メールのスケジュール処理

メールのスケジュール処理

目的

メールのスケジュール処理を設定することで、従業員に対してリマインダーなどのメールを定期的に自動送信できます。たとえば、交通費などの立替申請を特定の日時までに提出するように促すリマインダーを自動送信することが可能です。スケジュール処理により、対象の従業員にメールが送信されます。

メールのスケジュール処理については、以下の動画をご参照ください。


メールのスケジュール処理の設定方法

  1. ホーム画面から、［設定］（歯車アイコン）→［従業員情報］→［自動化］→［スケジュール処理］の順に移動します。

  2. ［メールのスケジュール処理を追加する］をクリックします。
  3. スケジュール処理の名前、説明を追加します。たとえば、「交通費立替申請の提出リマインダー」といった名前を設定できます。
  4. スケジュール処理の開始日時を指定します。
    ［開始日］は、スケジュール処理の実行開始日です。


  5. スケジュール処理の頻度を設定します。例：交通費の立替申請を提出する場合、［毎月］を選択し、日付を指定します。
  6. もし［毎週］に設定する場合は、スケジュール処理を実行する曜日を設定できます。スケジュール処理の頻度を［毎四半期］、［半年ごと］、［毎年］に設定すると、指定した開始日から3か月、6か月、1年ごとに処理が実行されます。
  7. タイムゾーンを選択します。タイムゾーンは、受信者の勤務地域に応じて指定できます。例：別の時間帯で勤務している従業員にメールを送信する場合、その従業員のタイムゾーンに応じて送信時間を指定できます。
  8. メッセージで［差出人］と［宛先］を選択します。
  9. ［差出人］は［ユーザーの一覧］や［権限の一覧］から選択可能です。
  10. 必要に応じて、［CC］または［BCC］を入力します。
  11. メールの件名を入力します。

    一覧アイコンから［現在の月］や［現在の日付］を選択すると、件名を動的に設定できます。例：件名を「${zoho.currentMonth}の交通費の請求書を提出してください。」と設定すると、「現在の月」の項目は当月に自動的に置き換えられます。

  12. ［本文］タブをクリックします。

    差し込み項目を使用してメッセージを作成します。

    例：
    「${zoho.currentMonth}の交通費の請求書を提出してください。」
    差し込み項目「${zoho.currentMonth}」は、本文内にも下の画像のように追加できます。


  13. ［保存する］をクリックします。
上記の手順で作成したメールのスケジュール処理の詳細は、［設定］→［従業員情報］→［自動化］→［スケジュール処理］→［メールのスケジュール処理］から確認できます。
  1. メールのスケジュール処理名
  2. 開始日時：スケジュール処理が実行される日時です。
  3. タイムゾーン
  4. 頻度：メールが送信される頻度です。例：毎日、毎月など

スケジュール処理をすぐに実行する場合は、実行アイコンをクリックします。

メールのスケジュール処理の編集方法と削除方法

  1. メールのスケジュール処理にカーソルを合わせます。
  2. 変更するスケジュール処理を選択し、必要な編集を行います。
  3. スケジュール処理を削除するには、スケジュール処理名の右側にある［削除］アイコンをクリックします。
  4. クリックすると、スケジュール処理が削除され、メールの自動送信は停止されます。

  5. ［保存する］をクリックします。