Zoho CRM用Zoho Notebook拡張機能

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概要

このZoho Notebook 拡張機能 for Zoho CRMを使用すると、Zoho CRM の画面から離れることなく、Zoho Notebook でノートを作成・参照できます。この連携により、顧客、商談、活動に関連する重要な情報を、CRM の操作画面内で記録できます。

拡張機能を通じて作成されたノートはZoho Notebookに保存され、ノートブック内で整理したり、Notebook の Web、デスクトップ、モバイルアプリから後でアクセスしたりできます。

この連携により、顧客とのやり取りに紐づくディスカッション、アイデア、フォローアップ情報の記録をチームで一元管理できます。

Zoho CRM と Notebook を連携して利用するメリット

CRM と併せて Zoho Notebook を利用することで、レコードの確認や商談管理を行いながら、重要な情報をその場で記録できます。

主なメリットは次のとおりです。

CRM レコード作業中の素早いメモ取り
音声入力による会議メモ:音声入力を使って会議での議論内容を簡単に記録し、その場で構造化されたノートに変換できます。これにより、ワークフローを中断することなく会話内容を文書化できます。

ノートブックとノートカードによる効率的な整理（Zoho Notebook 内）
複数デバイスからのノートへの簡単アクセス（Notebook 経由）
会議、通話、顧客インサイトのドキュメント化の向上

これにより、重要な詳細が確実に記録され、必要なときにいつでも参照できるようになります。

Zoho Notebook 拡張機能のインストール

Zoho CRM 内で Zoho Notebook を利用するには、まず Zoho Marketplace から拡張機能をインストールする必要があります。

拡張機能をインストールする手順

ご利用の Zoho CRM アカウントにサインインします。
右上の設定アイコンをクリックします。
「Marketplace」の下で、すべて を選択します。
拡張機能一覧で Zoho Notebook を検索します。
「Zoho Notebook 拡張機能」を開きます。
「インストール」をクリックします。
必要な権限を確認し、同意します。
拡張機能へアクセスできるユーザーまたはプロファイルを選択します。
「確認」をクリックしてインストールを完了します。

インストールが完了すると、Zoho Notebook 拡張機能は CRM の操作画面内で利用できるようになります。

Notebook 拡張機能のオンボーディング画面

Zoho Notebook 拡張機能をインストールすると、Zoho CRM の操作画面内に専用のオンボーディング画面が表示されます。このオンボーディングフローにより、Notebook の初期設定と、CRM 内での動作の理解をスムーズに行えます。

オンボーディング中に、Notebook 拡張機能で使用する組織を選択するよう求められます。ユーザーは次のいずれかを実行できます。

既存の組織を選択（Zoho Notebook アカウント内にすでに組織がある場合）
新しい組織を作成し、CRM 拡張機能専用として利用する

組織を選択することで、その組織ワークスペース内のメモやボードを拡張機能から管理できるようになります。

上記の組織選択オプションが表示されるのは、その組織の管理者のみです。

Zoho CRM で Zoho Notebook にアクセスする

Zoho Notebook 拡張機能をインストールすると、Zoho CRM 内から直接 Notebook にアクセスできます。

拡張機能にアクセスするには、次の操作を行います。

Zoho CRM を開きます。
CRM の操作画面に表示される Zoho Notebook 拡張機能パネル に移動します。
必要に応じて、Zoho Notebook アカウントでサインインします。

接続が完了すると、拡張機能内に複数のセクションが表示され、メモを効率的に管理できるようになります。

Notebook 拡張機能で利用できるセクション

My Notes

My Notes セクションには、Zoho Notebook アカウントに保存されているすべてのメモが表示されます。ここから次の操作が行えます。

自分のノートブックとメモを表示する
新しいメモを作成する
既存のメモを編集・更新する
ノートブック内でメモを整理する

このセクションから、Zoho CRM 上で一般的なメモを直接参照・管理できます。

CRM Notes

CRM Notes セクションは、CRM レコードに特化したメモ用のセクションです。

ユーザーは、次のような CRM タブに関連付けたメモを作成できます。

見込み客
連絡先
取引先
商談

これらのメモを利用することで、CRM 上での作業中に、顧客との会話内容、打ち合わせの要約、商談の更新情報などを記録できます。

CRM ボード

このCRM ボードセクションでは、CRM 活動に関連するメモを、ボード形式で体系的に整理できます。

ボードを使用すると、次のことができます。特定の CRM ワークフローに関連するメモをグループ化する

アイデア、更新情報、フォローアップ事項を視覚的に整理する
進行中の営業プロセスに紐づくメモを追跡する

これにより、商談、パイプライン、共同ディスカッションに関連する情報を、より簡単に管理できます。

メモの表示設定について

Zoho Notebook 拡張機能で作成したメモは、作成場所に応じて異なるセクションに表示されます。これにより、適切な整理が保たれ、CRM 関連情報のプライバシーも確保されます。

CRM タブで作成されたメモ

特定の CRM タブ（見込み客、連絡先、取引先、商談など）内で作成されたメモは、そのタブのCRM メモセクションに保存されます。

これらのメモには、次のような動作上の特徴があります。

メモは、作成された該当の CRM タブ内でのみ表示されます。
メモはZoho Notebook のスタンドアロンアプリには表示されません。
メモは「マイメモ」セクションにも表示されません。

この制限により、CRM 関連情報は該当する CRM コンテキスト内でのみ閲覧できるプライベートな情報として保持されます。

「マイメモ」セクションで作成されたメモ

「マイメモ」セクションで作成されたメモは、通常の Zoho Notebook のメモと同様に動作します。

これらのメモは次のように扱われます。

メモは直接、Zoho Notebook アカウントに保存されます。
メモはZoho Notebook スタンドアロンアプリ（Web、デスクトップ、モバイル）に表示されます。
メモはノートブックおよび「すべてのメモ」ビューから利用できます。

これにより、Notebook のすべてのプラットフォームからアクセスできる、個人的または汎用的なメモを保持できます。

CRM メモで作成されたメモ（タブに関連付けない場合）

ノートカードは、CRM メモセクションで、見込み客、連絡先、取引先、商談などの特定の CRM タブに関連付けずに直接作成することもできます。

これらのメモには、次のような動作上の特徴があります。

メモは Zoho CRM 内の Notebook 拡張機能で、CRM メモセクションにのみ表示されます。
メモは特定の CRM データやタブには関連付けられません。
メモはZoho Notebook のスタンドアロンアプリには表示されません。
メモは見込み客、連絡先、取引先、商談のいずれのタブにも表示されません。

これらのメモはCRM 内部での利用を目的としており、特定のデータに紐付けることなく、CRM 環境内で情報を保持できます。

これは、特定の見込み客や商談に紐づけずに、個人的または内部用の CRM 関連メモを保持しつつ、参照用として CRM 拡張機能内に残しておきたい場合に便利です。

Zoho CRM での Notebook AI の利用

Zoho Notebook 拡張機能では、Notebook AIにもアクセスでき、AI を利用してメモの生成、要約、推敲を行うことができます。

Notebook AI は、考えを素早く整理したり、メモの明瞭さを高めたり、短い入力から構造化されたコンテンツを生成したりするのに役立ちます。これは、会議内容の記録、ブレインストーミングの整理、顧客対応の要約などに特に有効です。

Notebook AI を使用すると、次のことができます。

プロンプトや短い説明に基づいてコンテンツを生成する
長文のメモを要約し、簡潔な要点にまとめる
テキストを推敲・書き換えして、より分かりやすくする
短いアイデアを詳細なメモに展開する

これにより、明確で構造化されたドキュメントを維持しながら、作業時間を短縮できます。

Notebook AIを選択すると、ページはZoho Notebookにリダイレクトされます。この機能を利用するには、有効な Notebook AI サブスクリプションが必要です。

Notebook カスタムボタン

サポート対象の CRM タブ（次のとおり）には、Notebook カスタムボタンが用意されています。

見込み客
連絡先
取引先
商談

このボタンを使用すると、Notebook 拡張機能パネルに移動することなく、選択したデータ用のメモをすぐに作成できます。

動作の流れ

サポート対象の CRM タブでデータを開きます（たとえば、見込み客や連絡先）。
データビューに表示されているNotebook ボタンをクリックします。
Notebook の操作画面を使用して、新しいメモを作成します。
メモを保存します。

保存後、そのメモは該当する CRM データに関連付けられ、後から Notebook 拡張機能からアクセスできます。

これにより、会議メモ、通話の要約、フォローアップ内容など、顧客対応中の情報を素早く記録できます。

Notebook 関連リスト

この拡張機能を有効にすると、CRM レコード内に Notebook 関連リストが追加されます。

このセクションには、その CRM データに関連付けられているノートが表示され、顧客や商談に関するやり取りや更新内容をチームで簡単に追跡できます。

Benefits

カスタムボタンと関連リストを使用すると、次のことが可能になります。

CRM レコードを表示しながら、すばやくノートを作成する
やり取りの履歴を管理する
ノートブック全体を検索することなく、関連するノートにアクセスする

音声ノートの文字起こしテンプレート

Zoho Notebook では、CRM 内で作成した音声ノートに対して、AI を活用した文字起こしを生成できます。文字起こしを行う際、利用シーンに応じてテンプレートを選択できます。

CRM で音声ノートを作成する

CRM のタブや関連リストから、次の操作が行えます。

音声ファイルをアップロードする
Notebook 拡張機能内で音声を直接録音する

これらの音声録音は、Zoho Notebook 内で Audio Cardとして保存されます。

文字起こしテンプレートを選択する

Notebook AI を使用して文字起こしを生成する際、AI Transcription オプションからテンプレートを選択できます。

利用可能なテンプレートは次のとおりです。

Minutes of Meeting: 音声を、主な議題やポイントが整理された会議メモ形式に変換します

Sales Template: 顧客ニーズ、異議、フォローアップなど、営業に特化したインサイトがわかるように文字起こしを整形します

適切なテンプレートを選択することで、コンテキストに基づいた関連性が高く構造化された文字起こしを生成できます。

通話タブのサポート

Zoho Notebook 拡張機能は Zoho CRM の［通話］タブをサポートしており、ユーザーは通話録音を取り込み、通話に関連するメモを CRM の画面内で管理できます。

［通話］タブのサポートを有効にする

この機能は組織の管理者が有効化する必要があります。

有効にする手順:

Zoho CRM で［設定］に移動します。
［マーケットプレイス］→［すべて］→［インストール済み］に移動します。
Zoho Notebookを探し、［設定］をクリックします。
画面の指示に従い、［通話］タブのサポートを有効にします。

通話録音の動作

Zoho Voiceを使用している場合、通話録音は対応する CRM レコードに自動的に関連付けられます。

録音は次のように扱われます。

CRM レコードの［通話］セクションに表示されます。
オーディオカードとして保存され、Zoho Notebook で文字起こしが生成されます。
Notebook の画面から直接確認できます。

これにより、チームは顧客との会話を効率的に把握できます。

この機能は現在、米国および EU のデータセンターでのみ利用できます。

Zoho Notebook 拡張機能のアンインストール

Zoho CRM で Zoho Notebook 拡張機能が不要になった場合は、Zoho マーケットプレイスからアンインストールできます。

拡張機能をアンインストールする手順

自分のZoho CRMアカウントにサインインします。
右上の［設定］アイコンをクリックします。
［マーケットプレイス］→［すべて］に移動します。
［インストール済み］タブを開きます。
Zoho Notebookを、インストール済み拡張機能の一覧から探します。
［アンインストール］をクリックします。
確認メッセージに従い、拡張機能の削除を確定します。

アンインストール後は、Zoho Notebook 拡張機能は Zoho CRM の画面内では利用できなくなります。

この連携が CRM のワークフローに役立つ点

営業チームは、顧客とのやり取りの中で有用な情報を収集することがよくあります。Notebook 拡張機能を使えば、こうした情報をその場で記録し、後から参照できるよう保存できます。

主な利用例は次のとおりです。

商談ミーティング中の議事内容の記録
案件や商談に関する重要な詳細のメモ
フォローアップのリマインダーやアクション項目の保存
顧客に関するアイデアや気づきの記録

これらのメモを Notebook 内で整理しておくことで、ユーザーは今後のやり取りの際に簡単に見直すことができます。

よくある質問

1. メモはどこに保存されますか？

拡張機能から作成されたメモは、Zoho Notebookに保存されます。

2. CRM 以外からメモにアクセスできますか？

はい。［マイノート］セクションで作成したメモは、Zoho Notebook スタンドアロンアプリ（Web、デスクトップ、モバイル）からアクセスできます。［CRM タブ］または［CRM Notes］で作成したメモは、CRM 拡張機能内でのみ利用できます。

3. メモはデバイス間で同期されますか？

はい。Zoho Notebook は、サインインしているすべてのデバイス間でメモを自動的に同期します。

さらにサポートが必要な場合

Zoho Notebook 拡張機能の利用方法についてサポートが必要な場合は、次のメールアドレスまでお問い合わせください。 support@zohonotebook.com