Zoho CRM用ノートブック拡張機能

Zoho CRM用ノートブック拡張機能

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はじめに

CRM用Notebook拡張機能を利用すると、メモの作成、表示、編集が可能になり、やり取りや気づきの記録を包括的に管理できます。重要な予定事項を書き留めたり、顧客の詳細情報を記録したりする際も、Zoho CRMは効率的かつ整理された作業をサポートします。

豊富な機能を体験でき、メモへの多様なアクセス方法や、他のユーザーとの共同作業、CRMボードでのメモ管理に適した専用ビューなども利用できます。

この記事では、次の内容についてご案内します。
  1. Zoho CRMにZoho Notebook拡張機能をインストールする方法
  2. Zoho CRMでZoho Notebookを操作・利用する方法
  3. Zoho Notebook CRMでZiaを活用する方法

Zoho CRMにZoho Notebook拡張機能をインストールする方法

Zoho Notebook拡張機能をインストールする手順:
  1. マーケットプレイス > すべて に移動します。
  2. Zoho CRM用Zoho Notebookを検索し、クリックします。
  3. [インストール] をクリックします。
  4. 詳細情報を認証し、再度 [インストール] をクリックします。
  5. [一般] セクションで、拡張機能を共有またはアクセス権を与えたい権限やユーザーを選択します。
  6. 利用規約に同意します。
  7. [変更を保存] をクリックします。
 


  
Zoho CRMでZoho Notebookを操作・利用する方法

インストール後は、Zoho CRMのホームページに戻ります。CRM用Notebook拡張機能は、CRMアカウントのトップバーからアクセスできます。各セクションは、メモの異なる機能に対応できるよう戦略的に設計されており、スムーズな整理とアクセスを実現します。各セクション内では、メモの作成、表示、編集が簡単に行えます。
以下のフローチャートは、CRM内でNotebookを操作する手順を案内します。


 

カスタムボタン

  1. Write メモボタンは、リード、連絡先、商談、アカウントの右上にあります。Write メモをクリックすると、テキストカードを作成できます。
  2. 他の種類のノートカードを作成する場合は、Write メモボタン横の下向き矢印をクリックし、作成したいメモの種類を選択してください。
  3. カスタムボタンから作成したメモは、自動的に作成元の項目（リード、連絡先、商談、アカウント）に関連付けられます。
  
ご注意: カスタムボタンではメモの作成のみ可能です。他の3つの設定（関連リスト、ページビュー、CRMノートボード）では、メモの作成、表示、その他の操作が可能です。
 
関連リストは、リード、連絡先、商談、アカウントで利用できます。

この機能は、特定のリード、連絡先、商談、アカウントに対して同僚が作成したメモにも簡単にアクセスできるため、共同作業や透明性を向上させます。これらのメモが個人に共有されている場合でも、組織全体に共有されている場合でも、関連リストにより、必要なすべてのコンテキストを把握しながら、重要なやり取りや気づきについて常に最新の情報を得ることができます。
 
Notebookへのアクセス方法:
  1. ページ左側で、関連リストをクリックします。
  2. Zoho Notebookをクリックします。
  3. ページ下部でZoho Notebookを見つけます。


ここから、メモの作成やメモ関連の操作が行えます。
 
ノートカードを作成するには:
  1. 「書く」ボタンの横にある下矢印をクリックします。
  2. 作成したいノートカードの種類を選択します。
  3. メモの作成を開始します。



メモ関連の操作を行うには:
  1. リスト内の操作したいノートカードをクリックします。
  2. 表示されたノートカードの右上にある三点リーダーをクリックします。
  3. 実行したい操作を選択します。


 
メモ関連の操作には以下が含まれます:
  1. Notebookで開く: CRM内のノートカードをNotebookで開きます
  2. 削除: ノートカードを削除します
  3. すべてに表示: ノートカードを組織内の全員に公開します
  4. 非公開にする: ノートカードを自分のみ閲覧可能にします
  5. 非公開共有: 指定した個人とだけノートカードを共有します
  6. メール: ノートカードをメールとして送信します
  7. メモ活動: ノートカード内で実行されたすべての操作を表示します
  8. リマインダー: ノートカードにリマインダーを設定します
  9. 色: ノートカードの色を選択・変更します
  10. スペルチェック: 単語のスペルが正しいか確認します

My メモ

My メモおよびMy CRM Boardは、上部バーのZoho Notebookオプション内に特別なページとして表示されます。

My メモにアクセスするには:
  1. 上部バーのZoho Notebookに移動します
  2. Zoho Notebookが表示されていない場合は、上部バーの三点リーダーをクリックし、Zoho Notebookを選択します。
  3. Notebookで作成されたメモを含むすべてのメモを、My メモセクションで確認できます



ノートカードを作成するには:
  1. 右上から作成したいノートカードの種類を選択し、作成を開始します。
 


メモ外でメモ関連の操作を行うには:
  1. ノートカードの右上にある三点リーダーにカーソルを合わせます
  2. 一覧から必要な操作を選択します



メモ関連の操作には以下が含まれます:
  1. 開く: ノートカードを拡大して表示します
  2. 新規タブで開く: ノートブックアプリでノートカードを新しいタブで開きます
  3. 関連付ける: ノートカードを任意の数の見込み客、連絡先、取引先、商談に関連付けます
  4. 選択する: ノートカードを選択して一括削除します
  5. Info: ノートカードの詳細を表示します
  6. Favourite: ノートカードをお気に入りに設定します
  7. Lock: その他のユーザーがノートカードを閲覧できないようにします
  8. Copy to: ノートカードのコピーを作成します
  9. Move to: ノートカードを現在のノートブックから別のノートブックへ移動します
  10. 削除: ノートカードを削除します
メモ関連の操作をメモ内で行うには:
  1. リストから操作したいノートカードをクリックします
  2. 表示されたノートカードの右上にある三点リーダーをクリックします。
  3. 実行したいメモ関連の操作を選択します。



メモ関連の操作例:
  1. ノートブックで開く: CRMからノートブック内でノートカードを開きます
  2. 関連付ける: ノートカードを任意の数の見込み客、連絡先、取引先、商談に関連付けます
  3. 削除: ノートカードを削除します
  4. 非公開共有する: 指定した個人にのみノートカードを共有します
  5. メール: ノートカードをメールとして送信します
  6. Versions: ノートカードの過去バージョンを表示します
  7. メモ活動: ノートカードで行われたすべての操作を表示します
  8. リマインダー: ノートカードにリマインダーを設定します
  9. Color: ノートカードの色を選択・変更します
  10. Spell check: 単語のスペルが正しいか確認します

My CRM Board

Noteboardはカンバン方式のボードで、フィルターが適用されたノートカードの累積リストを含みます。Noteboard内には必要なだけリストを作成できます。それぞれのリストには、適用されたフィルターに従って分類されたノートカードが表示されます。Noteboardの詳細については、こちらをクリックしてください。

Noteboardは整理に最適な機能です。現在、Zoho CRMと連携し、外税CRM Noteboardとして利用できます。
 
My CRM Boardへアクセスするには:
  1. 上部のバーからZoho Notebookへ移動します。
  2. Zoho Notebookが表示されていない場合は、上部のバーにある三点リーダーをクリックし、「Zoho Notebook」を選択します。
  3. My メモの隣にあるMy CRM Boardをクリックします。
  4. 外税CRM Noteboardが表示され、リード、連絡先、商談、アカウントごとに分類されたメモが確認できます。


 
メモ: リストはドラッグして並び替えることが可能です。

ノートカードを作成するには:
  1. リスト上部の「+」アイコンをクリックします。
  2. 作成したいノートカードの種類を選択し、作成を開始します。
  3. また、「+」アイコンの隣にある検索アイコンをクリックすることで、ノートカードを検索できます。



メモ関連の操作をメモ外で行うには:
  1. ノートカードの右上にある三点リーダーにカーソルを合わせます。
  2. 一覧から実行したい活動を選択します。


メモ関連の活動例:
  1. 開く: ノートカードを拡大して表示します
  2. 新規タブで開く: Notebookアプリの新しいタブでノートカードを開きます
  3. Info: ノートカードの詳細を表示します
  4. Favorite: ノートカードをお気に入りに設定します
  5. Lock: その他のユーザーによるノートカードの編集を制限します
  6. Copy to: ノートカードの複製を作成します
  7. Move to: ノートカードを現在のノートブックから他のノートブックに移動します
  8. 削除: ノートカードを削除します

メモ内でメモ関連の活動を実行するには:
  1. 活動を実行したいノートカードを一覧からクリックします。
  2. 表示されたノートカードの右上にある三点リーダーをクリックします。
  3. 実行したいメモ関連の活動を選択します。


 
メモ関連の活動例:
  1. Notebookで開く: CRM内のノートカードをNotebookで開きます
  2. 関連付ける: ノートカードを任意の見込み客、連絡先、取引先、商談に関連付けます
  3. 削除: ノートカードを削除します
  4. 非公開共有する: 指定した個人とだけノートカードを共有します
  5. メール: ノートカードをメールとして送信します
  6. Versions: ノートカードの過去バージョンを表示します
  7. メモ活動: ノートカード内で行われたすべての活動を表示します
  8. リマインダー: ノートカードにリマインダーを設定します
  9. Color: ノートカードの色を選択・変更します
  10. Spell check: 単語のスペルが正しいか確認します

拡張機能のアンインストール方法:

  1. マーケットプレイスへ移動します。
  2. [Installed]をクリックします。
  3. [Zoho CRM用Zoho Notebook]をクリックします。
  4. [アンインストール]をクリックします。