工数表の設定

工数表の設定

Notes
工数表とは
工数表とは、プロジェクトや業務にかかる工数を管理/記録するための表を指します。この表は、工数の合計、休憩時間、請求対象の工数といった情報が記録されます。通常、従業員は工数表を提出することを求められ、承認されると、行なった業務に対して給与が支払われます(設定により異なります)。

工数表の設定

工数表に関する設定を行うには、[設定][工数管理][設定][工数表]の順に移動します(管理者にのみ表示されます)。
この画面では、次の設定を行うことができます。

工数表の設定に関するヘルプ動画:


制限

[送信時に工数表の期間を制限する]:有効にすると、工数の送信期間を月、週、日単位で設定できます。週または月単位で送信する場合、さらに詳細な設定が可能です。



設定方法については、以下の例をご覧ください。
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例1:工数表の送信を1日単位で制限する


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例2:工数表の送信を特定の期間で制限する


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例3:工数表を送信する期間を終了日で制限する(開始日で制限するには、[開始]のドロップダウンから選択します)

Info[月]を選択した場合にも、同様の設定が可能です。
  1. 工数表の送信に関して、請求可否に基づいて工数の記録を制限する:有効にすると、請求対象/請求対象外に基づいた工数の記録のみ送信できます。
  2. 工数表の作成時に、クライアントのない工数の記録を除外する:プロジェクトまたはクライアントのある工数の記録のみが対象になります。
  3. 日付が重複している工数表を制限する:有効にすると、同じ日付または期間の工数表を送信できなくなります。      
  4. 工数表の送信における工数の下限の条件を設定する:  1日あたり/1週間あたりで記録が必要となる時間数の下限を設定できます。
    1. この設定を有効にすると、
      ・記録した時間が、設定した下限を下回った場合、ユーザーに警告が表示されます。
      ・設定した下限に達していなくても、工数表を送信することはできます。
      ・送信された工数表が、設定した下限に達していない場合、承認者にも警告が表示されます。
      ・この情報は、承認者が工数表を承認/却下する際の判断材料となります。
  5. 工数表の送信における工数の上限の条件を設定する:1日あたり/1週間あたりで記録できる時間数の上限を設定できます。
    1. この設定を有効にすると、
      ・記録した時間が設定した上限を上回ると、ユーザーに警告が表示されます。
      ・設定した上限を上回っても、工数表を送信することはできます。
      ・警告が表示されるため、ユーザーは記録した工数を確認/検証したうえで送信できます。

権限

工数表の作成を許可する:工数表を送信できるユーザーを設定します。従業員に自身の工数表を送信する権限を付与する、直属の上司に部下の工数表を送信する権限を付与する、その両方の権限を付与するといった設定が可能です。

工数表において時間単価の表示を許可する:工数表で時間単価を確認できるユーザーを選択します。  承認者、直属の上司、従業員から選択できます。従業員が自身の時間単価を閲覧できないようにするには、[従業員(個人)]のチェックを外します。


各種設定

工数表の[各種設定]セクションでは、工数表の確認、承認、却下、再送信の方法を管理者が設定できます。これらの設定により、承認プロセスを標準化でき、工数表における工数の記録について、品質と精度が改善されます。

工数表の設定を行うには、[設定]→[工数管理]→[設定]→[工数表]→[各種設定]の順に移動します。
  1. 承認時に、承認者による工数の記録の編集を許可する:通常、工数表を承認/却下する際に、承認者が工数表を編集する権限はありません。そのため、工数表が却下された場合、従業員は工数表を再提出しなければなりません。この設定により、承認者は工数表の承認時に、業務名、請求可否、工数の時間、作業項目を柔軟に編集できるようになるため、承認プロセスを迅速化できます。 
  2. 工数の記録の承認/却下時にコメントの追加を許可する:この設定により、承認者は工数を承認/却下する際にコメントを追加できるようになります。承認、却下、その両方の操作時にコメントを必須にするかどうかを選択できます。
  3. コメントを必須にする: この設定を有効にすると、工数のコメントが許可されていることを前提として、承認者が工数を承認/却下する際にコメントの入力が必須になります。
  4. 定義済みのコメントのみを許可する:承認者が工数を承認/却下する際に、あらかじめ設定されたコメントのみ選択できるようにします。
  5. 一部承認済みの工数表で却下された工数について、従業員による編集と再送信を許可する:従業員は、承認済みの入力内容に影響を与えることなく、却下された工数データを更新し、工数表を承認用に再送信できます。
  6. 工数表にシフトの詳細を表示する:従業員に割り当てられたシフト情報が工数表に表示されます。これにより、シフトを確認しながら正確に工数を記録できます。

通貨

工数表で合計額を計算する際に適用する基準通貨を追加できます。また、場所ごとの通貨を追加することも可能です。

工数表の承認に関するメール通知のカスタマイズ

従業員に対して送信されるメールテンプレートを編集できます。工数表が承認されるとメールが送信されます。


関連情報
時間外労働の規定(Zoho Peopleの工数管理機能)
工数管理の設定(概要)