目的

Zoho Peopleの欠勤データのスケジュール処理機能では、［出退勤管理］タブで欠勤が記録された際に、［休暇管理］タブで休暇を自動的に消化させたり、送信先として設定した従業員に通知を送信したりできます。従業員が出退勤の打刻を行わなかった場合、［出退勤管理］においてその日は［欠勤］として登録されます。欠勤データのスケジュール処理機能が有効になっていると、そのような欠勤を［休暇管理］タブに自動で反映させたり、欠勤に関して対象の従業員に通知を送信したりすることが可能です。この機能により、欠勤状況を正確に把握できます。また、必要に応じて休暇申請や出退勤データの修正を行うことが可能です。給与計算の正確性を向上させることができます。

［休暇管理］タブに送信された欠勤データは、特別休暇、傷病休暇、年次休暇などの残数に応じて、休暇に自動変換できます。

欠勤データのスケジュール処理の設定方法

1. ホーム画面から、［設定］→［出勤］→［自動化］→［欠勤データのスケジュール処理］の順に移動し、［スケジュール処理を追加する］をクリックします。
   
2. スケジュール処理の名前を入力します。
   
3. スケジュール処理を実行するタイミングを選択し、欠勤データを処理する日を指定します。必要に応じて、以下の項目を選択します。
1. 欠勤を休暇に自動変換する：この設定を有効にすると、従業員の利用可能な休暇残数が自動的に使用され、欠勤データが承認済みの休暇へと変換されます。休暇の残数は、こちらで設定された休暇の種類に従って、上から順に適用されます。
   
   メモ：

   ・ 欠勤は、予定日に承認済みの休暇に変換されます。このプロセスにより休暇の承認が実行されることはありません。休暇の残数がない場合は欠勤扱いとなります。

   ・ 欠勤が休暇に自動変換された後に出退勤の修正が申請された場合、休暇は取り消されず、出退勤データも修正されません。
   

   修正の制約：

   ・ 修正により出退勤データを一括インポートした場合、休暇の自動変換は取り消されません。
2. メールで通知する：この設定を有効にすると、欠勤時に、従業員本人、上司、その他の従業員に欠勤を通知することができます。
   
   
4. 欠勤時のメール通知を有効にした場合、何日間欠勤したら通知を送信するかを設定できます。また、欠勤の日数に応じて、通知のテンプレートをカスタマイズすることも可能です。
   
   

   通知は、10件まで設定できます。また、欠勤日数は、連続10日間まで指定できます。
   
5. 欠勤データのスケジュール処理の条件を設定します。 
   
   
   
   
   

   欠勤データのスケジュール処理の実行条件としては、場所、部署、役職、役割、ユーザーグループ、従業員を指定できます。
6. ［保存する］をクリックします。
   上記の手順を実行すると、欠勤データは［休暇管理］タブに送信され、指定した従業員に通知が送信されます。