Zoho Projectsにおけるメールプロジェクト管理
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メール プロジェクト Management
Zoho プロジェクトは、メールを活用したプロジェクト管理に対応しています。ユーザーはメールを利用してプロジェクトを簡単に管理できます。Zoho プロジェクトがサポートするメールエイリアスを使えば、ステータスやタスク、課題の追加、フォーラムの作成、ドキュメントのアップロード、特定のタスクリストへのタスク追加、タスクや課題へのコメント追加などが可能です。また、フォルダー全体や個別ファイルをZoho プロジェクトにアップロードすることもできます。
-
左側のナビゲーションパネルでプロジェクトをクリックし、該当するプロジェクトに移動します。
-
該当するプロジェクトにカーソルを合わせ、プロジェクトにアクセスオプションをクリックします。
-
上部パネルの「開く 詳細」横にある
をクリックします。
- 「メールエイリアス」をクリックします。
要件を確認しましょう
- ご自身または法人のメールアドレスを取引先。Zoho。comで登録する必要があります。
- メール経由でプロジェクトにタスク、課題、コメント、ファイルを追加するには、該当プロジェクトに関連付けられている必要があります。
- プロジェクトに関連付けられていない場合でも、プロジェクト管理は可能です。ただし、Zoho プロジェクトのエンタープライズ版をご利用の場合に限ります。メール設定で、Zoho プロジェクトから設定したメールアドレスに課題が転送されるように設定してください。
では、メールを開いてワンクリックでプロジェクト活動の追加を始めましょう。
- ステータスを追加する場合 - ステータス追加セクションで指定されたメールアドレスを宛先にコピーしてください。
- タスクを追加する場合 - タスク追加セクションで指定されたメールアドレスを宛先にコピーしてください。
- 課題を追加する場合 - 課題追加セクションで指定されたメールアドレスを宛先にコピーしてください。
- フォーラム投稿を追加する場合 - フォーラム追加セクションで指定されたメールアドレスを宛先にコピーしてください。
- ドキュメントをアップロードする場合 - ドキュメントアップロードセクションで指定されたメールアドレスを宛先にコピーしてください。
- タスクリストにタスクを追加する場合 - タスクリスト詳細ページからメール経由でこのタスクリストにタスク追加に記載されたメールアドレスをコピーしてください。
タスク
メールでタスクを追加する場合：
- 件名には、まず優先度を入力し、その後にタスクメッセージを入力します。（メモ：!- 低優先度、!!- 中優先度、!!!- 高優先度）。件名の例：SYNTAX - 件名: !!Redesign テンプレート for 貸方カード
- タスクの開始日および終了日も件名内に追加できます。最初の角括弧は開始日、2番目の角括弧は終了日を表します。[11-29-2019][11-30-2019]
- タスクの担当者はCC欄に記載されたユーザーとなります。
- タスクに添付したファイルは、差出人のメールエイリアスからタスク詳細ページのドキュメントセクションに追加されます。また、メールで添付できるファイルサイズは20MBまでです。
- タスクを開いて詳細ページを表示します。コメントタブまでスクロールし、「タスクコメントをメールで追加」のメールアドレスをコピーします。このアドレス宛に送信された内容はタスクコメントとして追加されます。
フォーラム
メールでフォーラムを追加する場合：
- 件名には投稿がアナウンスメントかスティッキーポストかを最初に選択し、そのあとにフォーラムメッセージを入力します。
- アナウンスメントの記法：[announcement] 例：[announcement] Release メモ for 作成 4。+10、-10
- スティッキーポストの記法：[sticky]
課題コメント
- 課題リストで必要な課題をクリックして表示します。
- コメントタブをクリックし、「Issue コメントをメールで追加」の課題メールアドレスをコピーします。
- メールを作成し、このメールアドレスをTo欄に貼り付けます。
- 内容を入力し、送信するをクリックします。
イベントにコメント／ファイルを追加する
- カレンダーをクリックし、必要なイベントを選択します。
- 「メールでコメントを投稿」に表示されている、このイベント専用のイベントメールアドレスをコピーします。
- ご自身のメールアカウントからメールを作成し、コピーしたメールアドレスをTo欄に貼り付けます。
- コメントやファイルを追加し、送信するをクリックします。
メールに追加された内容は、コメントおよびファイルとしてイベントに自動で投稿されます。
フォルダーにファイルをアップロードする
- プロジェクトでプロジェクトを選択し、ドキュメントをクリックします。
- フォルダーを選択して、ファイルをアップロードします。
- ページ右下までスクロールし、表示Infoをクリックします。送信するドキュメント via メール内のフォルダー用メールアドレスをコピーし、ドキュメントをアップロードします。
- メールを作成し、このメールアドレスをTo欄に貼り付けます。
- ファイルを添付し、送信するをクリックして選択したフォルダーにファイルを添付します。
対応している日付フォーマット
Zoho プロジェクトでは、今日、明日、昨日、Monday、Tuesday、次のThursday、次のFridayなど、多くの日付フォーマットをサポートしています。対応している開始日および終了日フォーマットは以下の通りです：
開始日フォーマット：
日付は「mm-dd-yyyy」形式、または次のいずれかの文字列で入力してください：今日、明日、昨日、Monday、Tuesday、Wednesday、Thursday、Friday、Saturday、Sunday、次の日、次の週、次の月、次の年、次のMonday、次のTuesday、次のWednesday、次のThursday、次のFriday、次のSaturday、次のSunday。
メールエイリアスの変更
ダッシュボードから、プロジェクト情報の編集やメールエイリアスの取得も可能です。これにより、登録済みメールアドレスからZohoプロジェクトポータルに作業項目を追加できます。
- 左側のナビゲーションパネルでプロジェクトをクリックし、該当するプロジェクトに移動します。
- プロジェクトにカーソルを合わせて、Access プロジェクトオプションをクリックします。
-
プロジェクト件名の横にある上部パネルの「開く詳細」をクリックします。
- 右側のパネルで
をクリックします。
- メールエイリアスを変更するには
をクリックします。 - メールエイリアスを更新し、保存をクリックします。
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