Zoho CRM向けZoho Notebook拡張機能
概要
Zoho CRM用Zoho Notebook拡張機能を使用すると、Zoho CRM内で作業しながら、Zoho Notebookのメモを作成、参照できます。この連携により、CRMの操作画面を離れることなく、顧客、商談、活動に関する重要な情報を記録できます。
拡張機能で作成したメモは Zoho Notebook に保存されるため、ノートブック内で整理し、後からNotebookのWeb、デスクトップ、モバイルアプリからアクセスできます。
この連携により、チームは顧客対応に関連する話し合い、アイデア、フォローアップ情報の記録を管理できます。
Zoho CRMでNotebookを使用するメリット
Zoho NotebookをCRMと併用すると、データの確認中や商談の管理中に重要な情報を記録できます。
主なメリットは次のとおりです。
-
メモのすばやい作成：CRMのデータを操作している間に行えます
-
音声入力による会議メモ：音声入力を使用して会議での話し合いを簡単に記録し、すぐに構造化されたメモに変換できます。ワークフローを中断せずに会話内容を残せます。
-
整理しやすさの向上：Zoho Notebookのノートブックとメモカードを使用できます
-
メモへの簡単なアクセス：Notebookを通じて複数のデバイスからアクセスできます
-
記録の充実：会議、通話、顧客インサイトを記録できます
Zoho Notebook拡張機能のインストール
Zoho CRM内でZoho Notebookを使用するには、まずZoho Marketplaceから拡張機能をインストールする必要があります。
拡張機能のインストール手順
-
お使いの Zoho CRMアカウントにログインします。
-
右上にある［設定］アイコンをクリックします。
-
［マーケットプレイス］で、［すべて］を選択します。
-
拡張機能の一覧で Zoho Notebookを検索します。
-
Zoho Notebook拡張機能を開きます。
-
［インストール］をクリックします。
-
必要な権限を確認して承認します。
-
拡張機能へのアクセスを許可するユーザーまたはプロフィールを選択します。
-
［確認］をクリックして、インストールを完了します。
Notebook拡張機能のオンボーディング画面
Zoho Notebook拡張機能をインストールすると、Zoho CRMの操作画面に専用のオンボーディング画面が表示されます。このオンボーディングの流れにより、ユーザーはNotebookをすばやく設定し、CRM内での使い方を理解できます。
オンボーディング中に、Notebook拡張機能で使用する組織を選択するよう求められます。次のいずれかを実行できます。
-
既存の組織を選択する：Zoho Notebookアカウントですでに組織を利用できる場合
-
新しい組織を作成する：CRM拡張機能で使用するために新規作成する場合
組織を選択すると、その組織のワークスペース内で拡張機能がメモやボードを管理できるようになります。
Zoho CRMでのZoho Notebookへのアクセス
Zoho Notebook拡張機能をインストールすると、Zoho CRM内からNotebookに直接アクセスできます。
拡張機能にアクセスするには、次の手順を実行します。
-
Zoho CRMを開きます。
-
CRMの操作画面で利用できる Zoho Notebook拡張機能パネルに移動します。
-
必要に応じて、Zoho Notebookアカウントでサインインします。
接続されると、拡張機能にさまざまなセクションが表示され、メモを効率的に管理できます。
Notebook拡張機能で利用できるセクション
［自分のメモ］
［自分のメモ］セクションには、Zoho Notebookアカウントに保存されているすべてのメモが表示されます。ここでは、次の操作を実行できます。
-
個人用のノートブックとメモを表示する
-
新しいメモを作成する
-
既存のメモを編集または更新する
-
ノートブック内でメモを整理する
このセクションでは、Zoho CRMから一般的なメモに直接アクセスして管理できます。
CRMメモ
CRMメモセクションは、CRMデータに関連するメモ専用のセクションです。
ユーザーは、次のようなCRMタブに関連付けたメモを作成できます。
-
［見込み客］
-
［連絡先］
-
［取引先］
-
［商談］
これらのメモを使用すると、CRM内で作業しながら、顧客との会話、会議の概要、商談の更新情報などを記録できます。
CRMボード
CRMボードセクションでは、CRMの活動に関連するメモを、構造化されたボード形式で整理できます。
ボードでは、次の操作を実行できます。
-
特定のCRMワークフローに関連するメモをグループ化する
-
アイデア、更新情報、フォローアップ項目を視覚的に整理する
-
進行中の営業プロセスに関連するメモを追跡する
これにより、商談、パイプライン、共同での話し合いに関連する情報を管理しやすくなります。
メモの表示範囲について
Zoho Notebook拡張機能で作成したメモは、作成した場所に応じて異なるセクションに表示されます。これにより、適切に整理され、CRM関連情報のプライバシーも確保されます。
CRMタブで作成されたメモ
［見込み客］、［連絡先］、［取引先］、［商談］などの特定のCRMタブ内でメモを作成すると、そのタブのCRMメモセクションに保存されます。
これらのメモは、次のように動作します。
-
これらのメモは、作成元の該当するCRMタブ内でのみ表示されます。
-
これらはZoho Notebookの単体アプリには表示されません。
-
これらは［自分のメモ］セクションには表示されません。
この制限により、CRM関連情報は非公開のまま、関連するCRMのコンテキスト内でのみアクセス可能になります。
［自分のメモ］セクションで作成されたメモ
［自分のメモ］セクションで作成したメモは、通常のZoho Notebookのメモと同じように動作します。
これらのメモは、次のようになります。
-
Zoho Notebookアカウントに直接保存されます
-
Zoho Notebookの単体アプリ（Web、デスクトップ、モバイル）に表示されます
-
自分のノートブックおよび［すべてのメモ］ビューで利用できます
これにより、すべてのNotebookプラットフォームからアクセスできる個人用または一般的なメモを管理できます。
CRMメモで作成されたメモ（タブに関連付けない場合）
メモカードは、［見込み客］、［連絡先］、［取引先］、［商談］などの特定のCRMタブに関連付けずに、CRMメモセクション内に直接作成することもできます。
これらのメモは、次のように動作します。
-
これらは、Zoho CRM内のNotebook拡張機能ではCRMメモセクションにのみ表示されます。
-
これらは特定のCRMデータまたはタブには関連付けられません。
-
これらはZoho Notebookの単体アプリには表示されません。
-
これらは［見込み客］、［連絡先］、［取引先］、［商談］には表示されません。
これらのメモはCRM内での内部利用を目的としており、特定のデータに関連付けずにCRM環境内で情報を管理できます。
特定の見込み客や商談に紐付けない個人用または社内向けのCRM関連メモを、参照用としてCRM拡張機能内で利用できる状態にしておきたい場合に便利です。
Zoho CRMでのNotebook AIの利用
Zoho Notebook拡張機能では、Notebook AIも利用できます。人工知能を使用して、メモの生成、要約、改善を支援します。
Notebook AIは、考えをすばやく整理し、メモの明確さを向上させ、短い入力から構造化された内容を生成するのに役立ちます。会議での話し合いの記録、アイデア出し、顧客とのやり取りの要約に特に便利です。
Notebook AIでは、次のことができます。
-
コンテンツの生成：プロンプトや短い説明に基づいて生成します
-
長いメモの要約：簡潔な要点にまとめます
-
文章の改善または書き換え：より分かりやすい内容にします
-
短いアイデアを詳細なメモに展開
これにより、明確で構造化された記録を維持しながら、時間を節約できます。
メモ：Notebook AIを選択すると、ページはZoho Notebookにリダイレクトされます。この機能を使用するには、有効なNotebook AIのサブスクリプションが必要です。Notebookのカスタムボタン
Notebookのカスタムボタンは、次のような対応するCRMタブ内で利用できます。
-
［見込み客］
-
［連絡先］
-
［取引先］
-
［商談］
このボタンを使用すると、Notebook拡張機能パネルに移動せずに、選択したデータのメモをすぐに作成できます。
仕組み。
-
対応するCRMタブ（［見込み客］や［連絡先］など）でデータを開きます。
-
データの表示画面にある［Notebook］ボタンをクリックします。
-
Notebookの操作画面を使用して新しいメモを作成します。
-
メモを保存します。
保存すると、メモはそのCRMデータに関連付けられ、後でNotebook拡張機能からアクセスできます。
これにより、ユーザーは顧客対応中に会議メモ、通話の要約、フォローアップの詳細などの情報をすばやく記録できます。
Notebookの関連リスト
この拡張機能では、CRMデータ内にNotebookの関連リストも追加されます。
このセクションには、その特定のCRMデータに関連付けられたメモが表示されるため、チームは顧客や商談に関する話し合いや更新内容を簡単に追跡できます。
メリット
カスタムボタンと関連リストを使用すると、次のことができます。
-
CRMデータを表示しながらメモをすばやく作成する
-
話し合いの履歴を管理する
-
ノートブック内を検索せずに関連メモへアクセスする
音声メモの文字起こしテンプレート
Zoho Notebookでは、CRM内で作成した音声メモのAIによる文字起こしを生成できます。文字起こし時に、用途に応じたテンプレートを選択できます。
CRMでの音声メモの作成
CRMタブと関連リストから、次の操作ができます。
-
音声ファイルをアップロードする
-
Notebook拡張機能内で音声を直接録音する
これらの音声録音は、Zoho Notebookに音声カードとして保存されます。
文字起こしテンプレートの選択
Notebook AIを使用して文字起こしを生成する際、ユーザーは［AI文字起こし］オプションでテンプレートを選択できます。
利用可能なテンプレートは次のとおりです。
-
会議議事録：音声を、主な議論のポイントを含む構造化された会議メモに変換します
-
営業テンプレート：顧客のニーズ、懸念事項、フォローアップなど、営業に特化したインサイトが強調されるように文字起こしを整形します
［通話］タブのサポート
Zoho Notebook拡張機能は、Zoho CRMの［通話］タブに対応しており、CRMの操作画面内で通話録音を記録し、通話に関連するメモを管理できます。
［通話］タブのサポートの有効化
この機能は、組織の管理者が有効にする必要があります。
有効にするには。
-
Zoho CRMで［設定］に移動します。
-
［マーケットプレイス］→［すべて］→［インストール済み］に移動します。
-
Zoho Notebookを探し、［設定］をクリックします。
-
手順に従い、［通話］タブのサポートを有効にします。
通話録音の仕組み
Zoho Voiceを使用すると、通話録音は対応するCRMデータに自動的に関連付けられます。
録音は次のように処理されます。
-
CRMデータの通話セクションに表示されます
-
音声カードとして保存され、Zoho Notebookで文字起こしが生成されます
-
Notebookの操作画面内で直接確認できます
これにより、チームは顧客との会話を効率的に把握できます。
Zoho Notebook拡張機能のアンインストール
Zoho CRMでZoho Notebook拡張機能が不要になった場合は、Zoho Marketplaceからアンインストールできます。
拡張機能をアンインストールする手順
-
ご利用のZoho CRMアカウントにログインします。
-
右上の［設定］アイコンをクリックします。
-
［マーケットプレイス］→［すべて］に移動します。
-
［インストール済み］タブを開きます。
-
インストール済みの拡張機能の一覧からZoho Notebookを探します。
-
［アンインストール］をクリックします。
-
拡張機能の削除を確認します。
CRMワークフローにおける連携の効果
営業チームは、顧客とのやり取りの中で有用な情報を得ることがよくあります。Notebook拡張機能を使用すると、この情報をすぐに記録し、後で参照できるように保存できます。
一般的な使用例は次のとおりです。
-
営業会議中の話し合いの要点を記録
-
商談や案件に関する重要な詳細をメモ
-
フォローアップのリマインダーや対応事項を保存
-
顧客に関するアイデアや気づきを記録
これらのメモをNotebookで整理しておくことで、ユーザーは今後のやり取りの際に簡単に見返すことができます。
よくある質問
1. メモはどこに保存されますか？
拡張機能で作成したメモはZoho Notebookに保存されます。
2. CRM以外からメモにアクセスできますか？
はい。［自分のメモ］セクションで作成したメモは、Zoho Notebookのスタンドアロンアプリ（Web、デスクトップ、モバイル）からアクセスできます。［CRM］タブまたは［CRMのメモ］で作成したメモは、CRM拡張機能内でのみ利用できます。
3. メモは複数のデバイス間で同期されますか？
はい。Zoho Notebookは、サインインしているすべてのデバイス間でメモを自動的に同期します。