Zoho Bigin用ノートブック拡張機能
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はじめに
Zoho CRM の Bigin 用 Notebook 拡張機能を使用すると、Bigin ワークスペース内でリッチなノートをシームレスに作成・整理・管理できます。詳細なテキストノートの作成、音声の録音、画像やファイルの添付、チェックリストの追加、リマインダーの設定などを行い、それらを Bigin の各レコードに直接関連付けることができます。本ガイドでは、インストール方法から高度な機能まで順を追って説明し、Zoho CRM の Bigin でノート機能を最大限に活用できるようにします。
Notebook 拡張機能のインストール
マーケットプレイスへのアクセス
- Zoho CRM の Bigin で、［設定］ > ［トッピング］ >［マーケットプレイス］ > ［すべて］に移動します。
拡張機能を探す
- 「Zoho Notebook for Bigin by Zoho CRM」を検索し、［インストール］をクリックします。
詳細を確認
- インストールページに表示される権限を確認し、有効にします。
ユーザーを選択
- インストール後、この拡張機能へアクセスできるユーザープロファイルまたは特定のユーザーを選択できます。
Zoho Notebook を初めて利用する場合は、ノートを管理するための Notebook アプリ用の新しい組織が自動的に作成されます。
同意してインストール
- サービス規約に同意し、インストールを完了します。
Notebook 拡張機能のオンボーディング画面
Zoho CRM の Bigin アプリ内で、Notebook 拡張機能専用の新しいオンボーディングセクションが利用できるようになりました。Bigin by Zoho CRM で Zoho Notebook にアクセスして利用する方法は次のとおりです。
インストール後、Bigin の上部バーで Zoho Notebook アイコンを検索して追加すると、スムーズにアクセスできます。以下のフローチャートでは、Bigin 内で Notebook を操作する手順を確認できます。
Bigin by Zoho CRM で Zoho Notebook にアクセスして利用する方法:
インストール後、Bigin の上部バーで Zoho Notebook アイコンを検索して追加すると、スムーズにアクセスできます。以下のフローチャートでは、Bigin 内で Notebook を操作する手順を確認できます。
カスタムボタン
- ［Write Note］ボタンは、すべての連絡先、取引、通話、会社、商品、タスク、イベントの各レコードの右上に表示されます。［Write Note］をクリックすると、テキストカードを作成できます。
- 他の種類のノートカードを作成する場合は、［Write Note］ボタン横の下向き矢印をクリックし、ノートの種類を選択します。
- カスタムボタンから作成されたノートは、自動的に作成元のエンティティ（連絡先、取引、通話、会社、商品、タスク、イベント）に関連付けられます。
関連リスト
関連リストは、Bigin 内のすべての連絡先、取引、通話、会社、商品、タスク、イベントで利用できます。この機能により、特定の連絡先、取引、通話、会社、商品、タスク、イベントに対して同僚が作成したノートに簡単にアクセスできるため、コラボレーションと透明性が向上します。関連リストを利用することで、重要なやり取りやインサイトに関する必要なコンテキストを常に把握し、最新の状態を維持できます。
ノートに関する操作には次のものがあります:
- ノートのアクティビティ: ノートカードに対して行われたすべての編集を一覧表示します。
- 削除: ノートカードを削除します。
ノート内でノート関連の操作を行うには:
- 操作を行いたいノートカードを、一覧からクリックします。
- 表示されたノートカードの右上にある三点リーダー（…）をクリックします。
- 実行したいノート関連の操作を選択します。
ノートカードを作成するには:
- 一覧の上部にある［＋］アイコンをクリックします。
- 作成したいノートカードの種類を選択し、入力を開始します。
- ［＋］アイコンの横にある検索アイコンをクリックして、ノートカードを検索することもできます。
Bigin 向け Notebook AI
Notebook AI の導入により、Bigin 内でノートをこれまで以上に簡単に強化できるようになりました。長い会議の議事録を要約したり、文法やトーンを整えたり、簡潔なメモを詳しく書き起こしたりする場合でも、AI が数秒でコンテンツを洗練させるのに役立ちます。
また、AI を使って追加のコンテキストを生成したり、より適切な表現を提案させることもできます。これは、顧客向けの要約や詳細なフォローアップを作成する際に特に有効です。
アクセス方法:
- Bigin 内の任意のノートを開きます。
- （対応しているノートタイプでは）AI アイコンをクリックします。
- ［要約］［文章を改善］［内容を展開］などのオプションから選択します。
- AI の提案内容を確認し、その場で適用します。
これにより時間を節約できるだけでなく、チームや顧客と共有する前に、ノートの内容を常にプロフェッショナルで分かりやすい状態に保つことができます。
通話モジュールのサポート
Notebook 拡張機能は Bigin の通話モジュールと完全に連携し、記録済みまたは着信の通話にノートを直接添付できるようになりました。これにより、通話に関するインサイト、アクションアイテム、フォローアップをすべて、該当する通話レコード内にまとめて保持できます。
このアップデートにより、別途ノートを手動で作成したり、他のセクションで関連する会話を探したりする必要はありません。すべての情報が各通話レコードにきちんと紐付けられます。
表示場所:
- Bigin で任意の通話レコードに移動します。
- Notebook の関連リストセクションを探します。
- ［Write Note］をクリックするか、ドロップダウンから音声、チェックリストなど他のノートタイプを選択します。
- 他の Bigin レコードと同様に、ノートを保存・管理します。
これにより、チーム全体で情報を共有しやすくなり、顧客や見込み客との通話で重要な内容を取りこぼすことがなくなります。
AI トランスクリプト
AI トランスクリプション機能は、音声ノートや通話録音の扱い方を大きく変えるために設計されています。話した内容を自動的に整形されたテキストに変換し、重要な情報を簡単に確認・編集・共有できるようにします。会議の要約、セールスピッチ、顧客とのディスカッションを頻繁に録音している場合でも、手作業で書き起こしたり、重要なポイントを聞き逃したりする心配はありません。Smart Transcript は現在 7 言語に対応しており、コンテキストを認識して高精度な文字起こしを行います。
使用方法:
- ノート作成時に［Audio］カードを選択し、メッセージを録音するか通話録音をアップロードします。（現時点では手動でのアップロードが必要です。今後、このプロセスの自動化を予定しており、順次リリースされます）
- 保存後、画面上の［Transcript］アイコンをクリックします。
- システムが録音を処理してテキスト版を生成します。生成されたテキストは編集したり、そのまま Bigin レコードに添付したりできます。
この機能は、営業チームやサポートチームが通話結果を素早く記録し、追加の手間なくチームと共有するのに特に役立ちます。
拡張機能のアンインストール方法
拡張機能が不要になった場合は、次の手順でアンインストールできます。
- ［設定］ > ［トッピング］に移動します。
- ［マーケットプレイス］に移動します。
- ［インストール済み］をクリックします。
- ［Zoho Notebook for Bigin by Zoho CRM］をクリックします。
- ［アンインストール］をクリックします。
まとめ
強化された Zoho CRM の Bigin 用 Notebook 拡張機能により、ノート作成は共同作業かつコンテキストに富んだ体験へと生まれ変わります。ちょっとしたアイデアのメモから、詳細な顧客通話の文字起こしまで、必要なツールはすべて Bigin 内に統合されています。
さらにサポートが必要な場合
インストール、設定、各機能の利用方法についてサポートが必要な場合は、いつでもサポートチーム（support@zohonotebook.com）までお問い合わせください。
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