身分証明書とは

身分証明書の追加

1. ［処理］→［ファイル］→［身分証明書］の順に移動して、［身分証明書を追加する］をクリックします。
   
   
   
   
2. ドロップダウンから［身分証明書の種類］を選択します。
   
     
   
   
3. 文書追加の対象となる従業員を選択します。
   
4. 追加する文書が、従業員（本人）のものか、その扶養家族のものかを選択します。ファイルを添付する場合は、［ファイルをアップロードする］にチェックを入れます。アップロード形式（片面／両面）を選択して、文書をアップロードします。
   
5. ［IDの番号］と［有効期限］をそれぞれの項目に入力します。
   
6. ［送信する］をクリックします。
   

パスポートについても、上記の手順で身分証明書の情報を追加できます。

身分証明書の管理者

それぞれの文書の種類ごとに身分証明書の管理者を割り当てることができます。管理者には、役割およびユーザーを指定できます。アクセス権の階層は、文書の種類によって異なります。

身分証明書の管理者を追加するには、 ［設定］→［ファイル］→［権限］→［身分証明書の管理者］→［身分証明書の管理者を追加する］の順に移動します。

マイナンバー ：初期設定時、管理者の役割／特権管理者の役割では、このデータにアクセスできません。データを作成したユーザーと、マイナンバーに関して身分証明書の管理者に指定された管理者のみが、このデータを閲覧および管理できます。

パスポート ：初期設定では、管理者の役割／特権管理者の役割を持つユーザーがこのデータにアクセスできます。パスポートデータの閲覧、追加、編集を実行できる権限を、特定の役割／ユーザーに割り当てることもできます。

文書の送信に関するリマインダー 

必要とされる身分証明書を従業員が遅滞なく送信できるように、リマインダーを自動化できます。リマインダーを設定すると、入社日に基づき、従業員にリマインダーが自動送信されます。リマインダーは、設定した間隔で繰り返し送信できます。

リマインダーは、従業員と扶養家族の文書に関する必要なデータが提出されるまで送信されます。

リマインダーを設定するには、 ［設定］→［ファイル］→［自動化］→［リマインダー］→［リマインダーを追加する］の順に移動します。

1. 身分証明書の種類：リマインダーを送信する文書を選択します。
2. リマインダーを送信する：初回のリマインダーを、従業員の入社日から何日後に送信するかを設定します。
3. リマインダーの送信タイミング：リマインダーメールを送信する時間を設定します。
   
4. リマインダーの繰り返し：文書がアップロードされるまでリマインダーを繰り返す頻度（日単位）も指定できます。
   
   
   
   
5. 従業員に送信するメッセージをカスタマイズするには、それぞれのリマインダーのメールテンプレートを編集します。
   
6. ［保存する］をクリックします。

文書の送信ステータスのレポート

従業員や扶養家族の身分証明書の送信ステータスを管理できます。

これには、［レポート］→［組織のレポート］→［ファイル］→［身分証明書］の順に移動します。 

フィルターを使用すると、［文書の所有者］、［送信ステータス］、［従業員のステータス］、［承認状況］に基づき結果を表示できます。