Zoho Projectsでのメールによるプロジェクト管理

Zoho Projectsでのメールによるプロジェクト管理

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メールによるプロジェクト管理

Zoho Projectsでは、メールを使用してプロジェクトを管理できます。Zoho Projectsでサポートされているメールエイリアスを使用すると、ステータス、タスク、問題の追加、フォーラムの作成、ドキュメントのアップロード、特定のタスクリストへのタスクの追加、タスクや問題へのコメントの追加などを行えます。また、フォルダー全体または個別のファイルをZoho Projectsにアップロードすることもできます。

  1. 左側のナビゲーションパネルで［プロジェクト］をクリックし、対象のプロジェクトに移動します。

  2. 対象のプロジェクトにカーソルを合わせ、［プロジェクトにアクセス］をクリックします。

  3. 上部パネルで、［詳細を開く］の横にあるをクリックします。

  4. ［メールエイリアス］をクリックします。

要件の確認

  1. 個人用またはビジネス用のメールアドレスをaccounts.zoho.comに登録する必要があります。
  2. メールを使用してプロジェクトにタスク、問題、コメント、ファイルを追加するには、そのプロジェクトに関連付けられている必要があります。
  3. プロジェクトに関連付けられていない場合でも、プロジェクトを管理できます。ただし、この機能を利用できるのはZoho Projectsのエンタープライズプランを使用している場合のみです。Zoho Projectsから設定済みのメールアドレスに問題を転送するよう、メール設定を行う必要があります。
メールを開き、ワンクリックでプロジェクトの活動を追加できます。
  1. ステータスを追加するには、［ステータスの追加］セクションに表示されているメールアドレスをコピーし、宛先に入力します。
  2. タスクを追加するには、［タスクの追加］セクションに表示されているメールアドレスをコピーし、宛先に入力します。
  3. 問題を追加するには、［問題の追加］セクションに表示されているメールアドレスをコピーし、宛先に入力します。
  4. フォーラム投稿を追加するには、［フォーラムの追加］セクションに表示されているメールアドレスをコピーし、宛先に入力します。
  5. ドキュメントをアップロードするには、［ドキュメントのアップロード］セクションに表示されているメールアドレスをコピーし、宛先に入力します。
  6. タスクリストにタスクを追加するには、タスクリストの詳細ページにある［メールを使用してこのタスクリストにタスクを追加］に表示されているメールアドレスをコピーします。

タスク

メールでタスクを追加する場合。
  1. 件名には、最初に優先度を入力し、その後にタスクの内容を入力します。（注：!- 優先度：低、!!- 優先度：中、!!!- 優先度：高）。件名は次のように入力します。構文 - 件名：!!クレジットカード用テンプレートの再設計。
  2. 件名にタスクの開始日と終了日を追加することもできます。最初の角括弧には開始日、2番目の角括弧には終了日を入力します。[11-29-2019][11-30-2019]。
  3. タスクは、CCに指定されたユーザーに割り当てられます。
  4. メールエイリアスからタスクに添付したファイルは、タスクの詳細ページにあるドキュメントセクションに追加されます。また、メールに添付するファイルのサイズは20MB以下にする必要があります。
  5. タスクを開いて詳細ページを表示します。［コメント］タブまで下にスクロールし、［メールによるタスクコメントの追加］に表示されているメールアドレスをコピーします。このアドレスに送信したメールの内容が、タスクのコメントとして追加されます。

フォーラム

メールでフォーラム投稿を追加する場合。
  1. 件名では、最初にフォーラム投稿をお知らせまたは固定投稿のどちらにするかを指定し、その後にフォーラムの内容を入力します。
  2. お知らせの構文：[announcement] 例：[announcement] ビルド4.0のリリースノート
  3. 固定投稿の構文：[sticky]。

問題へのコメント

  1. 問題の一覧表示で、対象の問題をクリックします。
  2. ［コメント］タブをクリックし、［メールによる問題コメントの追加］に表示されている問題のメールアドレスをコピーします。
  3. メールを作成し、コピーしたメールアドレスを［宛先］に貼り付けます。
  4. 内容を入力し、［送信］をクリックします。

予定へのコメントの追加／ファイルの添付

  1. ［カレンダー］をクリックし、対象の予定を選択します。
  2. ［メールによるコメントの投稿］に表示されている、この予定専用のメールアドレスをコピーします。
  3. メールアカウントでメールを作成し、コピーしたメールアドレスを［宛先］に貼り付けます。
  4. コメントを追加してファイルを添付し、［送信］をクリックします。
メールに追加した内容は、ファイルとともに予定のコメントとして自動的に投稿されます。

フォルダーへのファイルのアップロード

  1. ［プロジェクト］でプロジェクトを選択し、［ドキュメント］をクリックします。
  2. ファイルをアップロードするフォルダーを選択します。
  3. ページの右下までスクロールし、［情報を表示］をクリックします。ドキュメントをアップロードするため、［メールによるドキュメントの送信］に表示されている、このフォルダーのメールアドレスをコピーします。
  4. メールを作成し、このメールアドレスを［宛先］に貼り付けます。
  5. ファイルを添付し、［送信］をクリックすると、選択したフォルダーにファイルが追加されます。

対応している日付形式

Zoho Projectsでは、今日、明日、昨日、月曜日、火曜日、次の木曜日、次の金曜日など、さまざまな日付形式を使用できます。対応している開始日と終了日の形式は次のとおりです。

開始日の形式。

日付は「mm-dd-yyyy」形式、または次のいずれかの文字列で指定する必要があります。今日、明日、昨日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日、日曜日、翌日、翌週、翌月、翌年、次の月曜日、次の火曜日、次の水曜日、次の木曜日、次の金曜日、次の土曜日、次の日曜日。

メールエイリアスの変更

ダッシュボードでは、プロジェクト情報を編集したり、登録済みのメールアドレスからZoho Projectsポータルに作業項目を追加するためのメールエイリアスを取得したりすることもできます。

  1. 左側のナビゲーションパネルで［プロジェクト］をクリックし、対象のプロジェクトに移動します。
  2. 対象のプロジェクトにカーソルを合わせ、［プロジェクトにアクセス］をクリックします。

  3. 上部パネルで、プロジェクト名の横にある［詳細を開く］をクリックします。

  4. 右側のパネルでをクリックします。
  5. メールエイリアスを変更するには、 をクリックします。
  6. メールエイリアスを更新し、［保存］をクリックします。

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