Webセミナーの登録

Webセミナーの登録

Webセミナーを予約すると、オンライン上でさまざまなセミナーやイベントを開催できます。自社のサービスや商品についての説明会や、特定のテーマについての研修や講演会など、少数の発表者から参加者全体に向けて説明や発表を行いたい場合に有効です。 

Webセミナーは以下の内容を設定するだけで簡単に予約できます。
  1. 概要
  2. 共同主催者
  3. 登録方法 
  4. 参加者とのやりとり（資料やアンケート）
  5. メールアドレス
  6. 詳細設定
  7. 集客


手順

概要


1.Zoho Meetingにログインします。 
2.Webセミナーの欄で［予約する］をクリックします。 
3.Webセミナーのタイトル、説明、日付、所要時間を指定します。 
4.必要に応じてタイムゾーンを変更します。 
5.［次へ］をクリックします。 

繰り返し開催する場合：

1.Webセミナーの詳細を入力したら、Webセミナーの繰り返し設定にチェックを入れて有効にします。Webセミナーの繰り返し頻度を設定します（毎日／毎週／毎月／カスタム）。 
  1. ［毎日］を選択した場合、毎日の他、2～5日ごとに繰り返す設定も選択できます。 
  2. ［毎週］を選択した場合、毎週の他、2～3週ごとに繰り返す設定も選択できます。
  3. ［毎月］を選択した場合、毎月の他、2～3か月ごとに繰り返す設定も選択できます。
  4. ［個別指定］を選択した場合、開催日時を個別に追加できます。
2.  Webセミナーの繰り返し方法や回数（または終了日）を指定します。
3.［登録の種類］では、繰り返し開催されるWebセミナーについて各回ごとに登録を必要とするか、一度のみ登録を必要とするかを選択します。
  1. ［各回ごと］：参加者は、各回ごとに登録を行う必要があります。
  2. ［一括］：参加者は、一度登録を行えば、繰り返し開催される残りすべてのWebセミナーに参加できます。 
4.［次へ］をクリックします。



メモ： 
［スキップして終了する］をクリックし、Webセミナーの予約を完了することもできます。この場合、残りの項目に関する設定は、Webセミナーの詳細ページから変更可能です。 


共催者（共同主催者）

Webセミナーの共催者には、Webセミナーの運営について、主催者とほぼ同等の権限が付与されます。共催者は、Webセミナーの最中に、参加者の一覧表示、質疑応答の管理、アンケートの実施などの操作を実行できます。主催者から指定されれば、どのユーザーでも共催者になれます。また、主催者と同じ組織に属する共催者は、主催者が不在の場合やWebセミナーを開始できない場合に、代わりにWebセミナーを開始できます。


手順 

共催者の追加／管理
  1. Webセミナー概要を設定し、［次へ］をクリックすると、共催者を追加できます。 
  2. ［共催者を追加する］をクリックします。
  3. メールアドレスと名前を入力し、［追加する］をクリックします。
  4. Webセミナーへの参加用リンクが記載された招待メールが共催者に送信されます。
  5. 共催者のアイコンの上にマウスのカーソルを重ねると、参加用リンクのコピー、招待メールの再送信、共催者の編集／削除を行うことができます。 

メモ：
Zoho Meetingの無料プランでは、共催者を1人のみ追加できます。


Webセミナーの登録設定


事前登録を必要とするWebセミナーの設定 
主催者は、Webセミナーへの参加に事前登録を必要とするかしないかを選択できます。この設定は、Webセミナーの予約時に行うことができます。また、Webセミナーの詳細ページから設定を変更することも可能です。なお、事前登録を必要とする設定を選択した場合は、メール、ソーシャルメディア、ブログ、Webページなどを通じて、Webセミナーへの登録リンクを対象者に知らせる必要があります。 
   
登録フォームの項目：    

Webセミナーの登録フォームは、参加者から収集したい情報に合わせてカスタマイズ可能です。項目としては、標準項目の他、独自の項目（カスタム項目）も追加できます。たとえば、業種、役職、ニーズ、要件などの項目を追加しておくと、参加者に関する情報を事前に把握し、参加者とのやりとりに役立てることが可能です。 

手順

項目の追加／編集と入力必須の設定
  1. ［名前］と［メールアドレス］の項目は、登録フォームにはじめから登録されています。項目を管理するには、［項目を管理する］をクリックします。項目管理の画面では、項目を追加／削除したり、入力必須に設定したりすることができます。 
  2. 標準項目を追加するには、画面右側に表示されている標準項目の一覧で、追加したい項目の隣にある［+］アイコンをクリックします。 
  3. 独自の項目を追加するには、［カスタム項目を追加する］をクリックします。項目の形式（選択肢／短文）を指定します。
  4. 参加者に対して質問したい内容を項目名の欄に入力します。
  5. 項目の形式として［選択肢］を指定した場合は、選択肢の内容を入力します。
  6. ［追加する］をクリックします。
  7. 独自の項目をさらに追加したい場合は、［+ 項目を追加する］をクリックします。 

メモ： 
独自の項目（カスタム項目）を追加する機能は、Zoho Meetingのプロフェッショナルプランでのみ利用可能です。



  1. 必須項目として設定するには、項目の隣に表示されている星のアイコンをクリックします。
  2. 項目名を編集するには、項目の隣に表示されている編集（鉛筆）アイコンをクリックし、項目名を編集後、［保存する］をクリックします。
  3. 項目を削除するには、項目の隣に表示されている削除（ごみ箱）アイコンをクリックします。

承認 

Webセミナーの主催者は、登録の承認機能を使用して、Webセミナーへの参加登録を管理できます。この機能は、参加者の情報を確認してから登録を確定したり、事前に参加者に支払いを求めたりしたい場合に役立ちます。
 
手順：
承認設定では、以下の設定を選択可能です。
  1. 自動承認：Webセミナーへの参加登録が行われると、Webセミナーへの参加が自動で承認されます。この場合も、参加者の登録をキャンセルすることはできます。
  2. 手動承認：Webセミナーへの参加登録に対して、主催者が手動で承認／却下の操作を実行する必要があります。 


メモ： 
手動承認の機能は、Zoho Meetingの有料プランでのみ利用できます。



詳細設定 

以上の基本設定に加えて、詳細設定を行うこともできます。詳細設定では、登録人数の上限の設定、登録を許可するメールアドレスに関する設定、特定の国からの登録を許可／ブロックする設定などを行うことができます。 



［登録人数の上限を設定する］：Webセミナーの登録者数の上限を設定できます。 


［仕事用のメールアドレスのみを許可する］：GmailやYahoo!メールのような無料のメールサービスのアドレスによる登録を制限できます。


［特定のドメインに対してのみ登録を許可する］：メールアドレスに特定のドメインが含まれる場合にのみ登録を許可できます。有効にした場合、許可対象のドメインを設定します。


メモ： 
特定のドメインのメールアドレスに対してのみ登録を許可する機能は、Zoho Meetingのプロフェッショナルプランでのみ利用可能です。


［特定の国からの登録を許可する／ブロックする］：特定の国のユーザーに対してのみ登録を許可できます。また、特定の国のユーザーの登録をブロックすることもできます。


［Zohoアカウントに登録済みのユーザーのみを許可する］：Zohoアカウントに登録済みのユーザーのみが登録できるようにします。



事前登録を必要としないWebセミナーの設定 

事前登録を不要とすると、参加者は登録フォームから事前に登録を行わなくても、Webセミナーに参加できます。参加できるユーザーとして、Webセミナーのリンクを知っている全員、または認証済みのユーザーのみのいずれかを選択できます。




メモ： 
事前登録を不要とする場合に、認証済みのユーザーに対してのみ参加を許可する機能は、Zoho Meetingのプロフェッショナルプランでのみ利用可能です。


参加者とのやりとり


参加者とのやりとりに関する設定では、セッション資料の追加やアンケートの作成が可能です。  

セッション資料：

主催者は、Webセミナー中に参加者に対してPDF、スライド、動画などの資料を共有できます。資料用のファイルは、Webセミナーの予約時にコンピューター、Zoho WorkDrive、ライブラリーから追加できます。Webセミナー中に主催者が資料の共有を開始すると、参加者は資料を表示できるようになります。


資料の追加

手順

  1.  Zoho Meetingにログインします。
  2.  Webセミナーの予約時に、［参加者とのやりとり］に関する設定画面で［+ 資料を添付する］をクリックします。
  3.  ライブラリー（資料の保存場所）、コンピューター、Zoho WorkDriveから添付したい資料を選択します。添付できるファイルは、PDFまたは動画のみです。
  4.  資料を選択したら、［添付する］をクリックします。
  5.  ライブラリー（資料の保存場所）にファイルをアップロードするには、［アップロードする］をクリックします。

アンケートの追加： 

Webセミナー中にアンケートを実施して、参加者の考えや意見を収集し、その場で結果を確認できます。アンケートは、Webセミナー中に作成することも、Webセミナー前にあらかじめ作成しておくこともできます。



アンケートを事前に作成するには：

1.Webセミナーの予約画面または詳細ページで［アンケート］の欄に移動し、［+ アンケートを追加する］をクリックします。
2.アンケートの質問を入力し、回答の種類を選択します。
  1. 単一選択
  2. 複数選択
  3. 星による評価
3.質問、回答、評価を追加します。
  1. 複数選択：選択肢の中から回答を選択してもらうことができます。選択肢は5件まで追加可能です。
  2. 星による評価：星の数を選択して回答してもらうことができます。説明内容や商品などについての評価の度合いなどを確認したい場合に有効です。評価尺度（星の数）は、3段階、5段階、10段階のいずれかを選択可能です。評価尺度（星の個数）に対応するラベルを設定することも可能です（例：星5つ＝とても良い、星1つ＝とても悪い）。
4.［追加する］をクリックします。
5.アンケートをさらに作成したい場合は、アンケートごとに以上の手順を繰り返し実行します。 


アンケートを編集／削除するには：
  1. Zoho Meetingの画面左側のメニューから［Webセミナー］をクリックし、対象のWebセミナーを選択します。
  2. Webセミナーの詳細ページで［アンケート］の欄に移動し、編集したい質問の欄にある編集アイコンをクリックします。編集が完了したら、［更新する］をクリックします。
  3. アンケートを削除するには、削除したいアンケートの欄にある削除アイコンをクリックします。 

Webセミナー中にアンケートを実施するには：
  1. Webセミナー中に画面下部の操作メニューで［アンケート］アイコンをクリックします。 
  2. 対象のアンケートの横にある［開始する］をクリックします。参加者の回答が完了すると、結果を確認できます。

メール

Webセミナーの登録者、出席者、欠席者に宛てて送信されるメールをカスタマイズしたり、管理したりできます。Webセミナーに関して送信されるメールには、以下のようなものがあります。
  1. 登録確認メール 
  2. リマインダーメール
  3. お礼メール（出席者宛て） 
  4. フォローアップメール（登録者宛て）

返信先メールアドレスの設定
Webセミナーの参加者に送信されるすべてのメールには、返信先メールアドレスを設定できます。メールの受信者がメールに返信すると、返信先メールアドレス宛てにメールが送信されます。返信先メールアドレスには、返信メールへの対応を担当するチーム／部門／担当者のメールアドレスを設定します。

メールの内容をカスタマイズするには： 
  1. Zoho Meetingにログインし、画面左側のメニューから［Webセミナー］をクリックします。
  2. メールをカスタマイズしたいWebセミナーを選択します。
  3. ［メール］の欄で、カスタマイズしたいメールの隣に表示されている編集アイコンをクリックします。
  4. テンプレートを選択すると、編集画面が開くので、メールの内容を変更します。差し込み項目を追加するには、「#」を入力し、表示された候補から差し込み項目を選択します。
  5. 画面左上の欄でテンプレートの名前を変更できます。
  6. 編集が完了したら、［保存する］をクリックします。
Webセミナーのメールの有効／無効の設定

Webセミナーに関連する各メールを有効にするか、無効にするかを設定できます。たとえば、リマインダーメールに関して、3通すべてを送信する必要がない場合は、1通を有効にし、残りの2通を無効にすることができます。設定手順は以下のとおりです。

  1. Zoho Meetingにログインし、画面左側のメニューから［Webセミナー］をクリックします。 
  2. メールの設定を変更したいWebセミナーを選択します。
  3. ［メール］の欄に移動します。
  4. メールの一覧でメールの隣に表示されているチェックボックスをクリックすると、メールの有効／無効の設定を変更できます。

メールの送信時間の設定


リマインダーメール、お礼メール、フォローアップメールについてはWebセミナーの何分前／後にメールを送信するかを指定できます。設定手順は以下のとおりです。

Zoho Meetingにログインし、画面左側のメニューから［Webセミナー］をクリックします。
送信時間の設定を変更したいWebセミナーを選択します。
［メール］の欄に移動し、対象のメールの欄にある設定（歯車）アイコンをクリックします。
送信時間を選択し、［保存する］をクリックします。

各種設定

Webセミナーに関する各種設定を変更できます。たとえば、Webセミナーの録画に関する設定を行うことができます。また、参加者に対して参加者の一覧の表示や、質問を許可するかどうかを設定することが可能です。  さらに、Webセミナーの終了後に参加者に対して特定のWebページを表示することもできます。たとえば、自社のWebサイトに誘導して、製品へのユーザー登録、割引特典への申し込み、評価やフィードバックなどを促すことができます。





手順

各種設定は、Webセミナーの予約画面またはWebセミナーの詳細ページから行うことができます。Webセミナーの詳細ページから設定を変更する手順は以下のとおりです。


    1.Zoho Meetingにログインした後、画面左側のメニューから［Webセミナー］をクリックします。

    2.［今後］タブに移動します。

    3.設定を変更したいWebセミナーをクリックします。

    4.［Webセミナーの設定］欄で各設定項目に対応するチェックボックスをクリックすると、設定の有効／無効を切り替えることができます。各種設定で設定できる内容は以下のとおりです。 


      質問 


      ［質疑応答を実施して参加者から質問を受け付ける］： 参加者が、Webセミナー中にQ＆A（質疑応答）機能を利用して質問を送信できるようにします。

      ［匿名の質問を許可する］： 参加者が自分の名前を公開することなく、匿名で質問できるようにします。匿名によって不適切な質問が繰り返し投稿されることを回避したい場合などは、Webセミナー中にいつでも設定を無効にできます。


      録画 

      ［セッションを自動で録画する］：Webセミナーの開始と同時に自動で録画を開始します。

      ［カメラの映像を録画する］：カメラの映像を含めてセッションの内容を録画します。


      メモ： 
      Zoho Meetingの画面左側の［設定］→［個人設定］に移動すると、すべてのWebセミナーを自動で録画する設定を有効にできます。有効にすると、すべてのWebセミナーが自動で録画されます。ただし、この場合も、各Webセミナーの設定において自動録画の設定を無効にすることもできます。 


      その他 

      ［参加者一覧をすべての参加者に表示する］：この設定を有効にすると、Webセミナーの参加者全員に対して参加者の一覧が表示されるようになります。
      ［絵文字による反応を有効にする］： Webセミナー中に絵文字を用いて反応できるようにします。参加者は、絵文字アイコンをクリックすることで、Webセミナーの画面上に絵文字を表示できるようになります。

      ［Webセミナー後に表示するURL］：

      1. この設定を有効にすると、Webセミナー終了後に参加者に対して指定のURLページを表示できます。

      2. 有効にする場合は、参加者に対して表示したいページのURLを入力して、［保存する］をクリックします。



      集客


      Webセミナーを予約したら、Webセミナーの開催について周知、宣伝する必要があります。Zoho Meetingにはそのための機能も用意されています。 


      登録用リンクの共有
      登録用リンクをコピーして、メールで送信したり、ソーシャルメディア上の投稿を通じて共有したりできます。

      登録用リンクを取得するには：
      1. Zoho Meetingの画面左側のメニューで［Webセミナー］をクリックし、リンクを取得したいWebセミナーをクリックします。Webセミナーの詳細ページで画面右上に表示されている共有アイコンをクリックし、［Webセミナーのリンクをコピーする］をクリックします。 
      2. Webセミナーの登録用リンクは、Webセミナー予約時に［集客］に関する設定ページからもコピーできます。

      登録用リンクの埋め込み

      Webページやブログなどのサイトに登録用リンクを埋め込むことができます。サイトに登録用リンクを埋め込むと、サイトにアクセスした訪問者に対してWebセミナーについて案内し、そのまま参加登録へ促すことができます。また、参加者は、登録用リンクから直接Webセミナーに参加することも可能です。

      登録用リンクを埋め込むには：
      1. Zoho Meetingの画面左側のメニューで［Webセミナー］をクリックし、対象のWebセミナーをクリックします。
      2. Webセミナーの詳細ページで画面右上に表示されている共有アイコンをクリックし、［コード］を選択します。 
      3. 表示されたHTMLのコードをコピーして、サイトに埋め込みます。


      登録用フォームの埋め込み
      登録用フォームの埋め込み用のコードを使用すると、Webページやブログなどのサイトに登録用フォームを埋め込むことができます。登録ページのデザインをカスタマイズしたい場合や、参加者がより手軽に参加登録を行えるようにしたい場合に役立ちます。

      1. Zoho Meetingにログインし、画面左側のメニューから［Webセミナー］を選択します。
      2. Webセミナーの一覧から対象のWebセミナーをクリックします。
      3. Webセミナーの詳細ページで画面右上に表示されている共有アイコンをクリックし、［コード］を選択します。 
      4. ポップアップ画面が表示されます。選択リストで［ソース］を選択すると、登録フォームの埋め込みコードが表示されます（［iframe］を選択すると、登録用リンクの埋め込みコードが表示されます）。
      5. 表示されたHTMLのコードをコピーして、サイトのHTMLのコードに埋め込みます。

      Zoho Campaigns連携によるメール配信
      メール配信は、Webセミナーについての情報を周知、宣伝するための有効な手段です。Zoho CampaignsとZoho Meetingを連携すると、Zoho Meetingで作成したWebセミナーに関するメールをZoho Campaignsから配信できます。Zoho Campaignsでは、差し込みタグを使用して、Webセミナーに関する情報（タイトル、URL、発表者、開始日時、説明など）をメールに挿入できます。また、メールを配信した後、配信結果を確認できます。 
      Zoho Campaignsと連携してWebセミナーに関するメールを配信するには、Webセミナーの集客に関する設定欄で［Zoho Campaigns］をクリックします。