zoho Booksの項目 対応しているZoho Formsの項目
1 テキストボックス（1行） 1行、名前、住所、電話番号、メール、Webサイト、一意のID、ランダムID、ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択、チェックボックス、画像選択、数値、小数、通貨、スライダー、評価、数式、日付、時刻、日時、月と年、日付の空き状況、日時の空き状況、選択式マトリックス、複数行、利用規約
2 メール 1行、メール
3 URL 1行、Webサイト
4 電話番号 1行、電話番号
5 数値 数値、評価、スライダー
6 小数 小数、数値、評価、スライダー、通貨、数式
7 パーセント 小数、数値、評価、スライダー、通貨、数式
8 金額 小数、数値、評価、スライダー、通貨、数式
9 日付 日付、日付の空き状況
10 日時 日時、日時の空き状況
11 チェックボックス 決定ボックス
12 ドロップダウン 1行、ドロップダウン、ラジオボタン、マトリックス選択、画像選択、利用規約、小数
13 複数選択 チェックボックス、複数選択肢、マトリックス選択、画像選択、1行、ドロップダウン、ラジオボタン、利用規約、小数
14 テキストボックス（複数行） 1行、名前、住所、電話番号、メール、Webサイト、一意のID、ランダムID、ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択肢、チェックボックス、画像選択、数値、小数、通貨、スライダー、評価、数式、日付、時刻、日時、月-年、マトリックス選択、複数行、利用規約
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添付ファイル
ファイルのアップロード、画像のアップロード、署名、Zoho Sign
16
表
サブフォーム
Notes
メモ：
  1. 次のZoho Formsの項目はサポートされていません：説明、セクション、改ページ、音声・動画の埋め込み、Zoho CRM、決済。
  2. サブフォーム項目は、販売タブの商品情報およびカスタムタブの表を関連付ける場合にのみサポートされます。
    1. 初期設定では最大10項目を送信でき、各ファイルのサイズは10MB以下にする必要があります。ただし、ファイル数とサイズの上限は、特定のサブタブによって異なります。
      1. 見積書：1ファイルあたり最大10MB、合計5ファイルまでアップロードできます。
      2. 受注書：1ファイルあたり最大5MB、合計10ファイルまでアップロードできます。
      3. 入金：1ファイルあたり最大5MB、合計5ファイルまでアップロードできます。
      4. クレジットノート：1ファイルあたり最大10MB、合計5ファイルまでアップロードできます。
    2. アップロード項目を［項目の関連付け］で関連付けた場合、項目ごとに送信できるファイルは1件のみです。同じ項目に複数のファイルをアップロードすると、データの送信に失敗します。ただし、［添付ファイル］セクションを使用する場合は、PDFテンプレートやフォームのアップロード項目からのファイルを含め、合計10ファイルまで送信できます。
    3. フォーム設定で［フォームの添付ファイルを管理］が有効になっている場合、添付ファイルは設定できません。

    連携失敗時の通知設定

    連携設定を保存すると、連携に失敗した場合にメール通知を受信するよう設定できます。
    設定するには、
    1. 右上にある［通知を設定］をクリックします。
    2. メール通知テンプレートを設定し、［保存］をクリックします。

    3. 連携失敗時のメール通知を停止するには、［通知を削除］をクリックします。
    Notes
    メモ：
    1. 連携失敗時のメール通知を設定する機能は、有料プランでのみ利用できます。
    2. メール通知は、組織内の最大5人のユーザーに送信できます。
    3. メール通知は、24時間ごとに最初に発生した連携失敗時にのみ送信されます。