タイムシートのリマインダー設定

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工数表提出リマインダー

Zoho People では、従業員に作業時間のログや工数表の提出を促すために、一定の間隔でリマインダーを設定できます。

工数表サービスでリマインダーを設定することで、次のことが行えます。

従業員に対して、次のタイミングでリマインドできます:

作業時間を記録していない場合
記録した作業時間が指定した時間数より少ない場合
承認用の工数表を提出していない場合
承認用に提出した工数表の時間数が、指定した時間数より少ない場合
リマインダーを送信する頻度と、どの日付またはどの期間について従業員にリマインドするかを設定する。
レポート先マネージャーに対し、部下がまだ提出していないことを通知する。
適用範囲や例外条件を変えてリマインダーを設定する。
特定の従業員に関するリマインダーを、指定したユーザーに送信する。

工数表リマインダーの設定にアクセスするには、設定> 工数表> 自動化> Reminders に移動します。

ユースケース 1: 作業時間ログ提出リマインダー

従業員が 1 日あたり 8 時間未満しか作業時間を記録していない場合に、従業員および関連するレポート先マネージャーにリマインダーを送信します。

[リマインダーを追加] をクリックし、以下のスクリーンショットのように設定します（必要に応じてカスタマイズできます）。

この例では、ユーザーが 8:00 時間未満しか記録していない日の午後 6:00 にリマインダーが送信されます。すべての従業員が対象で、通知は該当する従業員とレポート先マネージャーにメールで送信されます。

ユースケース 2 - 工数表提出リマインダー

従業員が、前週の水曜日から当週の火曜日までの期間の工数表を承認用に提出していない場合、毎週金曜日の午後 6 時にリマインダーを送信します。

[リマインダーを追加] をクリックし、以下のスクリーンショットのように設定します（必要に応じてカスタマイズできます）。

この例では、工数表がまだ承認用に提出されていない場合に従業員へ通知されます。適用対象は IT 部署のスタッフで、その部署の管理者とマネージャーのみ除外されています。

メモ
「適用対象」内で追加された複数の条件は、「A かつ B」のルールで動作します（すべての条件を満たす必要があります）。唯一の例外は、「適用対象」内の[従業員を追加]オプションで追加された条件です。従業員条件は「A または B」のルールで動作します。たとえば、HR（部署）、マネージャー（役割）、John（従業員）が選択されている場合、スケジュール処理はすべての HR 部署のマネージャー、または John に適用されます。