複数ユーザーへのアプリ割り当て

複数ユーザーへのアプリ割り当て

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前提条件

  1. 組織 Admin
  2. 組織 担当者

概要

マルチユーザーアプリ割り当て機能を利用すると、Zoho Oneで1つのアプリケーションに複数のユーザーを割り当てることができます。割り当て時には、アプリケーション側で発生する可能性のある競合情報がすべて表示されます。この機能により、管理者は各競合を確認し、関係するユーザーを特定し、適切な対応を取ることができます。
Payroll、People、経費などのアプリケーションでは、従業員IDの制約により、1度に1人のユーザーしか割り当てできません。同様に、CRMではレポート先マネージャーの制約が原因で制限があります。しかし、競合ページの対応により、これらのアプリケーションにも複数ユーザーの割り当てが可能となりました。

People、Payroll、経費のマルチユーザーサポート

Payroll、People、経費などのアプリケーションでは、複数ユーザーを割り当てる際に従業員IDの制約があります。現在は、複数のユーザーを選択し、それぞれに固有の従業員IDを割り当てることができます。

Zoho Peopleアプリのみ、組織内で最後に使用された従業員IDが表示され、IDを手動で入力するか、自動入力オプションを利用してユーザーにIDを自動割り当てすることができます。
Info
最後の従業員IDが数字で構成されている場合のみ、自動入力オプションが利用可能です。

従業員IDの自動入力手順は、Zoho Oneでサポートされている2つのユーザーインターフェースバージョンによって異なります。下記のタブからご利用中のUIバージョンを選択し、該当する手順に従ってください。

従業員IDを自動入力する方法

Spaces UI
Unified UI
Spaces UI
  1. Zoho One にサインインし、右上隅の をクリックします。
  2. アプリケーション に移動し、People アプリをクリックします。
  3. をクリックし、Assign ユーザー をクリックします。個人 タブに移動します。
  4. 選択する ユーザー の下で、 をクリックし、選択する ユーザー を選択します。

  5. 必要なユーザーをすべて選択し、完了 をクリックします。
  6. 従業員 ID の下に、組織内で最後に使用された従業員IDが表示されます。
  7. をクリックし、従業員 ID の下にある Autofill ID チェックボックスをオンにすると自動で割り当てられます。手動でIDを入力することも可能です。完了 をクリックします。
  8. 必要に応じて、他の必要な詳細を入力し、Assign をクリックします。
統合UI
  1. Zoho Oneにサインインし、左側のメニューからディレクトリをクリックします。
  2. アプリケーションに移動し、Peopleアプリをクリックします。
  3. ユーザーの割り当てをクリックし、個人タブに移動します。
  4. ユーザーの選択の下で、をクリックし、選択するユーザーを選択します。

  5. 必要なユーザーをすべて選択し、完了をクリックします。
  6. 従業員IDの下に、組織内で最後に使用された従業員IDが表示されます。
  7. をクリックし、従業員IDの下にある自動入力IDチェックボックスをオンにすると自動で割り当てられます。手動でIDを入力することも可能です。完了をクリックします。
  8. 必要に応じて、他の必要な詳細を入力し、割り当てをクリックします。

CRMのマルチユーザーサポート

CRMでは、ロールのレポート階層が有効な場合、Zoho Oneでは一度に1人のユーザーしか割り当てできませんでした。しかし、現在は複数のユーザーを異なるレポート先マネージャーに選択して割り当てることができます。一度レポート先マネージャーが割り当てられたユーザーは、他のマネージャーに再割り当てすることはできません。
複数のユーザーを異なるレポート先マネージャーに割り当てる手順は、Zoho Oneでサポートされている2つのユーザーインターフェースバージョンによって異なります。下記のタブから使用するUIバージョンを選択し、続く手順に従ってください。
Spaces UI
統合UI
Spaces UI
  1. Zoho Oneにサインインし、右上のをクリックします。
  2. アプリケーションに移動し、CRMアプリをクリックします。
  3. をクリックし、次にAssign ユーザーをクリックします。個人タブへ移動します。

  4. 選択する ユーザーの下で、ユーザーを選択するか、ファイルを添付します。
  5. 必要なユーザーをすべて選択し、完了をクリックします。
  6. 必要な役割と権限を選択します。
  7. 役割でManagerを選択した場合は、Reporting Managerでマネージャーを選択できます。役割でCEOを選択した場合は、これまでに選択したすべてのユーザーが直接CEOの下に割り当てられます。
  8. 各レポーティングマネージャーにメンバーを割り当てるには、選択する ユーザーの下にあるをクリックします。これまでに選択したすべてのユーザーが一覧表示されます。
  9. 必要なユーザーを選択し、完了をクリックします。

    Info
    ユーザーがレポーティングマネージャーに担当者として割り当てられると、そのユーザーは他のマネージャーのユーザー選択リストには表示されません。

  10. 他のレポーティングマネージャーを追加するには、をクリックします。レポーティングマネージャーは最大10名まで追加できます。
  11. 選択済みのユーザーを削除するには、選択する ユーザーの下にあるその他をクリックしてユーザー Listを表示します。該当ユーザーにカーソルを合わせ、をクリックしてユーザーを削除します。
  12. すべて完了したら、Assignをクリックします。
  13. 何らかの競合が発生した場合、選択済みユーザーに関する競合ページが表示されます。

    競合ページの対応

    発生しうる競合は、解決可能なものと解決不可能なものに分類されます。解決可能な競合は、Zoho Oneが提示するいずれかの処理を選択することで解決できます。選択後、必須アプリケーションへの担当者として正常に追加されます。解決可能な競合の例として、既存ユーザーの競合やライセンス変更ユーザーの競合があります。既存ユーザーの競合が発生した場合、そのユーザーはすでに組織の一員であることを示します。ライセンス変更ユーザーの競合が発生した場合、選択済みユーザーがライセンスを変更する必要がある可能性があります。これらを解決するには、表示されている4つの処理のいずれかを選択して続行してください。

    1. 既存の役割と権限を保持する: この場合、ユーザーは割り当てから除外されます。
    2. 既存の部署を維持しつつ、新しい権限と役割に更新する: この場合、ユーザーの役割がアップグレードされ、既存の部署と新しく割り当てられた部署が統合されます。
    3. 既存の部署へのアクセスを削除し、新しい権限と役割に更新する: この場合、ユーザーは新たに選択された役割の担当者となり、現在の部署は削除されます。新たに選択された部署がそれに置き換わります。
    4. 前の部署で既存の役割を保持し、新しい部署を追加する: ユーザーが既存の部署ですでに選択された役割を持っている場合、それは維持されます。

    解決不可能な競合の場合、解決はできません。このカテゴリーに該当するユーザーは割り当て時にスキップされ、アプリケーションに追加されません。該当する競合の例として、完了済みアカウントユーザー、スパムユーザーアカウント、最低1人の管理者が必須、外部ユーザーの競合などがあります。
    Info
    ユーザーが両方のカテゴリーに該当する場合は、解決不可能な競合としてのみリストされます。

  14. 競合を解決した後、インポートするをクリックします。割り当てに関するすべての必須情報をまとめた概要ページが表示されます。
  15. 内容をすべて確認したら、完了をクリックしてください。

統合UI
  1. Zoho Oneにサインインし、左側のメニューからDirectoryをクリックします。
  2. アプリケーションに移動し、CRMアプリをクリックします。
  3. Assign ユーザーをクリックし、個人タブに移動します。
  4. 選択するユーザーの下で、ユーザーを選択するか、ファイルを添付します。

  5. 必要なユーザーをすべて選択し、完了をクリックします。
  6. 必要な役割と権限を選択します。
  7. 役割でManagerを選択した場合、Reporting Managerでマネージャーを選択できます。役割でCEOを選択した場合、これまでに選択したすべてのユーザーが直接CEOの下に割り当てられます。
  8. 各レポーティングマネージャーにメンバーを割り当てるには、選択するユーザーの下にあるをクリックします。これまでに選択したすべてのユーザーがリスト表示されます。
  9. 必須ユーザーを選択し、完了をクリックします。

    Info
    ユーザーが報告マネージャーとして担当者に設定されると、そのユーザーは他のマネージャーのユーザーピッカーには表示されません。

  10. 他の報告マネージャーを追加するには、をクリックします。報告マネージャーは最大10名まで追加できます。
  11. 選択済みユーザーを削除するには、選択するユーザーの下にあるその他をクリックしてユーザーリストを表示します。必須ユーザーにカーソルを合わせ、をクリックしてユーザーを削除します。
  12. すべて完了したら、Assignをクリックします。
  13. 何らかの競合が発生した場合、選択済みユーザーに関する競合ページ（詳細は本ドキュメント下部に記載）が表示されます。

    競合ページの対応

    潜在的な競合は、解決可能なものと解決不可能なものに分類されます。解決可能な競合は、Zoho Oneが提示するいずれかの処理を選択することで解決できます。選択後、必須アプリケーションへの割り当てが正常に行われます。解決可能な競合の例としては、既存ユーザー競合とライセンス変更ユーザー競合の2つがあります。既存ユーザー競合は、そのユーザーがすでに組織の一員であることを示します。ライセンス変更ユーザー競合は、選択済みユーザーにライセンスの変更がある場合に発生します。これらを解決するには、表示される4つの処理のいずれかを選択して続行してください。

    1. 既存の役割と権限を保持する: この場合、ユーザーは割り当てから除外されます。
    2. 既存の部署を維持しつつ、新しい権限と役割に更新する: この場合、ユーザーの役割がアップグレードされ、既存の部署は新たに割り当てられた部署と統合されます。
    3. 既存の部署へのアクセスを削除し、新しい権限と役割に更新する: この場合、ユーザーは新たに選択された役割に担当者として設定され、現在の部署は削除されます。新たに選択された部署が適用されます。
    4. 既存の部署での役割を保持し、新しい部署を追加する: ユーザーが既存の部署ですでに選択された役割を持っている場合は、そのまま保持されます。

    解決不可能な競合の場合は解決できず、このカテゴリーに該当するユーザーは割り当て時にスキップされ、アプリケーションに追加されません。該当する競合の例として、完了済みアカウントユーザー、スパムユーザーアカウント、管理者が最低1名必要、外部ユーザー競合などがあります。
    Info
    ユーザーが両方のカテゴリーに該当する場合は、解決不可能な競合のみに表示されます。

  14. 競合を解決した後、インポートするをクリックします。割り当てに関するすべての必須情報を含む概要ページが表示されます。
  15. 内容をすべて確認したら、完了をクリックします。