ユーザーと権限管理

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ユーザーとは、Zoho Forms の組織に所属するすべてのメンバーを指します。組織内のすべてのユーザーが、フォームや関連データを管理する権限を必要とするわけではありません。アクセス権と権限を制限するために、Zoho Forms ではユーザーに異なるロールを割り当てることができます。

既定では、Zoho Forms には最小権限の原則に従った明確なデータアクセス構造があります。データは、フォーム所有者が組織内の他のメンバーや一般公開先と共有した場合にのみ共有されます。また、あるユーザーが収集したデータが、他のユーザーに意図せず開示されることはありません。

組織内のユーザーに権限を付与する際も、同じ最小権限の原則に従うことを推奨します。これは、ユーザーが自分のタスクを完了するために必要な処理に対してのみ権限を付与する、という考え方です。

ユーザーのロール

ユーザーは、ユーザーの追加／変更、フォームの作成、データの送信に関する権限に基づき、スーパー管理者、管理者、ユーザー、回答者に分類されます。Zoho Forms におけるユーザーのロールは、必ずしも組織の階層構造と一致するとは限りません。

各ユーザーのロールごとの制限事項を示した詳細な表は次のとおりです。

権限	Super Admin	Admin	ユーザー	Respondent
フォーム／レポートの作成	はい	はい	はい
フォームへのアクセス	はい	はい	はい	はい
フォームの送信	はい	はい	はい	はい
フォーム／レポートの共有	はい	はい	はい
承認の追加	はい	はい	はい
タスクの割り当て	はい	はい	はい
新規ユーザーの追加	はい	はい
ロールの割り当て	はい
ユーザーのステータス変更（有効／無効）	はい	はい
スーパー管理者の変更	はい
ポータル名を変更	はい
カスタムドメインを追加	はい
アカウント権限に基づいてフォーム言語を設定	はい	はい	はい	はい
SMSゲートウェイを設定	はい	はい	はい
DKIMを設定	はい
送信者メールアドレスを管理	はい	はい	はい
SMTPを設定	はい
フォームデータをエクスポート	はい
スケジュールレポートを管理	はい	はい	はい
組織レベルでHIPAAを管理	はい
監査データをエクスポート	はい
組織レベルで監査	はい	はい
ファイルストレージ情報をエクスポート	はい
フォーム監査データをエクスポート	はい
アクセストークンの取り消し	はい	はい	はい

メモ: レポートが「編集」権限で共有されている場合、回答者は編集、承認、却下を行うことができます。

ユーザーの追加

Zoho Forms 組織にユーザーを追加するには、まず Zoho Forms から招待メールを送信する必要があります。組織にユーザーを招待し、組織向けのフォーム作成時に共同作業できるようにします。

ユーザーを組織に招待するには、

スーパー管理者として Zoho Forms アカウントにログインします。
設定の下にある ユーザー をクリックします。
右上の + ユーザーを追加 ボタンをクリックします。
追加したいユーザーのメールアドレスを入力し、追加をクリックします。

招待メールが招待先に送信されます。招待が承認されるまで、そのユーザーの名前の横には 保留中 メッセージと 再招待 オプションが表示されます。

メモ: 組織内のユーザーが、スーパー管理者からの招待なしに Zoho Forms にアクセスしようとした場合、新しいポータルが作成されます。これらのユーザーを既存の Zoho Forms 組織に追加することはできません。これらのユーザーを Zoho Forms 組織に移動するには、 support@zohoforms.com までお問い合わせください。

ユーザーの削除

Zoho Forms 組織からユーザーを削除する場合は、削除したいユーザーにカーソルを合わせ、削除アイコンをクリックします。

組織内の他のユーザーを削除できるのはスーパー管理者のみです。
スーパー管理者は Zoho Forms 上から削除することはできません。

ユーザーを Zoho Forms 組織から削除する前に、そのユーザーに割り当てられている次の役割が移行または削除されていることを確認してください。

ユーザーが Zoho Forms 組織内のいずれかのフォームの所有者になっていないこと。

ユーザーが、共有フォームに対する「フォームの変更」権限を持っていないこと。

ユーザーがフォーム承認プロセスに関与していない、または承認管理者になっていないこと。

ユーザーが所有する SMS 連携が、Zoho Forms 組織内のいずれかのフォームで使用されていないこと。

ユーザーを Zoho Forms 組織から削除すると、

そのユーザーが所有するすべての保存済みテーマはスーパー管理者に移行されます。

ユーザーが所有するフォルダーは削除されます。

ユーザーに割り当てられているタスク担当者は削除されます。（フォーム入力／フォームルールは別のユーザーに再割り当てする必要があります）。

組織内の他のユーザーが送信者メールオプションで使用している、そのユーザーのメールアドレスは削除されます。

ユーザー役割の変更

権限が制限されたユーザーにタスク完了のサポートを依頼する必要がある場合は、そのユーザーの役割を変更してアクセス権を付与し、新しい役割（ユーザー、回答者、管理者）を割り当てることができます。組織内のユーザーには、新しい役割を割り当てることで役割を変更できます。

変更するには、次の操作を行います。

スーパー管理者として Zoho Forms にログインします。
設定の下にある ユーザー をクリックします。
役割を変更したいユーザーに対応するドロップダウンボックスをクリックします。
必要に応じてユーザー役割を選択します。

スーパー管理者の変更

スーパー管理者として Zoho Forms にログインします。
設定の下にある ユーザー をクリックします。
右上にある スーパー管理者を変更 アイコンをクリックします。
ポップアップで、ドロップダウンリストから新しいスーパー管理者を選択します。
変更をクリックします。

メモ: 新しい スーパー管理者 の役割が割り当てられると、 現在のスーパー管理者 の役割は 管理者 に変更されます。