共通変数の利用方法
Zoho Peopleにおける変数の利用方法
Zoho Peopleの変数を利用すると、メールテンプレート、書類テンプレート、差し込み文書テンプレート、独自の関数などに動的な要素を追加できます。たとえば、組織情報などのよく使われる値を変数に保存することで、さまざまなテンプレートや関数に適用できるようになります。これにより、作業効率と一貫性が向上します。
変数と変数グループの作成、編集、削除方法については、こちらをご参照ください。
メールテンプレートと書類テンプレートでの変数の利用方法
利用例
認証メールや承認メールを頻繁に送信する場合、その都度、住所、従業員番号、連絡先などの組織情報を記載する必要があります。メールテンプレートに変数を設定すると、組織情報が正確に自動更新されるため、送信の度に手作業で更新する必要がなくなります。
変数を使用するには：
- 必要な変数を作成します。詳細はこちらをご参照ください。
- ［設定］に移動し、変数を使用したいサービスを選択します。
- ［自動化］タブに移動します。
- ［テンプレート］で［メールテンプレート］または［書類テンプレート］を選択します。
- ［メールテンプレートを追加する］（または［書類テンプレートを追加する］）をクリックし、新しいテンプレートを作成します。
- ［フォーム名］と［メールテンプレート名］を入力します。
- ［メッセージ］セクションで、［利用可能な差し込み項目］をクリックし、［共通変数］を選択します。
- ［項目を選択する］のドロップダウンから、作成した変数を選択します。
- ［挿入する］をクリックし、テンプレートに変数を追加します。
- ［送信する］をクリックします。
差し込み文書テンプレートでの変数の利用方法
利用例
ビジネスレターや公式文書を作成する場合、組織のURL、メールアドレス、住所といった組織の基本情報を記載する必要があります。差し込み文書テンプレートに変数を関連付けると、常に最新情報が反映されるため、組織の基本情報が変わる度に手作業で修正する必要がなくなります。
変数を使用するには：
- 必要な変数を作成します。詳細はこちらをご参照ください。
- ［設定］に移動し、変数を使用したいサービスを選択します。
- ［自動化］タブに移動します。
- ［テンプレート］で［差し込み文書テンプレート］を選択します。
- ［テンプレートを追加する］をクリックします。または、既存のテンプレートを選択して編集します。
- ［フォーム名］、［テンプレート名］、［文書名］を入力します。
- ［差し込み文書テンプレートのギャラリー］画面でテンプレートを選択します。
- ［項目を管理する］セクションに、利用可能な変数が一覧表示されます。
-
作成した変数を選択し、テンプレートに関連付けます。
- ［完了する］をクリックします。
独自の関数のパラメーターとしての変数の利用方法
利用例
従業員情報の更新やリマインダーの送信といった処理を自動化するには、独自の関数を作成する必要があります。組織のURLやメールアドレスなどの情報を変数に保存しておき、関数のパラメーターとして設定すると、関数が自動的に処理を実行します。値が変わる度に手作業で修正する必要はありません。
変数を使用するには：
- 必要な変数を作成します。詳細はこちらをご参照ください。
- ［設定］に移動し、変数を使用したいサービスを選択します。
- ［自動化］タブに移動します。
- ［処理］で［独自の関数］を選択します。
- ［独自の関数を追加する］をクリックします。または、既存の関数を選択して編集します。
- ［フォーム名］と［独自の関数名］を入力します。
- ［パラメーターを編集する］をクリックします。
- ［メソッド名］を入力します。
- 入力値のドロップダウンから、［共通変数］を選択します。
- 作成した変数を選択し、独自の関数のパラメーターとして関連付けます。
- 関連付けが完了すると、関数の実行時に変数の値が自動的に適用されます。
メールテンプレート、書類テンプレート、差し込み文書テンプレート、独自の関数のすべてにおいて、同一の変数を再利用することで、作業の効率性とデータの正確性が向上します。