Zoho CRMのメール同期の複数メールボックス対応

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

要件の概要

メール転送オプションを使用して、Zoho CRM レコードのメール関連リストに、2 つの異なるメールボックスからメールを同期します。

ユースケース

ある営業ディレクターが、2 つの異なる地域市場を担当しています。1 つは会社のメールボックス（director@company.com）、もう 1 つは個人のビジネス用メールボックス（name@mailservice.com）です。見込み客からの問い合わせ、顧客からの問い合わせ、進行中の商談に関するやり取りは、どちらのメールボックスにも届きます。

Zoho CRM 内で顧客とのやり取りを一元的かつ包括的に把握するには、両方のメールボックスからのメールを、対応する見込み客および連絡先レコードと自動的に同期させることが重要です。この方法により、見落としのあるコミュニケーションを防ぎ、重複した追跡作業を削減し、営業チームとマネジメントの双方が、すべての顧客とのやり取りを集約したデータにアクセスできるようになり、コラボレーションとレポート作成を強化できます。

この要件を直接満たす際の現在の課題

現時点では、Zoho CRM では 1 人のユーザーに対して、IMAP/POP 連携で複数のメールアドレス（2 つのメールボックスなど）を直接設定することはできません。これは、ビジネスにとって課題となります。

その結果、両方のメールボックスからのすべてのメールのやり取りが、常に関連する見込み客または連絡先レコードに関連付けられるようにする必要があります。これにより、CRM 内での顧客対応の表示が強化されます。

権限と利用条件

→ メール連携の権限を持つユーザーは、IMAP/POP を設定できます。

→ 管理者、または IMAP/POP を設定したユーザーがメール共有設定を「公開」にしている場合、すべての CRM ユーザーは同期されたメールデータにアクセスできます。

→ メール送信の権限を持つユーザーは、Zoho CRM から顧客にメールを送信できます。

解決方法

この要件を満たすには、メールボックス側でメール転送を設定します。これにより、ユーザーの会社メールボックス（director@company.com）で受信したメールが、自動的にユーザーの個人メールボックス（name@mailservice.com）に転送されるようになります。

個人メールボックスは、IMAP/POP 連携を使用して Zoho CRM に設定されているため、転送されたメールもすべて、対応する CRM レコードに同期されます。この方法により、複数のメールボックスからのメールのやり取りを、Zoho CRM 内の 1 つの統合メールボックスに集約できます。

たとえば、2 つのメールアドレス（会社用と個人用）を管理しているユーザー Harry（営業ディレクター）を考えてみます。顧客とのやり取りは両方のメールボックスで受信されるため、どちらか一方のメールボックスだけに IMAP/POP を設定した場合、やり取りの追跡が不完全になってしまいます。

これを解決するために、Harry は会社メールボックス（director@company.com）から個人メールボックス（name@mailservice.com）へのメール転送を設定します。個人メールボックスを IMAP/POP で Zoho CRM と連携することで、直接受信したメールと転送されたメールの両方が同期され、CRM 内で顧客とのコミュニケーションを完全に把握できるようになります。