Notebook Businessの管理者向けコントロール
概要
Zoho Notebook Businessでは、管理者は単一の管理コンソールから、ユーザー、ストレージ、AIへのアクセス権限、共同作業、組織のセキュリティを一元管理できます。
管理者は次の操作を行えます：
- ユーザーの招待と管理
- ユーザーごとのストレージの割り当て
- Notebook AIへのアクセス権限の付与と取り消し
- 組織のデータを保持したままユーザーを削除する
- 組織全体のポリシーの設定
これらの管理機能により、チームの規模が拡大しても、組織のNotebook環境を安全で整理された、管理しやすい状態に保てます。
管理機能を利用できるユーザー
Notebook Businessの管理コンソールにアクセスできるのは、管理者の役割を持つユーザーのみです。
一般メンバーは、付与された権限に応じてノートを作成、編集し、共同作業を行えますが、組織の設定や他のユーザーの管理はできません。
管理コンソールへのアクセス
- Zoho Notebook Businessのアカウントにサインインします。
- 自分のプロフィールアイコンをクリックします。
- ［ユーザーと権限］を選択します。
- 管理コンソールが開き、組織の管理メニューが表示されます。
ユーザーの管理
管理者は、新しいメンバーの招待、既存ユーザーの情報の変更、役割の割り当てを行えるほか、必要に応じてユーザーを削除できます。
- ［管理コンソール］を開きます。
- ［組織→ユーザー］に移動します。
- ［ユーザーを追加する］をクリックします。
- ユーザーのメールアドレスを入力します。
- 適切な役割を割り当てます。
- 招待を送信します。
招待したユーザーに、Notebook Businessの組織に参加するためのメールが届きます。
ユーザーの一括インポート
大規模な組織では、管理者は複数のユーザーをまとめて登録できます。
- ［管理コンソール］を開きます。
- ［ユーザー］に移動します。
- ［ユーザーのインポート］を選択します。
- ユーザー情報を含む、対応形式のCSVファイルをアップロードします。
- 検出されたユーザーを確認します。
- インポートを確定します。
インポートしたすべてのユーザーに招待が自動送信されます。
ヒント：招待の送信に失敗しないよう、インポートする前にメールアドレスが有効であることを確認してください。
ユーザーの役割
管理者は、各メンバーの担当業務に応じて異なる役割を割り当てられます。
主な役割は次のとおりです：
- 管理者
- メンバー
管理者は組織全体を管理できます。メンバーは、付与された権限に応じてノートブックやチームスペースにアクセスできます。
プレミアム機能の割り当て
Notebook Businessの管理者は、ユーザーごとにNotebookのプレミアム機能へのアクセスを管理できます。これにより、高度な機能を必要とするユーザーにのみ提供できます。
プレミアム機能を割り当てるには：
- ［管理コンソール］を開きます。
- ［ユーザー］に移動します。
- 対象のユーザーを探し、［その他のオプション］メニューをクリックします。
- ［プレミアム機能］へのアクセスを有効または無効にします。
- 変更を保存します。
アクセス権を割り当てると、ユーザーはすぐにプレミアム機能を利用できるようになります。
ユーザーへのNotebook AIの割り当てと管理
Notebook AIへのアクセスは、ユーザーごとに管理できます。
管理者は次の操作を行えます：
- 対象のユーザーにAIへのアクセス権を割り当てます。
- 不要になったAIへのアクセス権を取り消します。
- 未使用のアクセス権を別のユーザーに再割り当てします。
AIへのアクセスを管理するには：
- ［管理コンソール］を開きます。
- ［ユーザー］に移動します。
- 対象のユーザーを探し、［その他のオプション］メニューをクリックします。
- Notebook AIへのアクセスを有効または無効にします。
- 変更を保存します。
変更は割り当て後すぐに反映されます。
メモ：プレミアム機能およびNotebook AIへのアクセス権を割り当てられる数は、Notebook Businessのサブスクリプションに含まれる数が上限です。
ユーザーの削除
従業員が退職した場合や、アクセスが不要になった場合、管理者はそのユーザーをNotebook Businessから削除できます。
ユーザーを削除するには：
- ［管理コンソール］を開きます。
- ［ユーザー］に移動します。
- 対象のユーザーを探し、［その他のオプション］メニューをクリックします。
- ［ユーザーを削除］をクリックします。
ユーザーは、Notebook Businessの組織にすぐにアクセスできなくなります。
よくある質問
Notebook Businessの管理機能にアクセスできるのは、組織の管理者のみです。
はい。割り当てるストレージの合計が、組織で利用可能なストレージ容量を超えない限り、いつでも変更できます。
はい。Notebook AIへのアクセス権は個別に割り当てられるため、AI機能を必要とするユーザーにのみ提供できます。
ユーザーは、Notebook Businessの組織に直ちにアクセスできなくなります。管理者は、ユーザーを削除する前に、組織の退職・離任時の対応ポリシーに従って、組織の重要なデータを必ず保持するか、別のユーザーに引き継いでください。
はい。管理者は、必要に応じて管理コンソールの［ユーザー］セクションからユーザーの役割を変更できます。
サポートへのお問い合わせ
Zoho Notebook Businessに関するご質問やお困りの点がございましたら、お手伝いします。サポートチーム（support@zohonotebook.com）までお気軽にお問い合わせください。喜んでサポートいたします。