ワークスペース - はじめにと作成

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ワークスペースとは、組織ポータル内のチーム、人々、リソースのコレクションです。ワークスペースは、異なるチーム、部門、またはプロジェクトのために作成することができます。ユーザーが関連する作業要素に焦点を合わせるための階層構造を提供します。

ワークスペースの閲覧

ワークスペースセクションにアクセスするには、設定をクリックし、ユーザー and Control.の下でWorkspacesを選択します。

ワークスペースは作成者が初期設定します。組織のニーズに基づいて追加のワークスペースを作成することができます。

ワークスペース内の連絡先条件

次の設定を一つ選択し、連絡先タブに対するワークスペース間のデータ共有を設定します：

すべての連絡先を含む – 組織のすべての連絡先がこのスペースに追加され、すべてのワークスペースメンバーが役割に基づいて連絡先にアクセスできます。例えば、あなたのマーケティング部門のチームが新商品のローンチに関するメールを送信するために専門になっているかもしれません。このキャンペーンはすべての連絡先カテゴリー、例えば現顾客、旧顧客、潜在顧客に送信することができます。このような場合、ワークスペースは連絡先条件が適切に設定されて作成することができ、すべてのポータル連絡先がワークスペースのメンバーにアクセス可能となります。
特定の連絡先のみを含む – 条件を設定し、その条件に合致する連絡先のみがこのスペースに追加されます。手動で追加された連絡先、APIフェッチでインポートされた連絡先、またはサインアップフォームを通じて入力された連絡先は、このセクションの下部にある該当するチェックボックスを有効にすることで、設定した条件に関係なく含めることができます。
例えば、あなたは連絡先に対してサブスクリプションについての四半期メールを送信する必要があるかもしれません。また、サブスクリプションをキャンセルした別の連絡先のセットを保持しており、再サブスクリプションを促すための特別オファーのメールキャンペーンを送信したい場合もあります。これらのケースは2つの異なるチームが取り扱い、それぞれのケースのために別々のワークスペースが作成されています。サブスクリプションの更新メールを送信するチームは、登録解除した連絡先へのアクセスは必要ありません。したがって、ワークスペースを作成するとき、各ワークスペースがアクセスできる連絡先を決定する条件を設定できます。

メモ:

ワークスペースの作成と使用の後に連絡先条件を変更すると、修正前のデータ（現在の条件に合わない連絡先）は、スケジュールされたキャンペーン、ワークフロー、リスト、トピックなど、すべてのワークスペースエンティティから削除されます。レポートからは削除されませんが、それらの連絡先の詳細を表示することはできません。
手動で追加済みの連絡先には、単一の連絡先の追加、連絡先のインポート、APIを通じた連絡先の追加、およびお客様が組織に登録した連絡先が含まれます。

ワークスペース内のトピック条件

次のいずれかの設定を選択し、トピックスタブのワークスペース間のデータ共有を定義します：

すべてのトピックを含む – 組織のすべてのトピックがこのスペースに追加され、すべてのワークスペースメンバーがトピックにアクセスできます。例えば、あなたがポータルで連絡先を次のトピックに分類した場合 – サブスクリプションの更新、サブスクリプションのキャンセル、マーケティング、購入待ち。このオプションを選択すると、ポータルで作成したすべてのトピックに関連付けられたすべての連絡先にアクセスできます。
特定のトピックのみを含む – ワークスペースに関連付ける一つまたはそれ以上のトピックを選択することができます。この場合、特定のワークスペースのメンバーは、そのワークスペースに関連付けられたトピックに関連付けられた連絡先のみにアクセスできます。例えば、ワークスペースに選択したトピックが 'サブスクリプションの保留中' の場合、そのトピックに所属する連絡先のみがそのワークスペース内でアクセス可能になります。

注記:

ここに表示されるトピックは現在のワークスペースに関連するもののみです。このセクションでの選択はポータル（または関連するデータ）のトピックには影響せず、現在のワークスペースにのみ適用されます。
ここにリストされたトピックはワークスペースに含まれるべきものです。ここでの選択はトピックを連絡先とリンクさせません。これはワークスペース内で手動で完了させる必要があります。

ワークスペースの作成手順

設定をクリックし、ユーザーとコントロールの下にあるワークスペースをクリックします。
ワークスペースの名前とその説明を入力します。
ユーザーを追加し、あなたのワークスペースへの招待を送ります。ユーザーを追加すると、各ユーザーに役割を割り当てることができます。

ワークスペース管理

このセクションでは、ワークスペースを管理するために行うことができるすべてのタスクをガイドします。

新規ユーザーをワークスペースに招待する手順

設定をクリックし、ユーザーとコントロールの下にあるワークスペースをクリックします。
ユーザーを新しく追加したいワークスペースを選択します。
ユーザーを招待するをクリックします。
既存のユーザー（ポータルにすでに存在するが、別のワークスペースで操作している）を追加するオプションがあるか、新しいユーザーを招待することが可能です。
彼らのメールアドレス、名前、および割り当てたい役割を入力します。
追加するをクリックします。

ユーザーは招待メールを受け取り、ワークスペースに参加するためにそれを承認する必要があります。

注記:

ワークスペースを作成、ワークスペース設定を変更、新規ユーザーを招待する権限は管理者のみが持っています。
ポータルのセクションでユーザーを追加する際に、彼らを複数のワークスペースとリンクさせ、各ワークスペースでの彼らの役割を同時に割り当てることができます。