Zoho Projectsのメールによるプロジェクト管理

Zoho Projectsのメールによるプロジェクト管理

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メールによるプロジェクト管理

Zoho プロジェクトでは、メールを使ってプロジェクトを管理できます。ユーザーはメールを利用して簡単にプロジェクトを管理できます。Zoho プロジェクトでサポートされているメールエイリアスを使用すると、ステータスやタスク、課題（Issue）の追加、フォーラムの作成、ドキュメントのアップロード、特定のタスクリストへのタスクの追加、タスク／課題へのコメントの追加などが行えます。また、フォルダー全体や個々のファイルを Zoho プロジェクトにアップロードすることもできます。

  1. 左側のナビゲーションパネルでプロジェクトをクリックし、対象のプロジェクトに移動します。

  2. 対象のプロジェクトにカーソルを合わせ、プロジェクトにアクセスオプションをクリックします。

  3. プロジェクト詳細を開くの横にある上部パネルの をクリックします。

  4. メールエイリアスをクリックします。

事前準備

  1. 個人または会社のメールアドレスをaccounts.zoho.comに登録しておく必要があります。
  2. メール経由でプロジェクトにタスク、課題、コメント、ファイルを追加するには、そのプロジェクトに関連付けられている必要があります。
  3. プロジェクトに関連付けられていない場合でも、プロジェクトを管理することは可能です。ただし、これは Zoho プロジェクトのエンタープライズ版をご利用の場合に限られます。Zoho プロジェクトから転送される課題を、設定済みのメールアドレスで受信できるよう、メール設定を構成する必要があります。
準備ができたら、メールを開き、ワンクリックでプロジェクトのアクティビティの追加を開始します。
  1. ステータスを追加する場合：ステータスを追加セクションに表示されているメールアドレスをコピーし、メールの To アドレスに貼り付けます。
  2. タスクを追加する場合：タスクを追加セクションに表示されているメールアドレスをコピーし、メールの To アドレスに貼り付けます。
  3. 課題（Issue）を追加する場合：Issue を追加セクションに表示されているメールアドレスをコピーし、メールの To アドレスに貼り付けます。
  4. フォーラム投稿を追加する場合：フォーラムを追加セクションに表示されているメールアドレスをコピーし、メールの To アドレスに貼り付けます。
  5. ドキュメントをアップロードする場合：ドキュメントをアップロードセクションに表示されているメールアドレスをコピーし、メールの To アドレスに貼り付けます。
  6. タスクリストにタスクを追加する場合：タスクリスト詳細ページのこのタスクリストにメールでタスクを追加に表示されているメールアドレスをコピーします。

タスク

メールでタスクを追加する場合：
  1. 件名には、最初に優先度を入力し、その後にタスクの内容を入力します。（メモ：!- 低優先度、!!- 中優先度、!!!- 高優先度）。件名は次のようになります：構文 - 件名: !!Redesign テンプレート for 貸方 カード
  2. 件名にタスクの開始日と終了日を追加することもできます。最初の角括弧に開始日、2つ目の角括弧に終了日を指定します。[11-29-2019][11-30-2019] の形式です。
  3. タスクは、CC に指定されたユーザーに担当者として割り当てられます。
  4. メールエイリアス宛てのメールに添付したファイルは、タスク詳細ページのドキュメントセクションに追加されます。また、メールに添付できるファイルサイズは 20 MB までです。
  5. タスクを開いて詳細ページを表示します。コメントタブまでスクロールし、「メールでタスクコメントを追加」のメールアドレスをコピーします。このアドレス宛てに送信された内容は、タスクコメントとして追加されます。

フォーラム

メールでフォーラム投稿を追加する場合：
  1. 件名で、最初に投稿が「お知らせ（announcement）」か「固定（sticky）」かを指定し、その後にフォーラムメッセージを入力します。
  2. お知らせの構文：[announcement] 例：[announcement] Release メモ for 作成 4。0
  3. 固定投稿の構文：[sticky]。

課題へのコメント

  1. 課題一覧ビューで、対象の課題をクリックします。
  2. コメントタブをクリックし、「メールで Issue コメントを追加」に表示されている課題用メールアドレスをコピーします。
  3. メールを作成し、コピーしたメールアドレスをToアドレスに貼り付けます。
  4. 本文を入力し、送信をクリックします。

イベントへのコメント追加／ファイル添付

  1. カレンダーをクリックし、対象のイベントを選択します。
  2. 「メールでコメントを投稿」に表示されている、このイベント専用のメールアドレスをコピーします。
  3. メールアカウントからメールを作成し、コピーしたメールアドレスをToアドレスに貼り付けます。
  4. コメントを追加し、ファイルを添付してから送信をクリックします。
メールに追加した内容は、イベントのコメントおよび添付ファイルとして自動的に投稿されます。

フォルダーへのファイルアップロード

  1. プロジェクトでプロジェクトを選択し、ドキュメントをクリックします。
  2. ファイルをアップロードするフォルダーを選択します。
  3. ページ右下までスクロールし、情報を表示をクリックします。メールでドキュメントを送信に表示されている、このフォルダー用のメールアドレスをコピーし、ドキュメントのアップロードに使用します。
  4. メールを作成し、コピーしたメールアドレスをToアドレスに貼り付けます。
  5. ファイルを添付し、送信をクリックして、選択したフォルダーにファイルを添付します。

サポートされている日付形式

Zoho プロジェクトでは、「今日」「明日」「昨日」「Monday」「Tuesday」「次の Thursday」「次の Friday」など、さまざまな日付形式をサポートしています。サポートされている開始日と終了日の日付形式は次のとおりです。

開始日の日付形式：

日付は「mm-dd-yyyy」形式、または次のいずれかの文字列で指定する必要があります：今日、明日、昨日、Monday、Tuesday、Wednesday、Thursday、Friday、Saturday、Sunday、次の日、次の週、次の月、次の年、次の Monday、次の Tuesday、次の Wednesday、次の Thursday、次の Friday、次の Saturday、次の Sunday。

メールエイリアスの変更

ダッシュボードから、プロジェクト情報を編集し、登録済みメールアドレスから Zoho プロジェクトポータルに作業項目を追加するためのメールエイリアスを取得することもできます。

  1. 左側のナビゲーションパネルでプロジェクトをクリックし、対象のプロジェクトに移動します。
  2. 対象のプロジェクトにカーソルを合わせ、プロジェクトにアクセスオプションをクリックします。

  3. 上部パネルで、プロジェクト件名の横にある「プロジェクト詳細を開く」をクリックします。

  4. 右側のパネルで をクリックします。
  5. メールエイリアスを変更するには、 をクリックします。
  6. メールエイリアスを更新し、保存をクリックします。

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