Notebook Business 管理者コントロール
概要
Zoho Notebook Businessでは、管理者が1つの管理コンソールからユーザー、ストレージ、AIアクセス権、共同作業、組織のセキュリティを一元管理できます。
管理者は、次の操作を実行できます。
- ユーザーの招待と管理
- 個々のユーザーへのストレージの割り当て
- Notebook AIアクセス権の割り当てまたは取り消し
- 組織データを保持したままユーザーを削除
- 組織全体のポリシーの設定
これらの機能により、チームの成長に合わせて、組織のNotebook環境を安全で整理され、管理しやすい状態に保てます。
管理機能にアクセスできるユーザー
Notebook Business管理コンソールにアクセスできるのは、管理者の役割を持つユーザーのみです。
通常のメンバーは、付与された権限に応じてノートの作成、編集、共同作業を行えますが、組織設定や他のユーザーを管理することはできません。
管理コンソールへのアクセス
- Zoho Notebook Businessアカウントにサインインします。
- 自分の［プロフィール］アイコンをクリックします。
- ［ユーザーと権限］を選択します。
- 組織管理オプションが表示された管理コンソールが開きます。
ユーザーの管理
管理者は、新しいメンバーの招待、既存ユーザーの変更、役割の割り当て、必要に応じたユーザーの削除を行えます。
- 管理コンソールを開きます。
- ［組織］→［ユーザー］に移動します。
- ［ユーザーを追加］をクリックします。
- ユーザーのメールアドレスを入力します。
- 適切な役割を割り当てます。
- 招待を送信します。
招待されたユーザーに、Notebook Business組織に参加するためのメールが届きます。
ユーザーの一括インポート
規模の大きい組織では、管理者が複数のユーザーを同時に登録できます。
- 管理コンソールを開きます。
- ［ユーザー］に移動します。
- ［ユーザーをインポート］を選択します。
- ユーザー情報を含む対応しているCSVファイルをアップロードします。
- 検出されたユーザーを確認します。
- インポートを確定します。
インポートされたすべてのユーザーに招待が自動送信されます。
ヒント：招待に失敗しないよう、インポートする前にメールアドレスが有効であることを確認してください。
ユーザーの役割
管理者は、各メンバーの担当内容に応じて異なる役割を割り当てることができます。
一般的な役割は次のとおりです。
- 管理者
- メンバー
管理者は組織全体を完全に管理できます。一方、メンバーは割り当てられた権限に応じて、ノートブックやチームスペースにアクセスできます。
プレミアム機能の割り当て
Notebook Businessの管理者は、ユーザーごとにNotebookのプレミアム機能へのアクセスを管理できます。これにより、組織は高度な機能を必要なユーザーにのみ提供できます。
プレミアム機能を割り当てるには：
- ［管理コンソール］を開きます。
- ［ユーザー］に移動します。
- 対象ユーザーを探し、［その他のオプション］メニューをクリックします。
- ［プレミアム機能］へのアクセスを有効または無効にします。
- 変更を保存します。
アクセスが割り当てられると、ユーザーはすぐにプレミアム機能を利用できます。
ユーザーへのNotebook AIの割り当てと管理
Notebook AIへのアクセスは、ユーザーごとに個別に管理できます。
管理者は次の操作を実行できます。
- 対象ユーザーにAIへのアクセスを割り当てる。
- 不要になったAIへのアクセスを取り消す。
- 利用可能なアクセス権を別のユーザーに再割り当てする。
AIへのアクセスを管理するには：
- ［管理コンソール］を開きます。
- ［ユーザー］に移動します。
- 対象ユーザーを探し、［その他のオプション］メニューをクリックします。
- Notebook AIへのアクセスを有効または無効にします。
- 変更を保存します。
割り当て後、変更はすぐに反映されます。
メモ：プレミアム機能およびNotebook AI機能へのアクセスは、Notebook Businessのサブスクリプションに含まれる数に制限されます。
ユーザーの削除
従業員が組織を離れた場合やアクセスが不要になった場合、管理者はそのユーザーをNotebook Businessから削除できます。
ユーザーを削除するには：
- ［管理コンソール］を開きます。
- ［ユーザー］に移動します。
- 対象ユーザーを探し、［その他のオプション］メニューをクリックします。
- ［ユーザーを削除］をクリックします。
ユーザーはNotebook Business組織へのアクセスをすぐに失います。
よくある質問
Notebook Businessの管理機能にアクセスできるのは、組織の管理者のみです。
はい。割り当て済みストレージの合計が組織で利用可能なストレージを超えない限り、ストレージ割り当てはいつでも変更できます。
はい。Notebook AIへのアクセス権はユーザーごとに割り当てられるため、必要なユーザーにのみAI機能を提供できます。
ユーザーはNotebook Businessの組織にただちにアクセスできなくなります。管理者は、ユーザーを削除する前に、組織のオフボーディングポリシーに従って、組織の重要なデータが保持または再割り当てされていることを確認してください。
はい。管理者は、必要に応じていつでも管理コンソールの［ユーザー］セクションでユーザーの役割を更新できます。
さらにサポートが必要な場合
Zoho Notebook Businessについてご質問がある場合やサポートが必要な場合は、サポートチームまでお気軽にお問い合わせください：support@zohonotebook.com。喜んでお手伝いいたします。