Bigin向けNotebook拡張機能
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はじめに
Bigin 用 Notebook 拡張機能を使うと、Bigin ワークスペース内でリッチなメモをシームレスに作成・整理・管理できます。詳細なテキストメモや音声メモの作成、画像やファイルの添付、チェックリストの追加、リマインダーの設定などを行い、それらを Bigin の各レコードに直接関連付けることができます。本ガイドでは、インストール方法から高度な機能まで順を追って説明し、Bigin でメモ機能を最大限に活用できるようにします。
Notebook 拡張機能のインストール
マーケットプレイスにアクセスする
- Bigin で、［設定］>［Toppings］>［Marketplace］>［すべて］に移動します。
拡張機能を探す
- 「Zoho Notebook for Bigin」を検索し、［インストール］をクリックします。
詳細を確認する
- インストールページに表示される権限を確認し、有効にします。
ユーザーを選択する
- インストール後、この拡張機能へアクセスできるユーザープロファイルまたは特定のユーザーを選択できます。
Zoho Notebook を初めて利用する場合は、メモを管理するための Notebook アプリ用の新しい組織が自動的に作成されます。
同意してインストール
- サービス規約に同意し、インストールを完了します。
Notebook 拡張機能のオンボーディング画面
Bigin アプリ内で、Notebook 拡張機能専用の新しいオンボーディングセクションが利用できるようになりました。Bigin で Zoho Notebook にアクセスして利用する方法は次のとおりです。
インストール後、Bigin の上部バーで Zoho Notebook アイコンを検索して追加すると、スムーズにアクセスできます。以下のフローチャートでは、Bigin 内で Notebook を操作する手順を確認できます。
Bigin で Zoho Notebook にアクセスして利用する方法:
インストール後、Bigin の上部バーで Zoho Notebook アイコンを検索して追加すると、スムーズにアクセスできます。以下のフローチャートでは、Bigin 内で Notebook を操作する手順を確認できます。
カスタムボタン
- ［メモを書く］ボタンは、すべての連絡先、取引、通話、会社、商品、タスク、予定の各レコード画面右上に表示されます。［メモを書く］をクリックすると、テキストカードを作成できます。
- 他の種類のノートカードを作成する場合は、［メモを書く］ボタン横の下向き矢印をクリックし、作成したいメモの種類を選択します。
- カスタムボタンから作成されたメモは、自動的に作成元のエンティティ（連絡先、取引、通話、会社、商品、タスク、予定）に関連付けられます。
関連リスト
関連リストは、Bigin 内のすべての連絡先、取引、通話、会社、商品、タスク、予定で利用できます。この機能により、特定の連絡先、取引、通話、会社、商品、タスク、予定に対して同僚が作成したメモに簡単にアクセスできるため、コラボレーションと透明性が向上します。関連リストを利用することで、重要なやり取りやインサイトに関する必要なコンテキストを常に把握し、最新の状態を維持できます。
メモ関連の操作には次のものがあります:
- メモのアクティビティ: ノートカードに対して行われたすべての編集履歴を一覧表示します。
- 削除: ノートカードを削除します。
メモ内でメモ関連の操作を行うには:
- 操作を行いたいノートカードを、一覧からクリックして開きます。
- 表示されたノートカードの右上にある三点リーダー（︙）をクリックします。
- 実行したいメモ関連の操作を選択します。
ノートカードを作成するには:
- 一覧の上部にある［＋］アイコンをクリックします。
- 作成したいノートカードの種類を選択し、内容を入力します。
- ［＋］アイコンの横にある検索アイコンをクリックすると、ノートカードを検索することもできます。
Notebook AI for Bigin
Notebook AI の導入により、Bigin 内でメモの内容をこれまで以上に簡単に強化できるようになりました。長い打ち合わせ内容の要約、文法やトーンの修正、簡潔なメモの内容の補足など、AI を使って数秒でコンテンツを洗練させることができます。
また、AI を使って追加のコンテキストを生成したり、より適切な表現を提案させることもできます。これは、顧客向けの要約や詳細なフォローアップを作成する際に特に有効です。
アクセス方法:
- Bigin 内の任意のメモを開きます。
- （対応しているメモの種類では）AI アイコンをクリックします。
- ［要約］［文章を改善］［内容を展開］などのオプションから選択します。
- AI の提案内容を確認し、その場で適用します。
これにより時間を節約できるだけでなく、チームや顧客と共有する前に、メモの内容を常にプロフェッショナルで分かりやすい状態に保つことができます。
通話タブのサポート
Notebook 拡張機能は Bigin の通話タブと完全に連携し、記録済みまたは着信の通話にメモを直接添付できるようになりました。これにより、通話に関するインサイト、アクションアイテム、フォローアップをすべて、対応する通話レコード上にまとめて管理できます。
このアップデートにより、別途メモを手動で作成したり、関連するやり取りを他のセクションから探したりする必要はありません。すべての情報が各通話レコードにきちんと紐付けられます。
表示場所:
- Bigin で任意の通話レコードに移動します。
- ［Notebook 関連リスト］セクションを探します。
- ［メモを書く］をクリックするか、ドロップダウンから音声メモ、チェックリストなど他のメモタイプを選択します。
- 他の Bigin レコードと同様に、メモを保存・管理します。
これにより、チーム全体で情報を共有しやすくなり、顧客や見込み客との通話で重要な内容を取りこぼすことがなくなります。
AI トランスクリプト
AI トランスクリプション機能は、音声メモや通話録音の扱い方を大きく変えるために設計されています。話した内容を自動的に整形されたテキストに変換し、重要な情報を確認・編集・共有しやすくします。会議の要約、セールスピッチ、顧客との打ち合わせ内容などを頻繁に記録している場合でも、手作業で文字起こしをしたり、重要なポイントを聞き逃したりする心配はありません。Smart Transcript は現在 7 言語に対応しており、コンテキストを認識して高精度な文字起こしを行います。
利用方法:
- メモを作成する際に、［音声カード］を選択し、メッセージを録音するか通話録音をアップロードします。（現時点では手動でのアップロードが必要です。今後、このプロセスの自動化を予定しており、順次リリースされます）
- 保存後、画面上の［トランスクリプト］アイコンをクリックします。
- システムが録音を処理してテキスト版を生成します。生成されたテキストは編集したり、そのまま Bigin レコードに添付したりできます。
この機能は、営業チームやサポートチームが通話結果を素早く記録し、追加の手間なくチームと共有するのに特に役立ちます。
拡張機能のアンインストール方法
拡張機能が不要になった場合は、次の手順でアンインストールできます。
- ［設定］>［Toppings］に移動します。
- ［Marketplace］に移動します。
- ［インストール済み］をクリックします。
- ［Zoho Notebook for Bigin］をクリックします。
- ［アンインストール］をクリックします。
まとめ
強化された Bigin 用 Notebook 拡張機能により、メモ作成は共同作業かつコンテキストに富んだ体験へと生まれ変わります。ちょっとしたアイデアの記録から、詳細な顧客通話の文字起こしまで、必要なツールはすべて Bigin 内に統合されています。
さらにサポートが必要ですか？
インストールや設定、本機能の利用方法についてサポートが必要な場合は、いつでもサポートチーム（support@zohonotebook.com）までお問い合わせください。