時間外労働の承認申請と承認済みデータのエクスポート
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時間外労働の規定で時間外労働の承認が有効になっている場合、従業員は時間外労働時間のデータを送信して承認を受ける必要があります。これにより、従業員は時間外労働時間に関する正確な情報を関係者に提出でき、組織は承認済みの時間外労働データを記録／管理できます。また、正確な給与計算も可能になります。
- ［時間外］タブは、時間外労働の規定で手動申請が許可されているユーザーに対してのみ、［出退勤］→［自分のデータ］の画面に表示されます。
- 時間外労働の規定で手動申請を許可された従業員についてのみ、その直属の上司または管理者が該当の従業員に代わって時間外労働の承認申請を送信できます。
時間外労働時間の承認申請を送信するには：
- ［出退勤］→［時間外］タブの順に移動します。
- 従業員の場合（自分の承認申請を送信するには）：［出退勤］→［自分のデータ］→［時間外］→［時間外労働の時間を送信する］の順に移動します。
- 直属の上司の場合（部下の承認申請を送信するには）：［出退勤］→［チーム］→［部下］の順に移動します。代理申請する対象の部下をクリックして、［時間外］→［時間外労働の時間を送信する］の順にクリックします。
- データ管理者／出退勤タブの管理者の場合（組織の従業員の承認申請を送信するには）：［処理］→［出退勤］→［時間外］→［時間外労働の時間を送信する］の順に移動します。代理申請する対象の従業員を選択します。
- 時間外労働の申請対象とする期間を［今日］、［今週］、［今月］の中から選択するか、期間を指定します。該当の従業員について、選択した期間における総労働時間と、時間外労働時間の合計が表示されます。期間を指定した場合、最大31日間分の時間外労働時間を申請できます。
- 時間外労働時間の合計は編集可能です。また、鉛筆（編集）アイコンをクリックすると、時間外労働時間を個別に編集できます。［送信対象の時間外労働の時間］は、［記録済みの時間外労働の時間］以下にしてください。
- 時間外労働の承認申請に関するコメントや注記を入力します。
- 画面右上に、時間外労働時間の合計が表示されます。記録された時間と申請する時間をそれぞれ確認します。
- ［送信する］をクリックします。
時間外労働の承認申請を送信すると、組織が適用している承認の設定に基づいて、自動承認されるか、設定された承認者にデータが送信されます。
［時間外］タブの機能
- 前の月に申請した時間外労働について確認するには、画面上部のカレンダーアイコンの横にある左矢印をクリックします。
- 時間外労働の申請をステータスごとに確認するには、［すべて］、［承認済み］、［保留中］、［却下済み］、［キャンセル済み］を切り替えます。
- 画面右上の［…］（その他）アイコンをクリックし、表示中の申請データに対して［エクスポートする］、［PDF形式でダウンロードする］、［印刷する］のいずれかの処理を実行することもできます。
時間外労働の承認申請の承認
時間外労働時間を申請すると、すべての承認者に承認依頼のメール通知が届きます。承認者はこのメールから申請を承認するか、以下の手順を実行します。
- ［ホーム］→［自分のスペース］→［概要］→［承認］タブの順に移動し、［承認する］をクリックします。
- 直属の上司の場合、［出退勤］→［チーム］→［部下］→［時間外］の順に移動すると、承認待ちの申請を表示および承認できます。
- データ管理者および出退勤タブの管理者の場合、［処理］→［出退勤］→［時間外］の順に移動すると、全従業員の承認待ちの申請を表示および承認できます。承認者は、承認対象の時間外労働時間を修正したうえで、申請を承認することもできます。［承認対象の時間外労働の時間］は、記録された時間外労働の時間以下にしてください。
承認済みの時間外労働時間の表示とエクスポート
管理者は、特定の従業員または全従業員について、該当の月に承認した時間外労働時間を表示およびエクスポートできます。
- ［処理］→［出退勤］→［時間外］の順に移動します。
- ドロップダウンから［承認済み］を選択します。
- 特定のデータのみをエクスポートしたい場合は、必要なフィルターを適用します。たとえば、［今月］を選択したり、期間を指定したりします。
- ［…］（その他）アイコン→［エクスポートする］の順にクリックし、ファイル形式を選択して、［エクスポートする］をクリックします。
フィルター条件に従って、承認済みの時間外労働データがダウンロードされます。