Zoho Verticalモジュールへの新規レコードの追加

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Zoho FormsとZoho Verticalの連携を使用すると、新しいフォーム回答を受信するたびに、その回答をZoho Verticalのタブへ自動的に送信できます。また、フォームの回答を送信する際に、ワークフロールールや割り当てルールなど、Zoho Verticalの特定の処理を実行することもできます。

Adding form entries to CRM automatically

連携の設定

フォームの回答をZoho Verticalに送信するには、

［連携］タブに移動し、［CRM］セクションの［Zoho Vertical］をクリックします。
［連携する］をクリックします。
フォームデータの送信先となるZoho Verticalの［タブ］と［レイアウト］を選択します。
Zoho Verticalのすべての必須項目を、対応するZoho Formsの項目に関連付けます。さらに項目を関連付けるには、［+項目を追加］をクリックします。
フォームをタブと連携する際、［ルックアップの関連付け］で、フォーム項目への回答と一致する既存のZoho Vertical項目を検索するためのルックアップフィルターを設定できます。

メモ： ［ルックアップの関連付け］セクションは、Zoho Verticalにルックアップ項目を追加している場合にのみ利用できます。
フォームに添付ファイル項目がある場合、［添付ファイルの関連付け］で、対応するZoho Verticalの添付ファイル項目に関連付けることができます。関連付け可能な対応している添付ファイル項目の一覧を確認できます。

メモ：フォームの添付ファイル項目は、関連付けに1回のみ使用できます。つまり、フォームをZoho Verticalと連携する際、フォームの添付ファイル項目は、［添付ファイルの関連付け］または［添付ファイル＆署名］のいずれか一方にのみ関連付けることができます。
Zoho Formsにサブフォームがある場合、その項目をZoho Verticalの対応するサブフォーム項目に関連付けることができます。
すべての項目を関連付けた後、フォームデータの送信時にZoho Verticalで実行する処理を選択できます。
設定を保存するには、［連携する］をクリックします。

対応しているタブ

フォームは、Zoho Verticalの次のタブと連携できます。

標準タブ：

見込み客、連絡先、取引先、商談、キャンペーン、問い合わせ、ソリューション、商品、価格表、仕入先、予定、タスク、通話。

カスタムタブ：

Zoho Formsは、Zoho Verticalのすべてのカスタムタブと連携できます。

対応している添付ファイル項目

番号	Zoho Verticalの添付ファイル項目	対応しているZoho Formsの添付ファイル項目
1	データの写真	画像のアップロード
2	画像のアップロード	画像のアップロード、署名
3	ファイルのアップロード	ファイルのアップロード、画像のアップロード、署名

対応している項目の種類

Zoho Verticalの各項目に関連付けることができるZoho Formsの項目は、次のとおりです。

番号	Zoho Verticalの項目	対応するZoho Formsの項目
1	1行	1行、複数行、正規表現、名前、住所、電話番号、メール、Webサイト、一意のID、ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択、チェックボックス、マトリックス選択、画像選択、数値、小数、通貨、スライダー、評価、数式、日付、時刻、日時、参照元名、IPアドレス、利用規約、言語コード、位置情報、追加者のメールアドレス、UTMキャンペーンの詳細、決済ステータス、決済通貨、決済トランザクションID
2	複数行	1行、複数行、正規表現、名前、住所、電話番号、メール、Webサイト、一意のID、ドロップダウン、ラジオボタン、複数選択、チェックボックス、マトリックス選択、画像選択、数値、小数、通貨、スライダー、評価、数式、日付、時刻、日時、参照元名、利用規約、言語コード、位置情報、追加者のメールアドレス、UTMキャンペーンの詳細、決済ステータス、決済通貨、決済トランザクションID
3	メール	1行、正規表現、メール、追加者のメールアドレス
4	電話番号	1行、正規表現、電話番号
5	選択リスト	1行、正規表現、ドロップダウン、ラジオボタン、マトリックス選択、画像選択、利用規約、言語コード、UTMキャンペーンの詳細、決済ステータス、決済通貨
6	複数選択	複数選択、チェックボックス、マトリックス選択、画像選択、言語コード、正規表現
7	日付	日付
8	日時	日時、追加日時
9	数値	数値、スライダー、評価
10	通貨	通貨、決済金額、数式、数値、評価、スライダー
11	小数	小数、数式、決済金額
12	パーセント	小数、数式、決済金額
13	長整数	数値、スライダー、評価
14	チェックボックス	判断ボックス
15	URL	1行、Webサイト、正規表現

Zoho Verticalでの処理の実行（新しいデータの追加時）

フォームデータをZoho Verticalに送信する際、Zoho Verticalで特定の処理を実行するよう設定できます。
Trigger actions

自動化とプロセス管理

この設定を有効にすると、フォームの回答データを送信する際、Zoho Verticalで設定されているワークフロー規則、Blueprint、CommandCenter、承認プロセス、レビュープロセスが実行されます。

添付ファイルと署名

この設定を有効にすると、各フォームの回答データに関連付けられている添付ファイルが、選択したZoho Verticalのタブに送信されます。Zoho FormsからZoho Verticalに送信できる添付ファイルは、次のとおりです。

署名
ファイルアップロード／画像アップロード項目の添付ファイル
差し込み文書（メール通知で送信された文書のみをZoho Verticalに送信できます）
フォーム送信内容のPDF

標準テンプレート、カスタムテンプレート、フォーム送信ワークフローで送信されたPDF、承認プロセスで送信されたPDFをZoho Verticalの添付ファイルとして送信できます。

［フォーム送信ワークフローのPDF］を選択すると、フォーム送信後に回答者へ送信されたPDFテンプレート（たとえば、サンクスページからダウンロードされたPDFや、メール通知で送信されたPDF）が、添付ファイルとしてZoho Verticalに送信されます。
［承認プロセスのPDF］を選択すると、最終承認メールとともに回答者へ送信されたPDFテンプレートが、添付ファイルとしてZoho Verticalに送信されます。

メモ：フォームの添付ファイルを管理を使用し、対応する外部ストレージサービスのいずれかにファイルの添付先を設定している場合、設定したサービス内の添付ファイルへのリンクのみがZoho Verticalのタブに送信されます。対応する外部ストレージサービスは、Zoho WorkDrive、Google ドライブ、Dropbox、OneDrive、Boxです。

承認

この設定を有効にすると、フォームの回答データは、選択したZoho Verticalのタブに直接追加されず、タブの承認待ちリストに送信されます。Zoho Verticalでこれらのデータを手動で承認してタブに追加するか、迷惑な回答データを破棄できます。

データの更新／追加

この設定を使用すると、Zoho Vertical内の既存データを新しい値で更新できます。この設定を選択した場合、同じ値を持つデータがZoho Verticalに存在すると、そのデータが新しい値で更新されます。存在しない場合は、Zoho Verticalに新しいデータが作成されます。更新／追加処理で照合する項目を、優先順位に従って並べ替えることができます。

更新／追加は次のように処理されます。

たとえば、［メール］項目を［会社］項目より前に配置したとします。フォームの［会社］にジルカー、［メール］にrebecca@zylker.comを入力して送信すると、

最初に、メールアドレスrebecca@zylker.com がZoho Verticalに存在するかどうかが確認されます。存在する場合、そのメールアドレスに関連付けられたデータの、関連付け済み項目が更新されます。
メールアドレスrebecca@zylker.com がZoho Verticalに存在しない場合、会社名「ジルカー」が存在するかどうかが確認されます。存在する場合、その会社名に関連付けられたデータの、関連付け済み項目が更新されます。
いずれの項目値も存在しない場合、関連付けられたすべての情報を含む新しいデータがZoho Verticalに作成されます。
［更新／追加の設定］では、Zoho Formsの空の項目値でZoho Verticalの既存の値を上書きするか、データの更新／追加時に空の値を除外するかを選択することもできます。
設定を保存するには、［完了］をクリックします。

メモ：Zoho Formsの［データの追加／更新］に表示されるのは、Zoho Verticalの該当するタブで［重複する値を許可しない］が設定されている項目のみです。

割り当てルール

Zoho Verticalで設定した割り当てルールは、フォームの入力内容がZoho Verticalのタブに送信されたときに実行されます。

設定するには、

まず、Zoho Verticalで、選択したタブの割り当てルールを［設定］→［自動化］→［割り当てルール］から設定する必要があります。
連携の設定時に［割り当てルール］を選択すると、選択したタブに対してZoho Verticalで設定されているすべての割り当てルールが表示されます。
フォームの入力内容が送信されるたびに実行する割り当てルールを選択します。

このオプションでは、Zoho FormsからZoho Verticalに送信されるデータにタグ名を追加できます。［手動で入力を追加］を選択して新しいタグを作成するか、フォームの回答を使用してデータにタグを付けることができます。また、Zoho Verticalで作成済みのタグ名を入力し、送信されたデータにそのタグを関連付けることもできます。

データへのタグ付け

データの更新時に、新しいタグで既存のタグを上書きするか、既存のタグに追加するかを選択できます。

連携失敗時の通知設定

連携設定を保存した後、連携に失敗した場合にメール通知を受信するよう設定できます。

設定するには、

右上にある［通知を設定］をクリックします。
表示例に従ってメール通知テンプレートを設定し、［保存］をクリックします。

連携失敗時のメール通知を停止するには、［通知を削除］をクリックします。

メモ。

連携失敗時のメール通知を設定するオプションは、有料プランでのみ利用できます。
メール通知は、組織内の最大5人のユーザーに送信できます。
メール通知は、24時間ごとに最初に発生した連携エラーに対してのみ送信されます。