Notebookでの共同作業
概要
共有と共同作業の機能
Zoho Notebookでは、他のユーザーと共同作業するための複数の方法が用意されています。
ノートブックの共有
ノートブックの共有では、ノートブック全体を他のユーザーと共同で利用できます。ノートブックを共有すると、次のことが可能になります。
- 共同編集者は、ノートブック内のすべてのノートカードにアクセスできます。
- 変更は自動的に同期されます。
- 全員が最新バージョンの内容で作業できます。
- ノートブックに追加された新しいノートカードは、共同編集者も利用できます。
おすすめの用途：チームプロジェクト、部門のナレッジベース、学習グループ、家族の予定管理。
ノートカードの共有
ノートブック全体ではなく、個別のノートカードを共有できます。
これにより、次のことが可能になります。
- ノートブック全体を見せずに、特定の情報だけを共有できます。
- 1件のメモを共同で編集できます。
- ドキュメントや会議メモに対するフィードバックを依頼できます。
- 選択したユーザーと参考資料を共有できます。
公開共有
公開共有では、Zohoアカウントがなくても誰でもWebブラウザーからアクセスできる共有リンクを作成できます。公開リンクを使用すると、次のことが可能です。
- 1つのリンクで任意の相手に情報を共有できます。
- メモを公開して、より多くの人に閲覧してもらえます。
- 有効期限を設定し、期限後にリンクが自動的に使用できなくなるようにできます。
- リンクはいつでも削除でき、アクセスをすぐに無効にできます。
共有アクセスの管理
共有はいつでも更新または取り消すことができます。共有パネルでは、次の操作が可能です。
- メールで新しい共同編集者を追加できます。
- 既存の共同編集者の権限レベルを変更できます。
- 個別の共同編集者を削除できます。
- ノートブックまたはノートカードの共有を完全に停止できます。
権限レベル
ノートブックを共有する際は、各共同編集者に付与するアクセスレベルを選択します。
おすすめの用途：ドキュメント、マニュアル、参考資料の共有。
共同編集者はメモの表示、作成、編集ができますが、削除はできません。
おすすめの用途：投稿者に内容を削除させたくないチームでの共同作業。
共同編集者は、共有ノートブック内のメモを表示、作成、編集、削除するためのすべてのアクセス権を持ちます。
おすすめの用途：同じノートブックで共同作業する小規模チームや信頼できる共同編集者。
手順
ノートブックを共有する方法
- Notebookアプリを開きます。
- 共有するノートブックにカーソルを合わせます。
- ［その他のオプション（⋮）］アイコンをクリックします。
- 下部にある［非公開共有］を選択します。
- 共同編集者のメールアドレスを入力します。
- ［共有］をクリックします。
アクセスリンクを含むメールが共同編集者に送信されます。
メモ：ノートブック内のすべてのメモカードが共同編集者と共有されます。メモカードの共有方法
- メモカードを開きます。
- カード下部の［非公開共有］をクリックします。
- 共同編集者のメールアドレスを入力し、権限レベルを選択します。
- ［共有］をクリックします。
アクセスリンクを含むメールが共同編集者に送信されます。
公開共有リンクの作成方法
- メモカードを開きます。
- ［共有］オプションをクリックします。
- ［公開共有リンク］を選択します。
- 確認するには［はい］をクリックします。
リンクを作成すると、次の操作を実行できます。
- リンクをコピーし、メールまたは任意のメッセージングプラットフォームで共有できます。
- 有効期限を設定して、リンクを自動的に無効にできます。
- いつでもリンクを削除して、公開アクセスをすぐに取り消せます。
メモ：公開リンクを知っているユーザーは誰でもメモカードを表示できます。
アクセス権の取り消し
特定のユーザーにノートブックへのアクセスを許可したくない場合：
- ノートブックの［共有］設定を開きます。
- 共同編集者を見つけます。
- ［削除］をクリックまたはタップします。
- 操作を確定します。
共同作業の仕組み
-
変更はすべての共同編集者間で自動的に同期されます。
-
新しいメモは、権限に応じて共同編集者に表示されます。
-
編集された内容は、同期後に更新されます。
-
削除された共同編集者は、ノートブックへのアクセスや同期ができなくなります。
共同作業のメリット
Zoho Notebookの共同作業機能により、チームで次のことができます。
- どこからでも、どのデバイスからでも共同作業できます。
- 共有情報の信頼できる情報源を1か所に集約できます。
- ファイルをやり取りせずに、ナレッジをすばやく共有できます。
- プロジェクトドキュメントを1か所で整理できます。
- Web、モバイル、デスクトップの各環境で共有コンテンツにシームレスにアクセスできます。
共同編集者のブロック
特定のユーザーが共有したメモを今後受け取りたくない場合は、そのユーザーをブロックできます。
共同編集者をブロックするには：
- その共同編集者が共有した任意のメモを開きます。
- ［共有］をクリックまたはタップします。
- ［このユーザーからのメモをブロック］を選択します。
ブロックすると：
- その共同編集者が共有したすべてのメモがアカウントから削除されます。
- ブロックした共同編集者が今後共有するメモは届かなくなります。
- その共同編集者がブロック中の共同編集者リストに追加されます。
メモ：共同編集者をブロックしても、そのユーザーがあなたと共有したメモにのみ影響します。自分が共有したノートブックがブロックまたは削除されることはありません。
ブロック中の共同編集者の表示またはブロック解除
ブロック中の共同編集者はいつでも管理できます。
- ［設定］を開きます。
- ［ブロック中の共同編集者］を選択します。
- ブロック中のすべてのユーザーを表示します。
- その共同編集者からの今後の共有を許可するには、［ブロック解除］を選択します。
一般的な利用例
チームメンバー全員がアクセスして更新できる共通のノートブックで、プロジェクトドキュメント、会議メモ、共有リソースを管理できます。
会議の前、最中、後に、議題、論点、アクション項目について共同作業できます。
共有ノートブックや公開リンクを使用して、学生や教育者の間で講義メモ、課題、研究資料を共有できます。
旅行計画、買い物リスト、イベント計画、家庭内の情報を家族と共有して調整できます。
知っておくべきこと
- 共同編集者が共有ノートブックやメモにアクセスするには、Zohoアカウントが必要です。
- 共有コンテンツの所有権は、元の作成者に残ります。
- アクセス権限はいつでも変更または取り消しできます。
- 変更内容は、対応プラットフォーム間で自動的に同期されます。
- コラボレーション機能は、Web、モバイル、デスクトップアプリで利用できます。
- 公開共有されたメモカードは、共有可能なリンクが有効である限り、直接の共同編集権限がなくてもアクセスできます。
編集に関する重要な注意事項
現在、1つのメモカードを複数の共同編集者が同時に編集することはできません。1人の共同編集者がメモを編集中の場合、他の共同編集者は、変更が正常に保存されるまで追加の編集を待つ必要があります。
よくある質問（FAQ）
はい。個別のメモカードは、ノートブック全体を共有しなくても共有できます。
はい。プライベート共有で共有ノートブックやメモカードにアクセスするには、Zohoアカウントが必要です。公開共有リンクは、Zohoアカウントなしで表示できます。
はい。共同編集者を個別に削除したり、ノートブックまたはメモカードの共有をいつでも完全に停止したりできます。
はい。どの共同編集者による更新も、対応するすべてのプラットフォーム間で自動的に同期されます。
はい。共有コンテンツは、対応するZoho Notebookプラットフォームで利用できます。
はい。公開共有リンクはいつでも削除できます。削除すると、そのメモカードにはそのリンクからアクセスできなくなります。
はい。Notebookでは、公開共有リンクを使用する際に有効期限を設定できます。
いいえ。Zoho Notebookでは、編集の競合を防ぐために書き込みロックシステムを使用しています。1人の共同編集者がメモカードを編集中の場合、他の共同編集者は変更が保存されるまで編集できません。
- 削除すると、自分が所有するノートブックへのユーザーのアクセス権が取り消されます。
- ブロックすると、他のユーザーがあなたにメモを共有できなくなり、そのユーザーがすでに共有していたメモも削除されます。ブロックを解除すると今後の共有は可能になりますが、以前に削除されたメモは自動的には復元されません。
さらにサポートが必要な場合
Zoho Notebookの共有機能やコラボレーション機能についてサポートが必要な場合は、support@zohonotebook.comまでお問い合わせください。