データ移行 - 添付ファイル

データ移行 - 添付ファイル

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

概要:

Zoho CRMへの添付ファイルの移行は、顧客データを完全に保持し、データの継続性を確保するうえで重要です。特に、他のCRMシステムから移行する場合や、Zoho CRM内でデータを取引先間で移行する際に役立ちます。これにより、ドキュメントや画像、その他のファイルを特定の連絡先、見込み客、またはZoho CRM内の他のタブに直接リンクでき、顧客とのやり取りや関連情報を包括的に表示できます。

添付ファイルの移行は、データ移行（設定からのインポートオプション）のみで実施可能です。

メモ:
添付ファイルを紐付けるデータも、移行済みである必要があります。そうでない場合、添付ファイルの移行は機能しません。そのため、添付ファイルを移行する予定のすべてのデータもあわせて移行されていることをご確認ください。

使用例:

例として、見込み客タブの添付ファイルを移行するケースを考えます。添付ファイルを見込み客データと関連付けるため、次の手順を実施します。
(1) まず、見込み客データをマイグレーションID付きで移行します
(2) その後、移行済みの見込み客に対して添付ファイルの移行を実施します。
 

見込み客のインポート:

見込み客データを更新するために必要な各項目を列として含むデータファイルを事前にご用意ください。下記のサンプル見込み客ファイルのスクリーンショットをご参照いただけます。




見込み客データのインポート手順:
  1. 設定 > Data administration > インポートする に移動してください。



  2. 該当するCRM（Zoho CRM）をクリックし、上記のようにすべてのファイルを参照してください。
  3. タブ Mapping で、見込み客ファイルをData Migration Wizardの見込み客タブにマッピングします。
  4. 次に、項目Mappingが表示され、CRM内の該当する項目をファイル内の該当する項目とマッピングします。
  5. マッピングが完了したら、開始するをクリックしてマイグレーションを開始します。すべてが正しく設定されていれば、すべてのファイルが問題なく移行されます。

見込み客に関連付けられた添付ファイルのインポート：

添付ファイルとともにマイグレーションを実施するには、2つのフォルダー（Dataフォルダーと添付ファイルフォルダー）が必須です。

サンプルフォルダー構成は以下の通りです：

Dataフォルダー：


添付ファイルフォルダー：


添付ファイル.csvファイル：



事前準備:

  1. Dataフォルダー - すべてのデータファイルが格納されています。マッピングのためには、添付ファイルcsvファイル内に下記項目が含まれている必要があります。
    1. PARENTID - 親アカウントの移行ID。
    2. ATTACHMENTID - 添付ファイルフォルダー内のファイル名。
    3. FILENAME - Zoho CRM内で表示される添付ファイルの名前。
  2. 添付ファイルフォルダー - すべての添付ファイルデータ元ファイル（サブフォルダーなし）が含まれています。2つのフォルダー名はDataと添付ファイルとしてください。それら2つのフォルダーを圧縮し、郵便番号ファイル（ZIPファイル）としてまとめます。


添付ファイルの郵便番号ファイルをインポートする手順:
 
ファイルをインポートする手順:
 
  1. 設定 > Data administration > インポートする に移動してください。
  2. 該当するCRM（Zoho CRM）をクリックし、すべてのファイルを参照します。
  3. 次の手順はタブマッピングです。Dataフォルダー内の添付ファイルファイルと添付ファイルフォルダーをマッピングしてください。



  4. 続いて項目マッピングを行います。添付ファイルファイルの項目マッピングについては、下記のスクリーンショットをご確認ください。



  5. マッピングが完了したら、「開始する」マイグレーションをクリックします。すべてが正しく設定されていれば、すべてのファイルが問題なく移行されます。


動画例とサンプルファイル:
  1. この記事で説明している完了プロセスと結果を示す画面録画はこちらからご覧いただけます。
  2. この記事で使用しているサンプルCSVファイルはこちらからダウンロードできます。
 

ご注意いただきたい重要なポイント：

  1. 添付ファイルはCSV形式である必要があります。
  2. Dataフォルダーと添付ファイルフォルダーは1つのZIPファイルにまとめて圧縮してください。
 

この移行で発生しうる一般的なエラー：

  1. 親データ/IDが見つかりません-

    このエラーは、親タブのデータが移行されていない場合に発生します。例えば、今回の場合は見込み客タブのデータが添付ファイルと関連付けられています。
    見込み客データが移行されていない、または見込み客ファイルで使用しているIDが添付ファイルに保存されているIDと一致しない場合、このエラーが発生します。


  1. ファイル形式が不正-

    このエラーは、移行時に添付ファイルが見つからない場合に発生します。


 

Quote
カスタムソリューション作成者 Sakthi Priya | Zoho パートナーサポート

ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽に パートナー-サポート@zohocorp.com までご連絡ください。

Notes
また、すべての『Europe』および『イギリス partners』の皆様には、パートナー-サポート@eu.zohocorp.comまでご連絡いただきますようお願いいたします。