従業員タイムシート
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Zoho Peopleの 工数表 は、従業員がジョブを追加し、さまざまなジョブや関連付け済みプロジェクトに費やした時間を記録・管理することができます。工数表を活用することで、工数の記録、時間ログの作成、工数表の承認申請、ジョブのスケジューリング、重要なレポートの表示が可能です。
ジョブの追加と管理
工数の記録を行うには、まずジョブを作成する必要があります。従業員が業務を開始する際、該当するジョブを作成することができます。ジョブの作成方法はいくつかあります。
方法1
1. 工数表 > プロジェクト/Jobs > Jobsへ移動します。
2. ジョブの追加をクリックします。
3. ジョブ名を入力し、関連付け済みプロジェクトを選択します。
4. ジョブの開始日と終了日を指定します。
5. 合計時間を入力します。
6. 必要に応じてその他の詳細を入力します。
7. 送信するをクリックします。
方法2
もう一つの追加方法は、工数の記録時にジョブを追加する方法です。事前にジョブを作成していない場合：
1. 工数表 > 時間ログ > リスト表示に移動します。
2. プロジェクトを選択します。
3. ジョブの選択をクリックします。
4. ジョブの追加をクリックします。
5. ジョブの詳細を入力します。
6. 送信するをクリックします。
プロジェクトに関連付けずにジョブを追加することも可能です。
ジョブやプロジェクトの追加は、管理者が設定したフォーム権限に基づいて行われます。
表示形式
リスト表示
工数表のリスト表示から、従業員はさまざまな操作が可能です。
- タイマーを使用して新規ジョブの工数を記録
- 日単位・週単位・月単位で手動による工数の記録
- 特定の期間、ジョブ、プロジェクト、クライアント、請求対象ステータス、承認ステータスでジョブをフィルター・表示
- 省略記号アイコンの設定から時間ログのインポート・エクスポート
Calendar 表示する
Calendar 表示するでは、従業員が自身のジョブステータスを月間で確認できます。時間ログもCalendar 表示するから追加可能です。新しい時間ログを追加するには、次の手順に従ってください：
1. 工数表 > 時間 log > Calendar 表示するに移動します。
2. 対象の日付に移動し、＋アイコンをクリックします。
3. 表示されたポップアップで時間ログの詳細を入力します 。
時間の記録
従業員は、工数を手動または自動で記録できます。タイマーを利用すれば、自動で工数記録が可能です。
手動での方法
Zoho Peopleでは、従業員が手動で工数を記録する方法が複数用意されています。
「工数の記録」オプションを使用する:
1. ホームページから、時間 Logs > List 表示する > 工数の記録へ移動します。
2. ジョブ名を選択します。
3. ジョブの日付を選択します。
4. 時間欄で、時間または開始・終了を選択します。
5. 必要に応じてその他の詳細を入力します。
6. 送信するをクリックします。
毎日、週次、月次の時間ログ
毎日、週次、月次ログを利用することで、従業員は手動で工数記録が可能です。1日に複数の時間ログを記録する場合や、週に多数のログがある場合に便利です。 。
1. ホームページから工数表 > 時間 Logsへ移動します。
2. 工数の記録ドロップダウンをクリックします。
3. 毎日、週次、月次、または半月次の時間ログを選択します
管理者が合計時間のみを有効にしている場合、従業員はログに合計時間のみ入力できます。
管理者が開始・終了時間と合計時間の両方を有効にしている場合、従業員はどちらかのオプションを選択し、ポップアップで詳細を入力できます。
管理者によって「開始する」と「終了時間」のみが有効になっている場合、従業員はログでこれらを入力できます。
4. システムが従業員に入力を許可しているオプションに基づき、「時間の番号」または「開始する」「終了時間」を入力します。
5. 送信するをクリックします。
自動方法
従業員はタイマーを使用して自動的に工数の記録を行うことができます。タイマーを使って工数の記録を行うには、以下の手順に従ってください。
1. 工数表 > 時間ログ > List表示するに移動します。
2. ジョブ、プロジェクト、その他の詳細を選択します。
3. タイマーをクリックして時間の記録を開始します。
次の方法でも自動的に工数の記録が可能です。
1. ホームページから工数表 > 時間ログに移動します。
2. 工数の記録をクリックします。
3. 必須の詳細を選択します。
4. タイマーを開始するをクリックします。
5. 保存をクリックします。
このジョブの時間記録が開始されます。List表示するでタイマーが動作中であることを確認できます。
時間ログのインポートとエクスポート
インポートするおよびエクスポートする権限が従業員に有効化されている場合、List表示するでこれらの設定が利用可能です。
従業員は時間ログをインポートすることで手動で工数の記録を行うこともできます。
時間ログをインポートするには、
1. 工数表 > 時間ログ > List表示するに移動します。
2. 右上の三点リーダーアイコンをクリックします。
3. インポートするを選択します。
4. ファイルが指定されたサンプル形式と一致していることを確認してください。
5. ファイルをインポートする をクリックします。
6. 項目をマップし、次へ をクリックします。
時間ログをエクスポートするには、フィルターアイコンの横にある三点リーダーアイコンをクリックし、 エクスポートする を選択します。
1. エクスポートを完了したい形式を選択します。
2. エクスポートする をクリックします。
時間ログの複製
従業員が同様の作業やプロジェクトに取り組んでいる場合、複製オプションを使うことで、毎日・毎週・毎月の時間ログの作成を簡単にできます。
時間ログを複製するには、
1. ホームページから 工数表 > 時間ログ > リスト表示 > 工数の記録 ドロップダウンに移動します。
2. ログの種類をクリックし、複製する をクリックします。
前日・前週・前月の時間ログが複製されて表示されます。ここに新たな時間ログを追加したり、複製された時間ログを提出前に編集することもできます。
リセットする オプションを使用すると、送信前の時間ログがすべてクリアされます。
時間ログの編集・削除
従業員が時間ログの内容を変更したい場合：
1. 工数表 > Timelogs > リスト表示 に移動します。
2. 該当する時間ログへ進みます。
3. 鉛筆アイコンをクリックしてログを編集します。
4. 必要な変更を行います。
5. 送信する をクリックします。
時間ログを削除する場合、
1. 工数表 > Timelogs > リスト表示 に移動します。
2. 該当する時間ログへ進みます。
3. 該当する時間ログの横にあるごみ箱アイコンをクリックします。
4. 確定 をクリックします。
プロジェクトの追加と管理
従業員は（権限に応じて）作業中のプロジェクトを追加し、そのプロジェクトに関連付けられた業務の工数記録を行うことができます。
プロジェクトを追加するには、
1. 工数表 > Jobs/プロジェクト > プロジェクト に移動します。
2. 「プロジェクトを追加する」をクリックします。
3. プロジェクトの詳細（名前、費用、時間単価）を入力します。
4. 送信する をクリックします。
プロジェクトが追加されると、従業員は Jobs 列の + アイコンをクリックして新しいジョブを追加できます。
既存のjobsは、Jobs列で確認できます。
プロジェクトを編集または削除するには、該当プロジェクトの横にある鉛筆またはごみ箱アイコンを使用して操作を実行します。
ジョブスケジュール
ジョブスケジュール機能を利用することで、従業員は1日または1週間分のスケジュールをまとめて確認できます。 。
従業員は、権限に応じて自身のジョブスケジュールを表示、追加、編集できます。
スケジュールに新規jobを追加するには：
1. 工数表 > ジョブスケジュール > スケジュールへ移動します。
2. ジョブを追加したい日付または時間をクリックします。
3. ポップアップでjobの詳細を入力します。
4. 公開をクリックします。
保存 下書きオプションは、追加したjobが最終版でない場合や、今後変更がある場合に利用できます。
通常、報告先マネージャーが部下のためにjobをスケジュールします。既存のジョブスケジュールを表示する方法：
1. 工数表 > ジョブスケジュール > スケジュールへ移動します。
2. 詳細を確認したいジョブスケジュールをクリックします。
- Dayオプションを利用して、日ごとのジョブスケジュールを表示します
- Weekオプションを利用して、1週間分のジョブスケジュールを表示します
- フィルターを利用し、公開済みステータスや場所でジョブスケジュールを絞り込めます
既存のスケジュールを編集するには、
1. 工数表 > ジョブスケジュール > スケジュールへ移動します。
2. 編集したいジョブスケジュールをクリックします。
3. ポップアップで必要な詳細を編集します。
4. 公開をクリックします。
スケジュールを削除するには、ポップアップ右上のごみ箱アイコンをクリックします。
工数表 レポート
従業員は、工数表内でさまざまなレポートを表示し、自身の時間ログ、プロジェクト、ジョブのステータスを把握できます。
時間ログ
このレポートでは、各ジョブごとに従業員が毎週記録した時間の詳細を確認できます。レポートはチャート形式とリスト形式の両方で利用可能です。フィルターを利用して、時間ログに関する必要な情報だけを表示することもできます。
Jobs ステータス
このレポートでは、従業員が各ジョブで費やした推定時間と合計時間の比較を表示します。合計時間は実際に記録された時間を指し、推定時間は完了までに想定される時間数です。レポートはチャート形式およびリスト表示でも確認できます。
請求対象時間と請求対象外時間の比較も、Jobsステータスで確認できます。
プロジェクト ステータス
このレポートでは、従業員が関与しているすべてのプロジェクト名に加え、クライアント名、推定時間、請求対象時間、請求対象外時間、合計時間、プロジェクトステータスの詳細が表示されます。