Zoho Projects Plus における Zoho Notebook

Zoho Projects Plus における Zoho Notebook

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概要

Zoho NotebookがZoho Projects Plusバンドルに含まれるようになりました。これにより、チームはプロジェクト環境内でアイデアの記録、プロジェクト文書の管理、メモの共同編集、ナレッジの整理を効率的に行えます。

この記事では、Projects Plus内でのNotebookの仕組み、組織の設定オプション、対応機能、制限事項、プランに関する補足事項について説明します。

Projects PlusでのZoho Notebookの活用方法  

Zoho Notebookを使用すると、チームは次のことを行えるため、プロジェクトでの共同作業とナレッジ管理を強化できます。

  • プロジェクト要件の文書化

  • 会議メモの管理

  • チェックリストやタスク関連メモの作成

  • デザイン参考資料や調査資料の保存

  • 標準作業手順書や社内文書の整理

  • プロジェクト専用ノートブックのチームメンバーとの共有

  • チームスペースを使用した共同作業

Notebookは、プロジェクト実行ツールと併用できる一元的な文書管理基盤として機能します。


主な利用例  

1. プロジェクト文書  

プロジェクトごとに専用のノートブックを作成し、次の情報を保存できます。

  • 要件

  • スコープ文書

  • ワイヤーフレーム

  • 技術メモ

  • 顧客とのやり取りの要約

2. 会議メモ  

次の項目を含む、構造化された会議メモを管理できます。

  • 議題

  • 決定事項

  • 対応事項

  • フォローアップ

3. ナレッジベース  

チームは、次の情報を使用して社内ナレッジリポジトリーを構築できます。

  • 標準作業手順書

  • トラブルシューティングガイド

  • よくある質問

  • プロセス文書

4. 調査とブレインストーミング  

次の情報を保存できます。

  • Webクリップ

  • 画像

  • ブレインストーミングのアイデア

  • 提案書の下書き

5. チームスペースを通じたチームでの共同作業  

Projects Plusでは、Notebookのチームスペースがサポートされ、次のことが可能です。

  • チーム単位で整理されたメモの管理

  • 権限を管理した共同作業

  • ナレッジ共有環境の構築


Projects PlusでNotebookにアクセスする際の組織設定  

ユーザーがProjects PlusからNotebookに初めてアクセスすると、組織設定ページが表示されます。

このページでは、NotebookをProjects Plusに関連付ける方法を選択できます。

シナリオ1：ユーザーが無料のZoho Notebookアカウントをすでに利用している場合  

組織設定ページが表示されます。

ユーザーは、次のいずれかを選択できます。

  • 既存の無料Notebook組織を選択してProjects Plusに関連付ける、または

  • Projects Plus専用の新しいNotebook組織を作成する。

どちらの方法も利用できます。

シナリオ2：ユーザーがNotebookの有料プラン（単体契約）またはZoho OneのNotebookをすでに利用している場合  

組織設定ページが表示されます。

ただし、次の制限があります。

  • ユーザーは、既存の有料Notebook組織を選択してProjects Plusに関連付けることができません。

  • Projects Plus用に新しいNotebook組織を作成することしかできません。

この制限は、Projects Plusに専用のNotebook利用権が含まれているためです。

シナリオ3：ユーザーがProjects Plus用に新しいNotebook組織を作成する場合  

ユーザーが新しい組織の作成を選択すると、次のようになります。

  • 新しいNotebook組織が作成されます。

  • この組織はProjects Plus内に自動的に読み込まれます。

  • Projects Plusの利用権に基づいて運用されます。

プランに関する補足とダウングレード要件  

ユーザーがNotebookの有料単体プランをすでに利用しており、同じ組織をProjects Plus内で使用する場合。

  • ユーザーはZoho Notebookサポートに問い合わせる必要があります。

  • まず、現在のNotebook有料プランを無料プランにダウングレードする必要があります。

  • ダウングレード後、組織をProjects Plusに関連付けることができます。

ユーザーがすでにNotebookの無料プランを利用している場合、制限はありません。組織を直接関連付けることができます。

Projects PlusのNotebookで利用できる機能  

チームスペース  

Projects Plusでは、チームスペースをすべて利用できます。

その他のすべての機能  

以下の制限事項を除き、その他のすべての機能はZoho OneのNotebookと同じです。


Projects PlusのNotebookの制限事項  

次の機能には固有の制限があります。

1. 表示オプション  

  • 利用できるのはリスト表示のみです。

  • グリッド表示にはまだ対応していません。

2. 表示モード  

  • 利用できるのはホワイトモードのみです。

  • ナイトモード／ダークモードにはまだ対応していません。

3. 移行オプション  

Projects PlusのNotebookがセカンダリ組織として設定されている場合。

  • OneNoteからの移行は利用できません。

  • Evernoteからの移行は利用できません。

 よくある質問（FAQ） 

1. Projects Plusの利用前に使用していたノートブックやノートカードに、Projects Plus内からアクセスできますか？  

はい。ただし、組織の設定手順での選択内容によって異なります。

  • Projects Plusの設定時に、既存のNotebook組織を選択すると、以前に作成したノートブックやノートカードがProjects Plus内に表示され、アクセスできるようになります。

  • Projects Plus用に新しいNotebook組織を作成すると、以前のノートブックやノートカードは新しい組織では利用できません。

各Notebook組織は独立して動作するため、異なる組織間でデータが自動的に同期されることはありません。

2. Projects Plus内でNotebook組織を切り替えることはできますか？  

いいえ。Projects Plus内で複数のNotebook組織を切り替えることはサポートされていません。

設定時に組織を選択または作成すると、その組織がProjects Plusに関連付けられます。

3. 複数のNotebook組織がある場合、設定時に使用する組織を選択できますか？  

すでに複数のNotebook組織がある場合は、次のとおりです。

  • 既定の組織が、組織の設定手順に表示されます。

  • 選択できるのは、条件を満たす組織のみです。

設定時に表示される範囲を超えて、複数の組織を手動で切り替えたり、選択したりすることはできません。

4. Projects PlusのNotebookでチームスペースを作成、管理できますか？  

はい。Projects Plusではチームスペースを利用でき、次の操作を行えます。

  • チームスペースの作成

  • チームスペースの管理

  • メンバーの追加または削除

  • チームスペース内のノートブックの整理

チームスペースは、対応する他のNotebookプランと同様に管理できます。

5. Projects PlusのZoho NotebookはNotebook AIに対応していますか？  

はい。Zoho Projects Plusには、Notebook Businessプランが含まれており、Notebook AI機能を利用できます。

Projects Plus内でNotebook AIをシームレスに使用して、次の操作を行えます。

  • AIによるコンテンツの生成

  • ノートの要約

  • コンテンツの改善と推敲

  • 重要な情報の抽出

Notebook AIは、Businessプランと同様にProjects Plus環境内でもスムーズに動作します。


さらにサポートが必要ですか？

上記について、ほかにご質問やご不明な点はありますか？

ご不明な点がございましたら、サポートチームまでお気軽にお問い合わせいただければ、喜んでサポートいたします。メールでお問い合わせいただければ、設定、プランの選択、機能に関するご質問について担当チームがご案内します。

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