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ドキュメントを通知するための送信

1. 「組織ファイル」に追加されたファイル。
   
2. 「従業員ファイル」に追加されたファイル。
   

1. 次に 操作 > ファイルに移動し、通知を送信したい組織ファイルまたは従業員ファイルに移動します。
   

   新規ファイルを追加するか、存在するファイルを変更して通知を送信可能です。
2. 通知のセクションで、以下のいずれかを選択します:
   
   期限なし: 通知の期限を設定せずにドキュメントを送信するためのオプション。
   
   強制的な期限を設定する: 通知の期限を設定してドキュメントを送信するためのオプション。このオプションを選択した場合は、通知の期限を設定します。
   
   
   
   
   
   

   ファイルに対して必須の確認が有効の場合、従業員がZoho Peopleにログインすると、ポップアップが表示されて、ドキュメントを表示して確認することをリマインドします。 彼らは期限までこのポップアップを無視できます。それまでに確認しない場合、確認するまでZoho People サービスにアクセスできません。
   

   

   
   
3. 保存をクリック。
   ドキュメントの通知がドキュメントに対して有効化されました。

ドキュメントを確認する (従業員)

確認が必要なドキュメントには、従業員に発行されて「保留中の確認」アイコンがファイルまたはドキュメントに表示されます。 従業員は、確認のアイコンをクリックしてドキュメントを表示し、ページの最下部にある「私が確認する」ボタンをクリックして確認を確定します。 確認が終わると、アイコンのステータスが「保留中の確認」から「ファイル確認済み」に変更されます。

 

従業員またはドキュメントの適用対象者は、ホームページの活動タブで差出人からのドキュメントを表示し、認識することができます。

確認済みドキュメントの表示 (管理者向け)

管理者は、操作 > すべて表示 > ファイルで通知するために既に送信されたドキュメントへ移動して、従業員のドキュメント通知ステータスを表示することができます。その後、ファイルにマウスオーバーし、三点リーダーアイコン > 確認状況を表示をクリックします。

管理者がまだドキュメントを認識していない場合、表示する通知スペースで送信ボタンをクリックしてそれを行うことができます。

1. ドロップダウン メニューをクリック:
   - Acknowledgedを選択すると、ドキュメントを認識した従業員を表示します。- 保留中を選択すると、まだドキュメントを認識していない従業員を表示します。

1. ページ下部で合計の通知を受信した数を確認することができます。
   

1. 詳細ウィンドウの右上角にある三点リーダーアイコンをクリックして、確認状況レポートをエクスポートすることができます。