オンラインミーティングの登録

オンラインミーティングの登録

オンラインでのミーティングは移動コストを抑えられ、対面(オフライン)でのミーティングよりも簡単に設定できます。Zoho Meetingでは、 ミーティングの登録 フォームにおいて、ミーティングの詳細と参加者のメールアドレスを入力するだけで、手軽にミーティングを設定できます。参加者は、招待メールを受け取ります。このメールを使用して、予定日時にミーティングに参加できます。招待メールには、出欠確認、電話を通じたミーティングへの参加方法に関する案内や、コンピューターを使用してミーティングに参加するためのシステム要件の情報も記載されます。カレンダーにミーティングを追加したり、リマインダーを設定したりできます。 

手順:

ミーティングの登録

  1. Zoho Meetingにログインします。
  2. ホームページで、 [ミーティングを登録する] をクリックします。
  3. ミーティングのタイトル、日時を入力します。
  4. 初期設定では、 [自分の設定] で設定したタイムゾーンが自動的に表示されます。必要に応じて、タイムゾーンを変更します。ドロップダウンメニューをクリックすると、別のタイムゾーンを選択できます。
  5. 初期設定では、自分がミーティングの発表者になります。組織の他のメンバーに発表者の役割を割り当てる場合は、発表者の名前の横にあるドロップダウンの矢印を使用します。設定したメンバーに通知が送信されます。
  6. [参加者] 項目で、メールアドレスを入力すると、参加者を招待できます。
  7. ミーティングの議題を入力します。


  8. [詳細設定] をクリックすると、ミーティングの 繰り返し設定、リマインダーメールの設定、外部の音声会議サービスの追加などを設定 できます。設定しない場合は、 [予約] をクリックします。

  9. 繰り返しのミーティング
    • 繰り返し開催するミーティングを登録する場合は、 [繰り返しのミーティング] にチェックを入れます。これにより、繰り返しの詳細設定画面が表示されます。
    • [繰り返しの種類]で、ミーティングを繰り返す間隔として、毎日、毎週、毎月のいずれかを選択します。
    • ミーティングの開催頻度と開催する回数、終了タイミングを設定します。繰り返しのミーティングの終了タイミングには、指定日または指定した回数の開催後を設定できます。



  10. ミーティングの開始前に、リマインダーを設定できます。複数回のリマインダーを設定でき、この設定に基づいてリマインダーメールが参加者に送信されます。



  11. 初期設定では、ミーティングには、Zohoの音声システムが使用されます。別の電話会議システムを使用する場合は、 [外部の音声会議サービスを使用する]を選択して、参加者が電話を使用してミーティングに参加するための手順を入力します。入力した内容は、参加者がミーティングに参加する時に表示されます。 
  12. [予約] をクリックします。
  1. ミーティングの予約時に[外部の音声会議サービスを使用する]を選択した場合、ミーティング時にコンピューターの音声を使用できなくなります。
  2. Zoho Contacts(contacts.zoho.com )に連絡先データをアップロードすると、登録したオンラインミーティングに参加者として該当の連絡先を追加できます。該当の連絡先が検索結果に表示され、参加者項目内にも候補として自動的に表示されます。

ミーティングをすぐに実施

  1. Zoho Meetingのホームページで、 [今すぐ開始する] をクリックします。
  2. 参加用リンクをメールまたはチャットで参加者に共有します。

ミーティング名の変更

初期設定では、発表者の名前がすぐに実行するミーティングに設定されます。ただし、すぐに実行するミーテイングの名前を変更するか、ミーテイングを再予約する場合は、ミーティング実行中のウィンドウの [参加者] リスト、 [チャット] タブ、 [設定] タブの上部にあるミーテイング名を編集できます。

ミーティング名を変更するには:
  1. ミーティング実行中のウィンドウの上部メニューで、 [参加者]、[チャット]、   [設定] のいずれかのオプションをクリックします。
  2. 既存のミーティング名にカーソルを合わせて、 編集     アイコンをクリックします。
  3. 新しいミーティング名を入力し、 [保存] をクリックします。

メモ:
  1. ミーティング名を変更できるのは、発表者のみです。
  2. 予約済みのミーティングは、予約フォーム内で入力された終了日時をすぎると、名前を変更できません。
  3. すぐに実行するミーティングは、ミーティング開始から1時間がすぎると、名前を変更できません。

関連リンク:
  1. システム要件
  2. 音声 映像 画面共有 の使用
  3. カレンダーへの予定の追加
  4. リマインダーの設定 




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