これにより、重要な情報を確実に記録し、必要なときにいつでも参照できます。

インストールが完了すると、CRMの操作画面でZoho Notebook拡張機能を使用できるようになります。

Notebook拡張機能の初期設定画面

Zoho Notebook拡張機能をインストールすると、Zoho CRMの操作画面に専用の初期設定画面が表示されます。画面の案内に従ってNotebookをすばやく設定し、CRM内での使い方を確認できます。

初期設定では、Notebook拡張機能で使用する組織を選択するよう求められます。次のいずれかを選択できます：

• 既存の組織を選択：Zoho Notebookアカウントにすでに組織がある場合に選択できます。

• 新しい組織を作成：CRM拡張機能専用の組織を作成できます。

組織を選択すると、その組織のワークスペース内にあるメモやボードを拡張機能で管理できるようになります。

メモ：組織を選択できるのは、その組織の管理者のみです。

Zoho CRMでのZoho Notebookへのアクセス  

Zoho Notebook拡張機能をインストールすると、Zoho CRM内からNotebookに直接アクセスできます。

拡張機能にアクセスするには：

1. まずZoho CRMを開きます。

2. CRMの操作画面にあるZoho Notebook拡張機能のパネルに移動します。

3. 必要に応じて、Zoho Notebookアカウントでサインインします。

接続が完了すると、メモを効率的に管理するための各セクションが拡張機能に表示されます。

Notebook拡張機能で利用できるセクション

自分のメモ  

［自分のメモ］セクションには、Zoho Notebookアカウントに保存されているすべてのメモが表示されます。こちらでは、次の操作ができます：

• 個人用のノートとメモの表示

• 新しいメモを作成

• 既存のメモの編集や更新

• ノート内でのメモの整理

このセクションでは、Zoho CRMから直接、全般的なメモにアクセスして管理できます。

CRMメモ  

このCRMメモセクションは、CRMのデータに関連するメモを管理するためのものです。

次のようなCRMのタブに関連付けてメモを作成できます：

• ［見込み客］

• ［連絡先］

• ［取引先］

• ［商談］

これらのメモを使うと、CRMで作業しながら、顧客との会話、会議の要約、商談の更新情報などを記録できます。

CRMボード  

このCRMボードセクションでは、CRMの活動に関連するメモをボード形式で体系的に整理できます。

ボードでは、次のことができます：

• 特定のCRMワークフローに関連するメモのグループ化

• アイデア、更新情報、フォローアップ事項の視覚的な整理

• 進行中の営業プロセスに関連するメモの追跡

これにより、商談、パイプライン、チームでの話し合いに関する情報を管理しやすくなります。

メモの表示について

Zoho Notebook拡張機能で作成したメモは、作成場所によって表示されるセクションが異なります。これにより、メモを適切に整理し、CRM関連情報のプライバシーを保護できます。

CRMのタブで作成したメモ  

CRMの［見込み客］、［連絡先］、［取引先］、［商談］などのタブ内で作成したメモは、そのタブのCRMメモセクションに保存されます。

これらのメモは、次のように扱われます：

• メモは、作成したCRMのタブ内でのみ表示されます。

• メモは、Zoho Notebookの単体アプリには表示されません。

• メモは、「自分のメモ」セクションには表示されません。

この制限により、CRM関連情報のプライバシーが保護され、関連するCRMの画面内でのみアクセスできる状態が維持されます。

「自分のメモ」セクションで作成したメモ  

この自分のメモセクションで作成したメモは、通常のZoho Notebookのメモと同じように扱われます。

これらのメモには、次の特徴があります：

• 直接の保存先は、利用中のZoho Notebookアカウントです

• 表示先は、Zoho Notebookの単体アプリ（Web、デスクトップ、モバイル）です

• 参照できる場所は、ノートブックと「すべてのメモ」表示です

これにより、個人的なメモや全般的なメモを管理し、Notebookのすべてのプラットフォームからアクセスできます。

CRMメモで作成したメモ（タブへの関連付けなし）   

メモカードは、CRMメモセクションで直接作成することもできます。その場合、［見込み客］、［連絡先］、［取引先］、［商談］などの特定のCRMのタブに関連付ける必要はありません。

これらのメモは、次のように扱われます：

• Zoho CRM内のNotebook拡張機能のCRMメモセクションにのみ表示されます。

• メモは、特定のCRMのデータやタブには関連付けられません。

• メモは、Zoho Notebookの単体アプリには表示されません。

• メモは、［見込み客］、［連絡先］、［取引先］、［商談］には表示されません。

これらのメモは、CRM内での利用を想定しており、特定のデータに関連付けることなく、CRM環境内で情報を管理できます。

これは、個人用または社内用のCRM関連メモを特定の見込み客や商談に関連付けずに保存し、CRM拡張機能内で参照したい場合に便利です。

Zoho CRMでのNotebook AIの利用  

Zoho Notebook拡張機能では、Notebook AIも利用できます。AIを活用してメモを生成、要約したり、文章を改善したりできます。

Notebook AIを使うと、考えをすばやく整理し、メモをわかりやすく改善したり、短い入力から体系的なコンテンツを生成したりできます。会議での話し合いやアイデア出しの内容を記録する際や、顧客とのやり取りを要約する際に特に役立ちます。

Notebook AIでは、次のことができます：

• コンテンツを生成する際に、プロンプトや短い説明を基にする

• 長いメモを要約することで、要点を簡潔にまとめる

• 文章を改善または書き換えることで、内容をわかりやすくする

• 簡単なアイデアを詳細なメモに発展させる

これにより、明確で体系的な記録を維持しながら、作業時間を短縮できます。

通話録音の仕組み  

Zoho Voiceを使用すると、通話の録音は対応するCRMデータに自動的に関連付けられます。

録音は次のように扱われます：

• CRMデータの通話セクションに表示されます。

• 音声カードとして保存され、Zoho Notebookで文字起こしが生成されます。

• Notebookの操作画面内で直接確認できます。

これにより、チームは顧客との会話を効率的に把握できます。

Zoho Notebook拡張機能のアンインストール

Zoho CRMでZoho Notebook拡張機能が不要になった場合は、Zoho Marketplaceからアンインストールできます。

拡張機能をアンインストールする手順

1. お使いのZoho CRMアカウントにログインします。

2. 画面右上の［設定］アイコンをクリックします。

3. ［マーケットプレイス→すべて］に移動します。

4. ［インストール済み］タブを開きます。

5. インストール済みの拡張機能の一覧からZoho Notebookを探します。

6. ［アンインストール］をクリックします。

7. 確認画面で操作を確定し、拡張機能を削除します。