Zoho Deskのチケット添付ファイルをZoho CRMの連絡先に自動同期する

Zoho Deskのチケット添付ファイルをZoho CRMの連絡先に自動同期する

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概要:


Zoho CRMをZoho Deskと連携すると、連絡先および差出人CRMが自動的にDeskへ同期されます。連絡先はZoho Deskでチケットを作成でき、その際に画像、ドキュメント、ログなどの重要な添付ファイルが含まれることがよくあります。多くの場合、これらの添付ファイルもCRMで簡単にアクセス・今後参照できるようにしたいというニーズがあります。

本記事では、Zoho Deskチケットの最新スレッドから添付ファイルを自動で取得し、該当する連絡先のデータとしてZoho CRMにアップロードするプロセスを、カスタム関数とワークフロールールを用いて自動化する方法を解説します。

法人活用例:

顧客対応を行う組織がZoho CRMとZoho Deskを活用する場合、Desk経由で送信されたサポートチケットに、請求書、スクリーンショット、法的ドキュメント、契約書などの重要な添付ファイルが含まれることが一般的です。しかし、これらの添付ファイルはDesk内に留まり、Zoho CRMの関連付けされた連絡先やアカウントへは自動で同期されません。
CRMを顧客権限やドキュメントの唯一のデータ元として活用しているチームにとって、これは以下の課題につながります:
  • ファイル管理の重複作業が発生する
  • CRMのデータが未完成のままとなる
チケットの添付ファイルをDesk内の最新顧客返信から該当CRM連絡先の添付ファイル関連リストへ自動同期することで、次のメリットが得られます:
  • CRMに常に最新ファイルが反映される
  • 営業・アカウントチームの表示性が向上
  • 手動でのダウンロードや再アップロードが不要になる
  • 顧客データの集約が効率化される
この自動化は、手動同期が現実的でない大量のチケットを扱うチームに特に有効です。


手順 1: Zoho Deskでワークフールールを設定する

  1. Zoho Desk > 設定 > 自動化 > ワークフローへ移動します。
  2. 「作成 ワークフロー Rule」をクリックします。
  3. ルール名を入力し、「Trigger: 顧客 Reply」を選択します。
  4. 必要に応じて条件を定義します。
  5. 「操作」で「カスタム Function」を選択します。
  6. 引数 ticketid をチケットIDとマッピングします。
  7. 下記のカスタム function コードを貼り付けます。


コード:
  1. ticketInfo = invokeurl
  2. [
  3. url :'https://desk。Zoho。com/api/v1/チケット/' + ticketid + ''
  4. 種類 :取得する
  5. connection:'desk'
  6. ];

  8. contactId = ticketInfo。getJSON('contactId');
  9. contactInfo = invokeurl
  10. [
  11. url :'https://desk。Zoho。com/api/v1/連絡先/' + contactId + ''
  12. 種類 :取得する
  13. connection:'desk'
  14. ];
  15. info contactInfo;

  17. crmContactID = contactInfo。getJSON('zohoCRMContact').取得する('id');

  19. latestThreadInfo = invokeurl
  20. [
  21. url :'https://desk。Zoho。com/api/v1/チケット/' + ticketid + '/latestThread'
  22. 種類 :取得する
  23. connection:'desk'
  24. ];

  26. attachmentsInfo = latestThreadInfo。取得する('添付ファイル');

  28. for each 添付ファイル in attachmentsInfo
  29. {
  30. attachmentURL = 添付ファイル。取得する('href');
  31. fileName = 添付ファイル。取得する('名前');

  33. getAttachment = invokeurl
  34. [
  35. url :attachmentURL
  36. 種類 :取得する
  37. connection:'testa'
  38. ];

  40. if(getAttachment != null)
  41. {
  42. if(isText(getAttachment))
  43. {
  44. getAttachment = getAttachment。toFile(filename);
  45. }
  46. param = Map();
  47. param。put(fileName,getAttachment);
  48. getAttachment。setParamName('file');
  49. info 'getAttachment:' + getAttachment;
  50. uploadAttachment = Zoho。crm。attachFile('連絡先',crmContactID,getAttachment,'crm');
  51. info uploadAttachment;
  52. }
  53. }

参照用スクリーンショット：






API リファレンス：
Notes
メモ：この方法は、Deskの連絡先がZoho CRM経由で同期されている場合にのみ利用できます。zohoCRMContactIDは、CRM内の該当データを特定するために必要です。



メモ: この関連するZoho CRM 連絡先IDは、Zoho CRM - Zoho Desk連携を通じて同期された連絡先の場合に利用可能です。

出力:

顧客がZoho Deskのチケットに添付ファイル付きで返信するたびに、そのファイルは自動的に関連するZoho CRMの連絡先にアップロードされます。

Zoho Deskの添付ファイルのスクリーンショット:



Zoho CRMの関連連絡先に添付されたファイルのスクリーンショット:

まとめ:


この自動化を設定することで、組織の顧客関連ファイル管理を効率化できます。Zoho DeskとZoho CRM間で手動アップロードする手間がなくなり、すべての顧客関連ドキュメントをCRMから直接確認できます。


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