ユーザー情報の収集や管理に関する業務は、管理者にとって手間のかかる業務です。アカウントの作成時、管理者はユーザーに入力してもらう必須項目や任意項目を定める必要があります。また、収集したユーザーの詳細情報を保護するかどうか定義したり、ユーザーに対して自身の詳細情報の編集を許可するかどうか定義したりする必要もあります。他にも定義や設定が必要な点はあります。

 

例を見てみましょう。

 

すべての従業員の氏名、メールアドレス、勤務時間の詳細、緊急連絡先を収集するとします。この場合、勤務時間の詳細や緊急連絡先を入力する項目を追加する必要があります。また、これらの項目を追加した後、これらの項目を必須項目として設定する必要があります。ユーザーの緊急連絡先は個人の機密情報のため、暗号化して保存する必要があります。

 

このような場合、項目の管理機能が役立ちます。項目の管理機能を利用すると、独自の項目を作成したり、カスタマイズしたりすることができます。また、システム項目の権限を編集することも可能です。カスタム項目を作成すると、ユーザーの追加時にユーザーに関して必要な情報をすべて保存することができます。［管理画面］の標準項目にはない項目でも独自に作成することが可能です。

また、カスタム項目では、ユーザーのインポート時やLDAPの同期時にこれらのデータをインポートすることもできます。保存されている既存のデータやLDAPサーバーには、［管理画面］にない項目がある場合があります。管理者は、データをインポートや同期を行う前に、これらの項目を項目の管理でカスタム項目として追加することができます。  

［名前］と［メールアドレス］の項目はあらかじめ用意されている標準の必須項目であり、Zoho Oneではシステム項目と呼ばれます。これらのシステム項目をカスタマイズしたり、削除したりすることはできません。ただし、管理者はユーザーに対してシステム項目を編集できないように制限することが可能です。

 

たとえば、管理者は［メールアドレス］の項目で個人のメールアドレスを更新できないように制限することができます。