オファーレターと任命通知書 | Zoho People

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内定通知書と採用通知書の管理

概要

Zoho Peopleでは、正式な内定通知書と採用（確定）通知書を作成、カスタマイズ、送信でき、候補者のオンボーディングプロセスを効率化できます。送信後、候補者は通知書を承諾または辞退でき、その回答を個別に追跡できます。

推奨プロセスフロー

この機能のメリット

カスタマイズした通知書の作成
組織のブランドや特定の雇用条件、報酬情報を反映した内定通知書と採用通知書を作成できます。
送信と追跡
内定通知書をデジタルで送信し、候補者の回答、電子署名、辞退をリアルタイムで確認できます。承諾した候補者は自動的にオンボーディングに進められるため、採用プロセスがよりスムーズになります。
オンボーディングの効率化
採用プロセスの重要な段階で正式書類の作成を自動化し、手作業を削減するとともに、候補者とのやり取りの一貫性と透明性を確保できます。

内定通知書とは

内定通知書は、候補者に採用オファーを提示する正式な書類です。提示する役割、給与、主な雇用条件を記載できます。候補者が承諾すると、内定通知書は組織に入社する意思を確認するものとなり、正式な合意として扱われます。

採用通知書とは
採用通知書は、雇用を確認する正式な契約書類です。通常、オンボーディング手続きの完了後、かつ内定通知書の承諾後に、正式な入社日の直前に候補者へ送信されます。この通知書により雇用契約が確定し、雇用条件が正式に確認されます。

内定通知書と採用通知書の機能を有効にする手順

ステップ1：必要な機能の有効化

［設定］→［オンボーディング］→［環境設定］→［基本設定］に移動します
［内定通知書を有効にします］
［採用通知書を有効にします］

メモ。

通常、採用通知書は、内定通知書を承諾した候補者にのみ送信できます。ただし、いずれか一方の機能（内定通知書または採用通知書）のみが有効になっている場合、この依存関係は適用されません。

ステップ2：内定通知書と採用通知書のテンプレート内容の設定（メールマージ｜電子署名）

［設定］→［オンボーディング］→［環境設定］→［内定通知書テンプレート］
に移動します
［テンプレートの追加］ボタンをクリックして、テンプレートの追加画面を開きます。ここで、テンプレート名を設定し、動的な差し込み項目を使用して書類名をカスタマイズし、テンプレートの内容を作成できます。新しいテンプレートを最初から作成したり、既存のテンプレートをもとに作成したり、PDFテンプレートをインポートしたりできます。
次に、［電子署名の設定］タブに移動し、通知書の電子署名ワークフローを設定します。有効にすると、複数の受信者を追加し、各受信者に署名または表示のアクションを割り当てることができます。受信者には、特定のユーザー、カスタムメールアドレス、候補者のメールアドレスを指定できます。必要に応じて署名期限を設定し、自動リマインダーも利用できます。上から下の順序で処理され、最初の受信者がアクション（表示または署名）を完了した場合にのみ、次の受信者へ進みます。
採用通知書テンプレートについても同じ手順を繰り返します。メールマージテンプレートの作成について詳しくはこちら。

ここで作成したテンプレートは、内定通知書を作成する際に選択できます。採用シナリオに応じて複数のテンプレートを作成できます。たとえば、中途採用者と新卒者でテンプレートを分けたり、地域、職種、肩書きに基づいて作成したりできます。

Zoho Sign、Docusign、Adobe Signとの連携に対応しており、内定通知書と採用通知書で電子署名機能を利用できます。有料プランが必要です。

ステップ3：候補者に送信されるメール通知のカスタマイズ

［設定］→［オンボーディング］→［自動化］→［通知］に移動します
「内定通知書／採用通知書のメールテンプレートをカスタマイズ」セクションまで下にスクロールします。使用する標準のメール通知を変更するには、該当する［テンプレートを編集］ボタンをクリックします。これらのメールには、内定通知書または採用通知書へのリンクが含まれます。

これで、内定通知書と採用通知書を送信する準備は完了です。

アクセスできるユーザー

初期設定では、オンボーディングサービス管理者が内定通知書と採用通知書のプロセスを管理します。ただし、この設定は変更でき、追加のユーザーにアクセス権を付与できます。設定するには、［設定］→［オンボーディング］→［権限］→［内定通知書／採用通知書の権限］に移動します。

内定通知書の作成と送信

前提条件
⬡ 上記の設定手順を完了している必要があります。つまり、内定通知書オプションを有効にし、少なくとも1件の内定通知書テンプレートをシステムに追加しておく必要があります。

⬡ 候補者を追加している必要があります。
⬡ 必要な給与パッケージをすべて、報酬サービスから追加している必要があります。
⬡ 候補者または他の受信者から電子署名を取得するには、電子署名連携を設定し、テンプレートの電子署名フローを有効にします。

候補者に内定通知書を生成して送信するには、次の手順を実行します。

［業務］→［オンボーディング］→［内定通知書］タブに移動し、［内定通知書を生成］ボタンをクリックします。
［内定通知書の追加］画面が表示されます。使用する給与パッケージを選択し、提示給与を入力して、提示する役職を選択し、内定の有効期限と入社日を設定します。
使用する内定通知書テンプレート（内定通知書を送信する候補者に適したもの）を選択します。
［次へ］をクリックし、生成された内定通知書のプレビューを表示します。
画面が［プレビュー］タブに進みます。
内定通知書が生成され、送信できる状態になります。

候補者に送信するには、［候補者に送信］ボタンをクリックします。電子署名フローが有効で、最初の受信者が署名者の場合は、［署名用に送信］オプションが表示されます。

メモ
⬡ 通知書を生成するたびに、クレジットが消費されます。差し込み文書のクレジットについての詳細はこちらをご参照ください。

⬡ 変更を行う場合は、Zoho Peopleを別のタブで開き、［設定］→［オンボーディング］→［設定］→［内定通知書テンプレート］に移動してテンプレートを変更することをお勧めします。変更が完了したら、元のタブで再度［通知書を再生成］をクリックすると、更新されたテンプレートを確認できます。
⬡ 提示給与を変更する場合は、［前へ］ボタンをクリックし、［再生成］ボタンをクリックして項目を編集できるようにします。

内定通知書が候補者に送信されます。候補者には、内定通知書にアクセスするためのリンクが記載されたメールが届きます。候補者は内定を承諾または辞退できます。

電子署名が必要な場合、受信者は文書に電子署名する必要があります。

複数のデータを一括でインポートする場合は、［業務］→［オンボーディング］→［内定通知書］→［その他オプション］（三点リーダーアイコン）から利用できる［インポート］オプションを使用します。同じメニュー内の［エクスポート］オプションを使用して、データをエクスポートすることもできます。

次の手順

⬡ ［業務］→［オンボーディング］→［内定通知書］タブで該当するフィルターをクリックし、内定の承諾／辞退を追跡します。

⬡ 内定辞退後に変更や交渉がある場合は、必要に応じて候補者に新しい内定を提示できます。

⬡ 候補者のオンボーディング手続きが完了したら、候補者に採用通知書を発行できます（内定を承諾した候補者のみ対象です。組織で内定通知書機能が無効になっている場合、この依存関係は適用されません）。採用通知書を送信するには、［業務］→［オンボーディング］→［採用通知書］タブに移動します。

⬡ 候補者をどの段階でも、［業務］→［オンボーディング］→［候補者］タブからユーザーまたは従業員プロフィールに変換できます。

電子署名と受信者ステータスの追跡
［業務］→［オンボーディング］→［内定］または［採用通知書］に移動し、電子署名ステータスが「署名用に送信済み」と表示されているデータを選択します。署名プロセスの概要を表示するには、［電子署名ステータスを表示］をクリックします。このページには、現在の文書ステータス、受信者の一覧、および各受信者に関連付けられたステータスが表示されます。
表示済み -> 文書は表示されましたが、署名されていません
未対応 -> 文書はまだ表示または署名されていません
署名済み -> 文書は署名済みです

採用通知書の生成と送信

前提条件

⬡ ［設定］→［オンボーディング］→［設定］→［基本設定］で採用通知書機能が有効になっており、使用する差し込み文書テンプレートが［設定］→［オンボーディング］→［採用通知書テンプレート］タブに追加されていることを確認します。

⬡ 組織で内定通知書機能と採用通知書機能の両方を使用している場合、採用通知書は内定通知書を承諾した候補者にのみ送信できます。採用通知書機能のみを使用している場合、この依存関係は無視されます。

採用通知書を送信するには、次の手順を実行します。

［業務］→［オンボーディング］→［採用通知書］に移動し、［採用通知書を生成］オプションをクリックします。
［採用通知書の追加］画面で、採用通知書を送信する候補者を選択します。入社日を確定し、利用可能なドロップダウンから使用する採用通知書テンプレートを選択します。
［保存して生成］をクリックし、プレビュー画面に進みます。
採用通知書のプレビューが画面に表示されます。採用通知書を候補者に送信するには、［候補者に送信］をクリックします。

メモ

内定通知書と同様に、採用通知書に電子署名フローが設定されている場合、表示される操作は［署名用に送信］になります。詳細については、「内定通知書の生成と送信」セクションの手順5と6を確認してください。

メモ

⬡ 通知書を生成するたびに、クレジットが消費されます。差し込み文書のクレジットについての詳細はこちらをご参照ください。

⬡ 変更を行う場合は、Zoho Peopleを別のタブで開き、［設定］→［オンボーディング］→［設定］→［採用通知書テンプレート］に移動してテンプレートを変更することをお勧めします。変更が完了したら、元のタブで再度［通知書を再生成］をクリックすると、更新されたテンプレートを確認できます。

⬡ 候補者が承諾した給与（内定通知書内）はこの時点では変更できないため、提示給与の変更はロックされます。ただし、組織で内定通知書機能を使用していない場合は、採用通知書を送信する際に、オファー関連の詳細を編集および選択できます。

採用通知書が候補者に送信されます。候補者には、採用通知書にアクセスするためのリンクが記載されたメールが届きます。候補者は採用オファーを承諾または辞退できます。

複数のデータを一括でインポートする場合は、［業務］→［オンボーディング］→［採用通知書］→［その他］オプション（三点リーダーアイコン）から利用できる［インポート］オプションを使用します。同じメニュー内の［エクスポート］オプションを使用して、データをエクスポートすることもできます。