データ移行 - ユーザー

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概要:

Zoho CRMでのユーザー migrationは、ユーザーデータを1つのZoho CRMアカウントから別のアカウント、または他のCRMからZoho CRMへ移行する作業を指します。ユーザー migrationには主に2つのシナリオがあります。

シナリオ 1: ユーザーを新規にインポート

この場合はシンプルで、他のCRMシステムからターゲットとなるZoho CRMへユーザーをインポートします。

前提条件:

ターゲットCRMで十分なユーザーライセンスが購入されていること。
ユーザーデータが整理され、インポート用にマッピングされていること。

ライセンスの準備ができたら、ユーザーを直接インポートできます。インポート完了後、migrationプロセス中にデータをこれらのユーザーに担当者として割り当てることが可能です。

シナリオ 2: 既存ユーザーへのデータ関連付け

このケースでは、ターゲットZoho CRMにすでにユーザーが存在しており、次のことを行いたい場合です。

データ migration（設定 > インポート）を利用して、タブ用の新規データを移行し、
既存ユーザーに関連付ける。

このためには、Zoho CRMで各ユーザーのMigration IDが必要です。この一意の識別子により、データ migration中にデータが各ユーザーに正しく紐付けられます。

課題:

既存ユーザーのMigration IDがない場合、受信データを正しくユーザーに関連付けることが困難になります。

回避策 / 解決策: ダミー更新Migrationの実施

この問題を解決するため、Zoho CRMではダミー更新Migrationが可能です。

これはユーザーのみを対象としたmigrationプロセスです。
Zoho CRM内の既存ユーザーのMigration IDを更新するためだけに使用します。
Migration IDの更新後は、以降のデータmigrationで参照し、正しいユーザー関連付けを行うことができます。

以下のセクションでは、両方のシナリオの詳細な手順を紹介します。

ユーザーを新規にインポートするための手順ガイド
既存ユーザーに対するダミー更新Migrationの手順

ユーザーを新規にインポートするための手順ガイド

ファイルを作成

名前、メール、電話番号などの関連するユーザーの詳細を含むファイルを準備してください。

Migration ID を追加

ファイル内の各ユーザーに対して Migration ID を追加してください。これにより、今後のデータ移行時にデータの紐付けが容易になります。

インポート画面へ移動

Zoho CRM で、設定 > データ管理 > インポートに移動してください。
Zoho CRM をクリックし、作成したファイルを選択して「次へ」をクリックします。

タブのマッピング:

タブのマッピング手順で、ファイルをユーザーのタブフォルダーにマッピングします。

項目マッピング:

ファイル内の項目を該当するCRMの項目にマッピングしてください。
また、Migration ID 列をCRMのユーザーID項目にマッピングすることを忘れないでください。

インポート開始

「インポート開始」をクリックして、ユーザーをシステムに追加します。

ユーザー招待

インポートが成功するとユーザーが追加され、それぞれにメールでZoho CRM組織への招待が送信されます。

Video 例:
本記事で説明している完了プロセスと結果をまとめた画面録画をこちらからご覧いただけます。

既存ユーザーに対して Dummy 更新する Migration を実行する手順

ユーザーデータの準備またはエクスポート

既存ユーザー用のファイルを作成できます。または、
システムにユーザーがすでに存在している場合は、ユーザータブのデータを簡単にエクスポートできます。

「設定」>「データ管理」>「エクスポート」に移動し、ユーザータブを選択します。
これにより、既存のユーザーID（Migration IDとしても利用可能）を含む最新データを取得できます。

Migration IDの割り当て

各ユーザーにMigration IDが必要です。
各ユーザーデータに新たなMigration IDを作成するか、エクスポート済みデータのシステム上の既存ユーザーIDをMigration IDとして利用できます。

ファイルのインポート

「設定」>「データ管理」>「インポート」に移動します。
Zoho CRMをクリックし、ファイルをアップロードします。

タブマッピング:

タブマッピング手順で、ファイルをユーザーのタブフォルダーとマッピングします。

項目マッピング:

項目マッピング手順:

ファイル内の項目を、それぞれ該当するCRMの項目にマッピングします。
また、Migration IDの列がCRMのユーザーID項目とマッピングされていることを確認してください。

Migrationの開始:

「Migrationの開始」をクリックして処理を始めます。

マイグレーションが正常に完了すると、すべてのユーザーのMigration IDが更新され、今後のデータインポート時にデータ担当者（見込み客、商談など）を割り当てる際に使用できます。

メモ:

このプロセスでは、新しいユーザーデータは作成されません。移行は既存ユーザーのメールアドレスで照合し、各照合済みユーザーに指定されたMigration IDを割り当てるだけです。

動画例:
本記事で、完了までのプロセスや結果を説明した画面録画をこちらからご覧いただけます。

よくあるエラー・問い合わせ:

ユーザーファイルがCRMライセンス数を超過

シナリオ:

インポートするファイルのユーザー数が、Zoho CRMで利用可能なユーザーライセンス数を上回っている場合はどうなりますか？

例:

Zoho CRMアカウントにユーザーライセンスが5つしかないにもかかわらず、インポートするファイルに7ユーザーが含まれている場合、以下のようになります。

最初の5ユーザーは有効ユーザーとして追加され、利用可能なライセンスがすべて消費されます。
残りの2ユーザーはZoho CRM内で無効ユーザーとして追加されます。

無効ユーザーは、ライセンスが割り当てられるまで（追加ライセンスの購入または他ユーザーの無効化によって）、ログインやCRMへのアクセスができません。

エラー: 必須項目が見つかりません

ユーザーIDはユーザー移行時の必須項目のため、必ずマッピングしてください。マッピングされていない場合、このエラーが表示されます。

カスタムソリューション作成者 Sakthi Priya | Zoho パートナーサポート。

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