Zoho Notebookの会議文字起こしテンプレート
概要
文字起こしテンプレートを使用すると、Zoho NotebookでAIが生成する文字起こしの構成を指定できます。標準テンプレートから選択し、ワークフローに合わせてカスタマイズしたり、会議の種類や用途に応じて新しいテンプレートを作成したりできます。テンプレートを使うことで、すべての文字起こしの書式を統一し、特に重要な情報を確実に記録できます。
次の操作が可能です：
- 会議ごとに最適なテンプレートをNotebookで自動選択する。
- 文字起こしの前に特定のテンプレートを選択する。
- 既存のテンプレートを複製してカスタマイズする。
- チームの要件に合わせたテンプレートを作成する。
- 対応する会議サービスとの連携により、構造化された文字起こしを自動生成する。
利用可能な文字起こしテンプレート
Notebookには、さまざまな種類の会話に対応する標準テンプレートが用意されています。
利用可能なテンプレートは次のとおりです：
- 自動（最適なテンプレートを自動的に選択）
- 会議の要約
- デイリースタンドアップ
- サポート通話のメモ
- 営業通話
- インタビューの要約
- 講義のメモ
- 動画・ポッドキャストのメモ
- 音声メモ日記
- 全社会議の振り返り
各テンプレートは、一貫した構成を保ちながら、会議の種類に応じて最も関連性の高い情報を抽出するように設計されています。
AI文字起こしの有効化
文字起こしテンプレートを使用する前に、AI文字起こしを有効にしてください。
- Zoho NotebookのWebアプリを開きます。
- ［設定］に移動します。
- ［Notebook AI］を選択します。
- ［自動文字起こし］をオンにします。
- 文字起こしのインポート元として使用する会議サービスを有効にします：
- Zoho Meeting
- Zoho Cliq
- Zoom
- Zoho Voice
- ［AI文字起こし］を有効にします。
- ［既定の文字起こし言語］を選択します。
- ［既定の文字起こしテンプレート］を選択します。
既定の文字起こしテンプレートの選択
今後の会議の文字起こしに自動的に適用するテンプレートを選択できます。
既定のテンプレートを変更するには：
- ［設定］を開きます。
- ［Notebook AI］に移動します。
- ［標準の文字起こしテンプレート］を見つけます。
- 現在のテンプレート（初期設定は［自動］）をクリックします。
- 使用するテンプレートを選択します。
- 変更を保存します。
以降の文字起こしには、設定を変更しない限り、選択したテンプレートが使用されます。
文字起こしテンプレートのプレビュー
テンプレートを選択する前に、文字起こしの構成をプレビューで確認できます。
- ［設定→Notebook AI］を開きます。
- ［標準の文字起こしテンプレート］をクリックします。
- 任意のテンプレートを選択します。
Notebookに次の内容が表示されます：
- そのテンプレートを使用して生成された文字起こしのサンプル。
- テンプレートに含まれるセクション。
- 使用される書式。
このウィンドウでは、次の操作ができます：
- テンプレートを標準として設定する。
- カスタマイズ用にテンプレートを複製する。
テンプレートの複製とカスタマイズ
組み込みのテンプレートは直接編集できません。カスタマイズするには、まず自分用のコピーを作成します。
テンプレートを複製するには：
- テンプレートのプレビューを開きます。
- ［その他のオプション］をクリックします。
- ［テンプレートを複製］をクリックします。
- テンプレートに名前を付けます。
- 複製したテンプレートの編集を開始します。
カスタムテンプレートは、組み込みのテンプレートと同様に利用できるようになります。
AIへの指示
Notebookが会話から抽出する情報を、AIへのカスタム指示として指定します。
出力形式
各セクションの表示形式を選択します。
次のような形式があります：
- 段落
- 箇条書き
- チェックリスト
- 表
文章のトーン
生成される文字起こしのトーンを調整します。
例：
- プロフェッショナル
- 簡潔
- 詳細
- カジュアル
信頼度のしきい値
Notebookが抽出した情報を文字起こしに含めるために必要な、信頼度の下限を調整します。
信頼度の値を高くすると、より確実な情報のみが出力されます。低くすると、より多くの詳細情報が含まれる可能性があります。
セクションの並べ替え
文字起こし内のセクションの表示順を変更します。セクションを好みの順序に移動するだけで並べ替えられます。
セクションの追加
ワークフローで重要となる情報用に、新しいセクションを作成します。
例：
- リスク
- 競合他社への言及
- 顧客からのフィードバック
- 決定事項
- 根本原因
- 採用評価スコア
- フォローアップタスク
空のセクションの非表示
関連情報が見つからない場合に、N/Aなどのプレースホルダーを表示する代わりに、セクション全体を省略するよう設定できます。
カスタム文字起こしテンプレートの作成
ワークフローに合う標準テンプレートがない場合は、要件に合わせて文字起こしテンプレートを新規作成できます。既存の会議の録音から生成することもできます。
録音からテンプレートを生成すると、Notebookが会話を分析し、次の内容を提案します：
- セクションのタイトル
- 各セクションのAIへの指示
- 検出されたトピックの信頼度スコア
その後、次の操作を行えます：
- 提案されたセクションをそのまま使用するか、変更します。
- AIへの指示を編集します。
- レイアウトを並べ替えます。
- セクションを追加または削除します。
- 書式と信頼度の設定を調整します。
- 今後の文字起こしに使用できるよう、テンプレートを保存します。
カスタムテンプレートは、営業、カスタマーサポート、採用、教育、エンジニアリング、プロジェクト管理など、専門的なワークフローを持つチームに最適です。
テンプレートの自動選択
既定のテンプレートで［自動］が選択されている場合、Notebookは各文字起こしを分析し、会議の内容に基づいて最適な標準テンプレートを自動的に選びます。
例：
- 営業での会話には、営業通話が使用される場合があります。
- 面接には、面接の概要が使用される場合があります。
- 社内会議には、会議の概要が使用される場合があります。
- 毎日の進捗共有には、デイリースタンドアップが使用される場合があります。
これにより、毎回手動でテンプレートを変更しなくても、会議の種類に応じて内容を適切に整理できます。
文字起こしの対応言語
Notebookは、複数の言語の文字起こしに対応しています。
従来の対応言語に加え、次の拡張機能を利用できます：
自動検出
自動検出では、言語を手動で選択しなくても、録音で話されている言語が自動的に識別されます。
次の内容に対応しています：
- 複数の言語が混在する会話（例：英語とタミル語）
- その他の文字起こし対応言語すべて（英語、タミル語、スペイン語、
話者が言語を切り替えて話す多言語の会議で、特に便利です。
メモ：他の会議アプリとの連携と文字起こしテンプレートは、現在、Zoho Notebook Business、Zoho Notebook Pro PlusおよびZoho Oneプランで利用できます。
文字起こし後のテンプレートの変更
文字起こしの生成後でも、別の文字起こしテンプレートを適用できます。録音を再度文字起こしすることなく、同じ文字起こしを別の構成に整理し直すことができます。
文字起こしテンプレートを変更するには：
- 文字起こしのメモを開きます。
- 文字起こしが生成されたら、［AI文字起こし］をクリックします。
- 文字起こし画面の右上にある現在のテンプレートをクリックします。
- 適用する文字起こしテンプレートを選択します。
- ページを更新または再読み込みすると、新しく選択したテンプレートで文字起こしが表示されます。
メモ：選択したテンプレートは、ページを更新した後に適用されます。
文字起こしの言語の変更
同じメニューから、文字起こしの言語も変更できます。
- ［文字起こしの原文］画面を開きます。
- 言語の選択欄をクリックします。
- 文字起こしに使用する言語を選択します。
- ページを更新すると、選択した言語で文字起こしが再生成されます。
メモ：録音に複数の言語が含まれる場合は、［自動検出］を選択すると、Notebookが話されている言語を自動的に識別します。
活用のヒント
- 会議の内容が頻繁に変わる場合は、［自動］を使用します。
- テンプレートを一から作成する代わりに、組み込みテンプレートを複製します。
- より正確な要約を得るために、AIへの指示は具体的に記述します。
- 営業、サポート、人事、開発など、部門ごとに異なるテンプレートを使用します。
- チームの文書作成に関するニーズの変化に合わせて、カスタムテンプレートを定期的に見直します。
よくある質問
いいえ。組み込みテンプレートは読み取り専用です。複製して、複製したテンプレートをカスタマイズできます。
はい。会議の種類やチームに合わせて、複数のカスタム文字起こしテンプレートを作成して保存できます。
Notebookが文字起こしを自動的に分析し、会議の内容に基づいて最適な組み込みテンプレートを適用します。
はい。別のテンプレートを選択し、必要に応じて文字起こしを再生成できます。
はい。自動検出は、英語とタミル語など、複数の言語が混在する会話を認識できます。また、文字起こしで利用可能な他のすべての言語にも対応しています。
サポートへのお問い合わせ
文字起こしテンプレートやAI文字起こしについてのご質問がある場合、またはこの機能の使用中に問題が発生した場合は、サポートをご利用ください。お問い合わせ先はZoho Notebookサポートチームです。support@zohonotebook.com宛てにメールをお送りください。