ワークスペースの概要と作成

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ワークスペースとは、組織のポータル内にあるチーム、ユーザー、リソースをまとめたものです。ワークスペースは、チーム、部門、プロジェクトごとに作成できます。階層を追加することで、ユーザーは自分に関連する作業要素に集中できます。

ワークスペースを表示するには

［設定］をクリックし、［ユーザーと権限］の［ワークスペース］をクリックします。

初期設定でワークスペースが1件作成されます。組織の要件に応じて、ワークスペースを追加で作成できます。

ワークスペースの連絡先の条件

［連絡先］タブについて、ワークスペース間のデータ共有を設定するには、次のいずれかを選択できます。

［すべての連絡先を追加する］–組織に登録されているすべての連絡先が、こちらに追加されます。また、すべてのワークスペースのメンバーは、各自の役割に設定されたワークスペースの権限に基づいて連絡先にアクセスできます。
たとえば、マーケティング部門に、新商品の発売に関するメールの配信を担当するチームがあるとします。このメールキャンペーンは、既存の顧客、以前の顧客、Webサイトで購入をまだ完了していない顧客など、すべてのカテゴリーの連絡先に配信できます。このような場合、ワークスペースを作成して連絡先の条件を設定すると、ポータル内のすべての連絡先に、そのワークスペースのメンバーがアクセスできるようになります。
［特定の連絡先のみを追加する］–条件を設定すると、その条件を満たす連絡先のみがこちらに追加されます。このセクションの下部にある対応するチェックボックスを有効にすると、設定した条件に関係なく、手動で追加された連絡先、APIによる取得を通じてインポートされた連絡先、登録フォームから追加された連絡先を含めることができます。
たとえば、連絡先にサブスクリプションについて通知する四半期ごとのメールを配信する必要があるとします。また、サブスクリプションをキャンセルした連絡先には、再登録を促す特典付きのメールキャンペーンを配信する場合があります。この2つの業務を別々のチームが担当しており、それぞれにワークスペースを作成しているとします。サブスクリプション更新メールを配信するチームには、すでに配信停止済みの連絡先へのアクセス権は必要ありません。そのため、ワークスペースを作成する際に、各ワークスペースでアクセス可能な連絡先を決める条件を設定できます。

メモ：

ワークスペースを作成して使用した後に連絡先の条件を編集すると、以前のデータ（現在の条件を満たさない連絡先）は、予約済みキャンペーン、ワークフロー、リスト、トピックなど、ワークスペース内のすべての要素から削除されます。レポートからは削除されませんが、該当する連絡先をクリックして詳細を表示することはできません。
1件の連絡先の追加、連絡先のインポート、API経由での連絡先の追加、組織に登録した連絡先は、手動で追加された連絡先として扱われます。

ワークスペースのトピックの条件

［トピック］タブについて、ワークスペース間のデータ共有を設定するには、次のいずれかを選択できます。

［すべてのトピックを追加する］–組織に登録されているすべてのトピックが、こちらに追加されます。また、すべてのワークスペースのメンバーがトピックにアクセスできます。たとえば、ポータル内の連絡先を「サブスクリプションの更新」、「サブスクリプションのキャンセル」、「マーケティング」、「購入保留中」のトピックに分類しているとします。この選択肢を選択すると、ポータル内で作成したすべてのトピックに関連付けられている連絡先にアクセスできます。
［特定のトピックのみを追加する］–ワークスペースに関連付けるトピックを1件以上選択できます。この場合、特定のワークスペースのメンバーは、そのワークスペースに関連付けられたトピックに関連付けられている連絡先にのみアクセスできます。たとえば、ワークスペースに対して「サブスクリプション保留中」のトピックを選択した場合、そのワークスペース内では、そのトピックに属する連絡先にのみアクセスできます。

メモ：

現在のワークスペースに関連するトピックのみがこちらに表示されます。このセクションでの選択は、ポータル内のトピックや関連データには影響せず、現在のワークスペースにのみ適用されます。
こちらには、ワークスペースに含めるトピックが表示されます。こちらで選択しても、トピックは連絡先に関連付けられません。ワークスペース内で手動で関連付ける必要があります。

ワークスペースを作成するには

［設定］をクリックし、［ユーザーと権限］の［ワークスペース］をクリックします。
ワークスペースの名前と説明を入力します。
ユーザーを追加し、ワークスペースに招待します。ユーザーを追加する際に役割を割り当てることができます。

ワークスペースの管理

このセクションでは、ワークスペースの管理に使用できるすべての操作について説明します。

新しいユーザーをワークスペースに招待するには

［設定］をクリックし、［ユーザーと権限］の［ワークスペース］をクリックします。
新しいユーザーを追加するワークスペースをクリックします。
［ユーザーを招待］をクリックします。
既存のユーザー（ポータルには追加済みで、別のワークスペースで作業しているユーザー）を追加するか、新しいユーザーを招待できます。
ユーザーのメールアドレス、名前、割り当てる役割を入力します。
［今すぐ追加］をクリックします。

ユーザーに招待メールが送信されます。ワークスペースに追加されるには、メール内の招待を承諾する必要があります。

メモ：

ワークスペースの作成、ワークスペースの設定の編集、新しいユーザーの招待を行えるのは管理者のみです。
ポータルセクションでユーザーを追加する際に、複数のワークスペースに関連付け、それぞれのワークスペースでの役割を一度に割り当てることができます。