Zoho PeopleとMicrosoft Teamsとの連携

Zoho PeopleとMicrosoft Teamsとの連携とは

Zoho Peopleは、Microsoft Teamsの拡張アプリ（チャットボット）として、Microsoft Teamsアプリストアで提供されています。この連携機能を使用すると、従業員はMicrosoft Teams上から人事関連の承認依頼を確認したり、休暇申請を提出したり、プロジェクト情報を取得したりできます。

導入のメリット

両方のアカウントがある場合、Microsoft Teams内で通知を受け取り、Zoho Peopleの操作を行うことができます。アプリを切り替える必要はありません。

この機能で実行できる操作

上司は、Microsoft Teams内で承認申請を確認し、承認／却下できます。
Microsoft Teamsから出勤／退勤を記録できます。
自分の休暇の残数や今後の休日を確認できます。
休暇申請や出退勤データの修正申請ができます。
時間単位の許可の申請ができます。
プロジェクトを検索し、詳細を確認できます。
工数表の承認状況を確認できます。
同僚を検索し、出退勤状況、休暇状況、連絡先情報を確認できます。
承認待ち中の申請のリマインダーを上司に送信できます。

Microsoft TeamsからZoho PeopleのZiaへのアクセス

Microsoft TeamsからZiaを利用するには、事前にZoho PeopleのWebアプリでZiaを有効にしておく必要があります。 Ziaの有効化の手順や機能については、こちらをご参照ください。

Ziaは、Zoho Peopleに搭載されたAIベースの人事アシスタントです。自然な言葉で質問や指示を行うことで、従業員や人事担当者の業務をサポートします。人事関連の質問への回答、分析情報の提供、定型業務の実行、従業員データの分析などを行うことができます。

Ziaの主な特長：

Zoho Peopleユーザー向けに提供されるAIアシスタントです。
［ファイル］サービスにアップロードされた組織の規定文書を参照し、人事規定や従業員に関する質問に回答します。
会話の流れを理解し、前後の文脈や流れを考慮してやりとりに対応します。
承認待ちの申請、割り当てられたタスク、学習管理システムにおける学習の進捗に関する質問に回答します。
リマインダーの送信や従業員のフィードバックの共有などの操作をチャットから実行できます。
Zoho Peopleのナレッジベースを参照し、Zoho Peopleの設定方法や利用方法を案内します。
分析や傾向に関する質問に回答し、分析データや要約を提供します。
役割と権限に基づいてアクセスを制限できるため、安全に利用できます（設定はZoho PeopleのWebアプリから行う必要があります）。

Microsoft Teamsでは、チャットでの質問など、テキスト入力による機能を利用できます。グラフの作成、視覚的なレポートの表示、チャットによる画面操作、音声入力などの高度な機能は利用できません。これらの機能を利用する場合は、 Zoho PeopleのWebアプリ内のZia をご利用ください。

Microsoft Teamsのチャット画面で質問や指示を入力すると、ZiaがMicrosoft Teams内のZoho Peopleチャットで直接回答します。

Microsoft Teams用Zoho Peopleのインストールと利用方法

ヒント：全従業員にインストールを依頼する場合は、インストールリンク付きのフィード通知やメール通知を送信できます。その場合は手順5から開始してください。

Webブラウザーから、Microsoft TeamsアプリストアのZoho Peopleへのリンクにアクセスするか、https://appsource.microsoft.com/en-us/marketplace/appsにアクセスしてZoho Peopleを検索してください。
［今すぐ入手］をクリックしてインストールします。
ウェルカムカードの［Authorize］（認証する）をクリックします。

メモ：認証はユーザー自身で行う必要があります（組織でMicrosoft Teamsを使用するユーザー全員が個別に認証を行う必要があります）。承認通知はZoho PeopleとMicrosoft Teamsの両方で受信できます。
サインインには、既存のZohoアカウント、またはZohoに関連付けられたMicrosoftアカウントを使用してください（認証が完了すると、上のスクリーンショットのように成功メッセージが表示されます）。

この手順以降、Zoho PeopleとMicrosoft Teamsの連携機能を利用できるようになります。ただし、Zoho Peopleの承認通知を直接Microsoft Teamsで受け取るには、必要な権限を有効にする必要があります。

承認通知を有効にするには、以下の手順を実行します。
Zoho People（people.zoho.com）にアクセスし、Zoho Peopleアカウントを使用してサインインします。
［設定］→［マーケットプレイス］→［外部サービスとの連携］→の順に移動します。
Microsoft Teamsタイルで［設定する／詳細を表示する］をクリックします。
必要な通知を有効化し、［保存する］をクリックします。
メモ：承認通知を受信するには、管理者であるか、必要な権限を持っている必要があります。

設定が完了したら、Zoho Peopleの承認通知をMicrosoft Teams上で直接受信できるようになります。さらに、従業員全員にMicrosoft Teamsのインストールを依頼する通知を送信することも可能です。これにより、従業員も同じ機能を利用できるようになります。

従業員全員にインストール通知を送信するには、以下の手順を実行します。
通知方法として［フィード］や［メール］を有効にするか、両方を有効にします。
［保存する］をクリックします。

これにより、従業員にMicrosoft Teamsをインストールするためのリンク付き通知が送信されます。