Zoho Notebookの会議議事録テンプレート
概要
文字起こしテンプレートを使用すると、Zoho NotebookでAIが生成した文字起こしの構成を管理できます。標準テンプレートを選択したり、ワークフローに合わせてカスタマイズしたり、会議の種類や用途ごとに新しいテンプレートを作成したりできます。テンプレートを使用することで、すべての文字起こしで一貫した形式を保ち、重要な情報を確実に記録できます。
次の操作が可能です。
- 会議ごとに最適なテンプレートをNotebookで自動選択する
- 文字起こしの前に特定のテンプレートを選択する
- 既存のテンプレートを複製してカスタマイズする
- チームの要件に合わせたテンプレートを作成する
- 対応する会議サービスとの連携により、構造化された文字起こしを自動生成する
利用可能な文字起こしテンプレート
Notebookには、会話の種類に応じた複数の標準テンプレートが用意されています。
利用可能なテンプレートは次のとおりです。
- 自動（最適なテンプレートを自動選択）
- 会議概要
- デイリースタンドアップ
- サポート通話メモ
- 営業通話
- 面接概要
- 講義メモ
- 動画＆ポッドキャストのメモ
- 音声メモ日記
- 全社集会のまとめ
各テンプレートは、一貫した構成を保ちながら、その会議の種類に最も関連する情報を抽出できるように設計されています。
AI文字起こしの有効化
文字起こしテンプレートを使用する前に、AI文字起こしを有効にします。
- Zoho Notebook Webアプリを開きます。
- ［設定］に移動します。
- ［Notebook AI］を選択します。
- ［自動文字起こし］を有効にします。
- 文字起こしのインポート元にする会議サービスを有効にします。
- ［Zoho Meeting］
- ［Zoho Cliq］
- ［Zoom］
- ［Zoho Voice］
- ［AI文字起こし］を有効にします。
- ［標準の文字起こし言語］を選択します。
- ［標準の文字起こしテンプレート］を選択します。
標準の文字起こしテンプレートの選択
今後の会議の文字起こしに自動的に適用するテンプレートを選択できます。
標準テンプレートを変更するには、次の手順を実行します。
- ［設定］を開きます。
- ［Notebook AI］に移動します。
- ［デフォルトの文字起こしテンプレート］を見つけます。
- 現在のテンプレート（初期設定は［自動］）をクリックします。
- 使用するテンプレートを選択します。
- 変更内容を保存します。
後から変更しない限り、今後の文字起こしには選択したテンプレートが使用されます。
文字起こしテンプレートのプレビュー
テンプレートを選択する前に、文字起こしがどのように整理されるかをプレビューできます。
- ［設定→Notebook AI］を開きます。
- ［デフォルトの文字起こしテンプレート］をクリックします。
- 任意のテンプレートを選択します。
Notebookには、次の内容が表示されます。
- そのテンプレートを使用して生成された文字起こしのサンプル
- テンプレートに含まれるセクション
- 使用される書式スタイル
この画面では、次の操作を実行できます。
- テンプレートをデフォルトに設定する
- カスタマイズ用にテンプレートを複製する
テンプレートの複製とカスタマイズ
組み込みテンプレートは直接編集できません。カスタマイズするには、まずテンプレートのコピーを作成します。
テンプレートを複製するには。
- テンプレートのプレビューを開きます。
- ［その他のオプション］をクリックします。
- ［テンプレートを複製］をクリックします。
- テンプレートの名前を入力します。
- 複製したテンプレートを編集します。
作成したカスタムテンプレートは、組み込みテンプレートとともに使用できるようになります。
AIへの指示
会話から抽出する情報をNotebookに伝えるため、独自のAI指示を入力します。
出力形式
各セクションの表示形式を選択します。
次のような形式があります。
- 段落
- 箇条書き
- チェックリスト
- 表
文章のトーン
生成される文字起こしのトーンを調整します。
次のようなトーンがあります。
- プロフェッショナル
- 簡潔
- 詳細
- カジュアル
信頼度のしきい値
Notebookが抽出した情報を文字起こしに含めるために必要な最低信頼度を調整します。
信頼度を高くすると出力がより慎重になり、低くするとより多くの詳細を取得できる場合があります。
セクションの並べ替え
文字起こしに表示されるセクションの順序を変更します。セクションを希望する順序に移動するだけです。
セクションの追加
ワークフローにとって重要な情報をまとめる新しいセクションを作成します。
例。
- リスク
- 競合他社への言及
- 顧客からのフィードバック
- 決定事項
- 根本原因
- 採用評価
- フォローアップタスク
空のセクションの非表示
関連情報が見つからない場合は、N/Aなどのプレースホルダーを表示せず、セクション全体を省略するよう設定できます。
カスタム文字起こしテンプレートの作成
組み込みテンプレートにワークフローに合うものがない場合は、要件に合わせたまったく新しい文字起こしテンプレートを作成できます。既存の会議録音から生成することもできます。
録音からテンプレートを生成すると、Notebookが会話を分析し、次の項目を提案します。
- セクションのタイトル
- 各セクションのAI指示
- 検出されたトピックの信頼度スコア
その後、次の操作を行えます。
- 提案されたセクションを適用または変更する。
- AI指示を編集する。
- レイアウトを並べ替える。
- セクションを追加または削除する。
- 書式と信頼度の設定を調整する。
- 今後の文字起こしで使用できるようテンプレートを保存する。
カスタムテンプレートは、営業、カスタマーサポート、採用、教育、エンジニアリング、プロジェクト管理など、専門的なワークフローを使用するチームに適しています。
テンプレートの自動選択
既定のテンプレートとして［自動］を選択すると、Notebookが各文字起こしを分析し、会議の内容に基づいて最適な組み込みテンプレートを自動的に選択します。
例。
- 営業に関する会話には営業電話が使用されることがあります。
- 面接には面接概要が使用されることがあります。
- 社内会議には会議概要が使用されることがあります。
- 毎日の進捗共有にはデイリースタンドアップが使用されることがあります。
これにより、毎回テンプレートを手動で変更することなく、会議の種類に応じて適切に整理できます。
文字起こし対応言語
Notebookは複数の言語での文字起こしに対応しています。
既存の対応言語に加えて、次の拡張機能を利用できます。
自動検出
自動検出では、手動で選択しなくても録音内で話されている言語が自動的に識別されます。
次の内容に対応しています。
- 複数言語が混在する会話（例：英語とタミル語）
- その他すべての文字起こし対応言語（英語、タミル語、スペイン語、
この機能は、話者が複数の言語を切り替えて話す多言語会議で特に役立ちます。
メモ：他のミーティングアプリとの連携および文字起こしテンプレートは、現在、Zoho Notebook Business、Zoho Notebook Pro Plus、およびZoho Oneの各プランで利用できます。
文字起こし後のテンプレートの変更
文字起こしの生成後でも、別の文字起こしテンプレートを適用できます。録音を再度文字起こしすることなく、同じ文字起こしを別の構成で整理できます。
文字起こしテンプレートを変更するには、次の手順を実行します。
- 文字起こしメモを開きます。
- 文字起こしが生成されたら、［AI文字起こし］をクリックします。
- 文字起こし画面の右上にある現在のテンプレートをクリックします。
- 適用する文字起こしテンプレートを選択します。
- 新しく選択したテンプレートで文字起こしを表示するには、ページを更新または再読み込みします。
メモ：選択したテンプレートは、ページを更新した後に適用されます。
文字起こし言語の変更
同じメニューから文字起こし言語も変更できます。
- ［未加工の文字起こし］画面を開きます。
- 言語選択リストをクリックします。
- 使用する文字起こし言語を選択します。
- 選択した言語で文字起こしを再生成するには、ページを更新します。
メモ：録音に複数の言語が含まれている場合は、［自動検出］を選択すると、Notebookが話されている言語を自動的に識別します。
ヒント
- ミーティングの種類が頻繁に変わる場合は、［自動］を使用します。
- 最初から作成する代わりに、組み込みテンプレートを複製して使用します。
- より正確な要約を得るため、AIへの指示は具体的に記述します。
- 営業、サポート、人事、開発など、部門ごとに異なるテンプレートを使用します。
- チームの文書化ニーズの変化に合わせて、カスタムテンプレートを定期的に見直します。
よくある質問
いいえ。組み込みテンプレートは読み取り専用です。複製して、複製したテンプレートをカスタマイズできます。
はい。ミーティングの種類やチームごとに、複数のカスタム文字起こしテンプレートを作成して保存できます。
Notebookが文字起こしを自動的に分析し、ミーティングの内容に基づいて最適な組み込みテンプレートを適用します。
はい。必要に応じて別のテンプレートを選択し、文字起こしを再生成できます。
はい。自動検出では、英語とタミル語など、複数の言語が混在する会話を認識できます。また、利用可能なその他すべての文字起こし言語にも対応しています。
さらにサポートが必要な場合
文字起こしテンプレートやAI文字起こしについてご不明な点がある場合、またはこの機能の使用中に問題が発生した場合は、サポートいたします。Zoho Notebookサポートチーム（メール：support@zohonotebook.com）までお問い合わせください。