一般データ保護規則（GDPR）は、欧州連合（EU）に居住する、またはEUで事業を行うすべての個人と企業を対象とした、データ保護とプライバシーに関する新たな規制です。GDPRでは、個人データの管理と処理に関する高い基準を定めています。そのため、EUにとどまらず、世界中の人々と企業によるデータプライバシーへのアプローチを根本から変革します。

人事部門にとって最も重要なことは、GDPRへの準拠です。これは、人事プロセスでは、従業員に関する大量のデータを常に収集、処理しているからです。Zoho Peopleは、このような情報のすべてを収集して処理する人事管理システムとして、あらゆる機密情報の完全な管理を保証します。

Zoho Peopleのセルフサービス機能により、従業員は自身の個人情報を閲覧できます。人事担当者は、従業員の役割に応じて、表示可能および／または編集可能な項目を設定できます。権限に関する詳細については、こちらをクリックしてください。 

Zoho Peopleに追加されたデータは、すべて編集可能です。データや記録に間違いがある場合は、設定されたアクセス制限に応じて、管理者または従業員がいつでも修正可能です。

Zoho Peopleは、従業員が個人情報の削除を申請した際に、管理者が該当の情報を削除できるように設計されています。人事担当者または管理者は、削除が必要な特定のデータ項目を選択できます。

GDPRでは、各個人は個人情報の処理を制限するようデータ管理者に申請する権利があると規定しています。データ処理システムであるZoho Peopleは、従業員からの申請を受け取った際に個人情報の処理を停止できる機能を管理者に提供しています。

GDPRの主要な側面の1つに、ある管理者から別の管理者へデータを転送する権利があります。Zoho Peopleは、データのエクスポートを簡単に行えるように設計されています。パスワードによる保護が可能なエクスポート機能により、高いセキュリティレベルを実現します。そのため、組織は安全性を損なうことなくデータを移行できます。エクスポートするフォームのデータにパスワードを設定する方法の詳細については、こちらをクリックしてください。 

個人データはGDPRにおいて重要であるため、変更の管理はデータ保護の強化に役立ちます。Zoho Peopleの操作ログでは、個人データの変更履歴が表示され、すべての従業員データの変更を記録します。項目に操作履歴を設定する方法の詳細については、こちらをクリックしてください。 

Zoho Peopleは、収集、処理されるデータに対して高いセキュリティをもたらします。人事担当者は、組織内のさまざまな役割に対して、記録の閲覧および更新の権限を設定できます。さらに、IPアドレスと地域による制限により、場所に基づくアクセス制限が可能になります。管理者は、特定のタブと場所へのアクセス権限を付与することができます。また、項目を「個人用」としてマークし、処理されるデータに対するより詳細な制御も可能です。IPアドレスによる制限についての詳細はこちらを、地域による制限についての詳細はこちらをご参照ください。 

最高レベルのセキュリティを確保するため、管理者の判断により、Zohoのデータベースに保管される特定のデータ項目を暗号化することができます。Zoho Peopleの従業員用ファイルとファイルのアップロード項目には、すべて標準で暗号化が適用されています。