Bigin向けNotebook拡張機能

Bigin向けNotebook拡張機能

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はじめに

Bigin向けNotebook拡張機能を使用すると、Biginのワークスペース内で内容豊富なメモをシームレスに作成、整理、管理できます。詳細なテキストメモの作成、音声の録音、画像やファイルの添付、チェックリストの追加、リマインダーの設定などを行い、Biginのデータに直接関連付けることができます。このガイドでは、インストールから高度な機能まで、Biginでメモを最大限に活用するための方法を説明します。

Notebook拡張機能のインストール

マーケットプレイスへのアクセス
  1. Biginで、［設定］→［拡張機能］→［マーケットプレイス］→［すべて］に移動します。
拡張機能の検索
  1. 「Zoho Notebook for Bigin」を検索し、［インストール］をクリックします。
詳細の確認
  1. インストールページに表示されている権限を確認し、有効にします。
ユーザーの選択
  1. インストール後、拡張機能へのアクセスを許可するユーザー権限または特定のユーザーを選択できます。
Notes
Zoho Notebookを初めて利用する場合は、Notebookアプリ用の新しい組織が設定され、そこでメモを管理できます。
同意とインストール
  1. サービス規約に同意し、インストールを完了します。

Notebook拡張機能の初期設定画面

Biginアプリ内で、Notebook拡張機能専用の新しい初期設定セクションを利用できるようになりました。BiginでZoho Notebookにアクセスして使用する方法を説明します。

インストール後、Zoho Notebookアイコンを検索してBiginの上部バーに追加すると、簡単にアクセスできます。以下のフローチャートでは、Bigin内でNotebookを操作する方法を説明します。


BiginでZoho Notebookにアクセスして使用するには

インストール後、Zoho Notebookアイコンを検索してBiginの上部バーに追加すると、簡単にアクセスできます。以下のフローチャートでは、Bigin内でNotebookを操作する方法を説明します。

カスタムボタン

  1. ［メモを作成］ボタンは、各連絡先、商談、通話、会社、商品、タスク、予定のデータの右上に表示されます。テキストカードを作成するには、［メモを作成］をクリックします。
  2. 他の種類のノートカードを作成する場合は、［メモを作成］ボタンの横にある下向き矢印をクリックし、メモの種類を選択します。
  3. カスタムボタンから作成したメモは、作成元のデータ（連絡先、商談、通話、会社、商品、タスク、予定）に自動的に関連付けられます。


関連リスト

関連リストは、Bigin内の各連絡先、商談、通話、会社、商品、タスク、予定で利用できます。特定の連絡先、商談、通話、会社、商品、タスク、予定について同僚が作成したメモに簡単にアクセスできるため、共同作業の効率性と透明性が向上します。関連リストを利用することで、重要なやり取りや知見に関する必要な情報をすべて把握し、常に最新の状態を維持できます。



メモに関連する操作。
  1. ［メモの操作履歴］：ノートカードに加えられたすべての編集内容を一覧表示します。
  2. ［削除］：ノートカードを削除します。
メモ内でメモに関連する操作を実行するには
  1. 一覧から、操作するノートカードをクリックします。
  2. 表示されたノートカードの右上にある3点リーダーをクリックします。
  3. 実行する操作を選択します。
ノートカードを作成するには
  1. 一覧の上部にある［+］アイコンをクリックします。
  2. 作成するノートカードの種類を選択し、内容を入力します。
  3. ［+］アイコンの横にある検索アイコンをクリックして、ノートカードを検索することもできます。

Bigin向けNotebook AI

Notebook AIにより、Bigin内でメモをこれまで以上に簡単に改善できるようになりました。長時間の会議内容の要約、文法や表現の修正、簡潔な要点の詳細化など、AIを使用して数秒で内容を整えることができます。

AIを使用して補足情報を生成したり、より適切な表現を提案させたりすることもできます。特に、顧客向けの要約や詳細なフォローアップに役立ちます。


アクセス方法。
  1. Bigin内で任意のメモを開きます。
  2. AIアイコンをクリックします（対応しているメモの種類にのみ表示されます）。
  3. ［要約］、［文章を改善］、［内容を展開］などのオプションから選択します。
  4. AIによる提案を確認し、その場で適用します。
時間を節約できるだけでなく、チームや顧客と共有する前に、メモを明確でプロフェッショナルな内容に整えることができます。

通話タブへの対応

Notebook拡張機能がBiginの通話タブと完全に連携し、記録済みの通話や着信通話にメモを直接添付できるようになりました。これにより、通話に関する知見、対応項目、フォローアップを、該当する通話データにまとめて管理できます。

この更新により、別のメモを手動で作成したり、異なるセクションで関連する会話を検索したりする必要がなくなります。すべての情報が各通話データに整理して関連付けられます。

表示場所：
  1. Biginで通話データに移動します。
  2. Notebookの関連リストセクションを探します。
  3. ［メモを作成］をクリックするか、ドロップダウンから音声、チェックリストなど、他の種類のメモを選択します。
  4. 他のBiginデータと同様に、メモを保存して管理します。
顧客や見込み客との通話に含まれる重要な情報の見落としを防ぎ、チーム内で認識を共有できます。

AI文字起こし

AI文字起こし機能は、音声メモや通話録音の管理方法を大きく変える機能です。話した内容を自動的に見やすいテキストに変換し、重要な情報を簡単に確認、編集、共有できます。会議のまとめ、営業トーク、顧客との会話を頻繁に録音する場合でも、手動で文字起こししたり、重要なポイントの聞き漏らしを心配したりする必要がなくなります。スマート文字起こしは現在7言語に対応しており、文脈を認識して正確な文字起こしを生成します。

使用方法。
  1. メモの作成時に音声カードを選択し、メッセージを録音するか、通話録音をアップロードします（現時点では手動での操作が必要です。現在、この処理の自動化を進めており、近日中に提供予定です）。
  2. 保存後、画面上の文字起こしアイコンをクリックします。
  3. 録音が処理され、テキスト版が生成されます。生成されたテキストは編集するか、Biginのデータに直接添付できます。
この機能は、営業チームやサポートチームが通話結果をすばやく記録し、手間をかけずにチームと共有する場合に特に役立ちます。

拡張機能をアンインストールするには

拡張機能が不要になった場合は、以下の手順でアンインストールできます。
  1. ［設定］→［拡張機能］に移動します。
  2. ［マーケットプレイス］に移動します。
  3. ［インストール済み］をクリックします。
  4. ［Zoho Notebook for Bigin］をクリックします。
  5. ［アンインストール］をクリックします。

よくある質問（FAQ）

1. BiginでNotebook拡張機能を使用するには、Zoho Notebookアカウントが必要ですか？
はい。Biginの拡張機能からNotebookの内容にアクセスして使用するには、Zoho Notebookアカウントが必要です。

2. Biginから直接新しいメモを作成できますか？
はい。Biginを離れることなく、Zoho Notebook拡張機能を使用してメモを作成できます。

3. 既存のNotebookのメモにBiginからアクセスできますか？
はい。拡張機能を使用すると、Bigin内から既存のZoho Notebookの内容にアクセスし、関連するメモをBiginのデータに関連付けることができます。

4. Biginでメモに加えた変更はZoho Notebookにも反映されますか？
はい。この拡張機能はZoho Notebookアカウントと連携するため、拡張機能からNotebookのメモに加えた変更はZoho Notebookにも反映されます。

5. NotebookのメモをBiginのデータに関連付けることはできますか？
はい。関連するNotebookのメモをBiginのデータに関連付けることができます。これにより、データを操作しながら関連情報に簡単にアクセスできます。

6. BiginでZoho Notebook拡張機能にアクセスできないのはなぜですか？
拡張機能が正しくインストールおよび設定され、適切なZohoアカウントでサインインしていることを確認してください。また、拡張機能の使用に必要な権限があることも確認してください。

お問い合わせ

インストール、設定、またはこれらの機能の使用についてサポートが必要な場合は、いつでもサポートチーム（support@zohonotebook.com）にお問い合わせください。