Zoho Deskのチケット添付ファイルをZoho CRMの連絡先に自動同期する
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概要:
Zoho CRMをZoho Deskと連携すると、連絡先および差出人CRMが自動的にDeskへ同期されます。連絡先はZoho Deskでチケットを作成でき、その際に画像、ドキュメント、ログなどの重要な添付ファイルが含まれることがよくあります。多くの場合、これらの添付ファイルもCRMで簡単にアクセス・今後参照できるようにしたいというニーズがあります。
本記事では、Zoho Deskチケットの最新スレッドから添付ファイルを自動で取得し、該当する連絡先のデータとしてZoho CRMにアップロードするプロセスを、カスタム関数とワークフロールールを用いて自動化する方法を解説します。
法人活用例:
顧客対応を行う組織がZoho CRMとZoho Deskを活用する場合、Desk経由で送信されたサポートチケットに、請求書、スクリーンショット、法的ドキュメント、契約書などの重要な添付ファイルが含まれることが一般的です。しかし、これらの添付ファイルはDesk内に留まり、Zoho CRMの関連付けされた連絡先やアカウントへは自動で同期されません。
CRMを顧客権限やドキュメントの唯一のデータ元として活用しているチームにとって、これは以下の課題につながります:
-
ファイル管理の重複作業が発生する
-
CRMのデータが未完成のままとなる
チケットの添付ファイルをDesk内の最新顧客返信から該当CRM連絡先の添付ファイル関連リストへ自動同期することで、次のメリットが得られます:
-
CRMに常に最新ファイルが反映される
-
営業・アカウントチームの表示性が向上
-
手動でのダウンロードや再アップロードが不要になる
-
顧客データの集約が効率化される
この自動化は、手動同期が現実的でない大量のチケットを扱うチームに特に有効です。
手順 1: Zoho Deskでワークフールールを設定する
-
Zoho Desk > 設定 > 自動化 > ワークフローへ移動します。
-
「作成 ワークフロー Rule」をクリックします。
-
ルール名を入力し、「Trigger: 顧客 Reply」を選択します。
-
必要に応じて条件を定義します。
-
「操作」で「カスタム Function」を選択します。
-
引数 ticketid をチケットIDとマッピングします。
-
下記のカスタム function コードを貼り付けます。
コード:
-
ticketInfo = invokeurl
-
[
-
url :'https://desk。Zoho。com/api/v1/チケット/' + ticketid + ''
-
種類 :取得する
-
connection:'desk'
-
];
-
-
contactId = ticketInfo。getJSON('contactId');
-
contactInfo = invokeurl
-
[
-
url :'https://desk。Zoho。com/api/v1/連絡先/' + contactId + ''
-
種類 :取得する
-
connection:'desk'
-
];
-
info contactInfo;
-
-
crmContactID = contactInfo。getJSON('zohoCRMContact').取得する('id');
-
-
latestThreadInfo = invokeurl
-
[
-
url :'https://desk。Zoho。com/api/v1/チケット/' + ticketid + '/latestThread'
-
種類 :取得する
-
connection:'desk'
-
];
-
-
attachmentsInfo = latestThreadInfo。取得する('添付ファイル');
-
-
for each 添付ファイル in attachmentsInfo
-
{
-
attachmentURL = 添付ファイル。取得する('href');
-
fileName = 添付ファイル。取得する('名前');
-
-
getAttachment = invokeurl
-
[
-
url :attachmentURL
-
種類 :取得する
-
connection:'testa'
-
];
-
-
if(getAttachment != null)
-
{
-
if(isText(getAttachment))
-
{
-
getAttachment = getAttachment。toFile(filename);
-
}
-
param = Map();
-
param。put(fileName,getAttachment);
-
getAttachment。setParamName('file');
-
info 'getAttachment:' + getAttachment;
-
uploadAttachment = Zoho。crm。attachFile('連絡先',crmContactID,getAttachment,'crm');
-
info uploadAttachment;
-
}
-
}
参照用スクリーンショット：
API リファレンス：
メモ：この方法は、Deskの連絡先がZoho CRM経由で同期されている場合にのみ利用できます。zohoCRMContactIDは、CRM内の該当データを特定するために必要です。
メモ: この関連するZoho CRM 連絡先IDは、Zoho CRM - Zoho Desk連携を通じて同期された連絡先の場合に利用可能です。
出力:
顧客がZoho Deskのチケットに添付ファイル付きで返信するたびに、そのファイルは自動的に関連するZoho CRMの連絡先にアップロードされます。
Zoho Deskの添付ファイルのスクリーンショット:
Zoho CRMの関連連絡先に添付されたファイルのスクリーンショット:
まとめ:
この自動化を設定することで、組織の顧客関連ファイル管理を効率化できます。Zoho DeskとZoho CRM間で手動アップロードする手間がなくなり、すべての顧客関連ドキュメントをCRMから直接確認できます。
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