Zoho Invoice連携

Zoho Invoice連携

Zoho ProjectsをZoho InvoiceまたはZoho Booksに連携することで、 プロジェクト予算 の作成 、工数の請求、すべてのプロジェクトの経費の記録ができます。プロジェクトマネージャーは、予算を作成して、予定コストと実績コストをリアルタイムで確認できます。請求書には、商品やサービスなどの品目、単価、数量、税金、割引が一覧表示されます。請求書を下書きとして保存して、後で編集できます。請求書の有効期限が過ぎると、ステータスが自動的に「期限切れ」に変わります。コストの実績を把握するには、すべての経費を記録することが重要です。見積書を作成し、顧客に送信することもできます。顧客が見積書に同意する場合、見積書は「承認済み」に設定できます。同意しない場合は、見積書は「却下済み」に設定できます。Zoho Projectsに関連付けられている工数表、連絡先、タスク、ユーザー、課題を、Zoho Booksに取得します。Zoho ProjectsとZoho InvoiceまたはZoho Booksとの連携により、すべての請求書と経費を管理できます。  


利点：

  1. Zoho Projectsでプロジェクトに記録した工数についての請求書を作成できます。
  2. プロジェクトの予算に基づいて、プロジェクトの見積書を作成できます。
  3. 見積書を作成して、顧客にメールで送信できます。
  4. プロジェクトに対して、タブに基づく請求方法を選択できます。
この機能を利用できるプラン： エクスプレス プラン、 プレミアム プラン、 エンタープライズ プラン

Zoho Books/Zoho Invoice連携

  1.  画面右上の アイコンをクリックします。 
  2. ［マーケットプレイス］ で ［Zohoサービス］ を選択します。 ［Zoho Invoice / Zoho Books］ で ［Zoho Invoiceを有効にする］ または ［Zoho Booksを有効にする］ を選択します。  
  3. ［ZSCキーの作成するには？］ をクリックして、ZSCキーを取得します。
  4. Zoho BooksまたはZoho Invoiceにユーザーアカウントがない場合は、新しい組織を作成するよう求められます。
  5. 組織を作成して設定すると、Zoho InvoiceまたはZoho Booksに移動します。
  6. Zoho Invoice または  Zoho Books の ［ダッシュボード］ 内で、画面右上の ［設定］ をクリックします。 ［連携］ をクリックします。
  7. ［Zoho Invoice ZSCキー］ または ［Zoho Books ZSCキー］ をクリックして、 ［今すぐ作成］ をクリックして、新しいZSCキーを取得します。
  8. メールアドレスとZSCキーをコピーします。
  9. Zoho Projects で、コピーした メールアドレス をZSCキーを入力します
  10. 組織と、会計の権限を選択します。
  11. 工数を請求する日付を選択します。この日付以前の工数は、「請求済み」に設定されます。
  12. ［連携設定］の下にある［Invoice Milestones］（マイルストーンの請求）設定を有効にすると、マイルストーンの固定コストの請求書を作成できます。
  13. ［保存］ をクリックします。 
  • ユーザーにすべての工数表の表示権限を許可してからでないと、Zoho Invoiceへのアクセス権限を許可できません 。
  • アイコン > ［マーケットプレイス］ > ［Zoho］ > ［Zoho Invoice / Zoho Books］ に移動します。 ［更新］ をクリックします。 ［設定］ >  ［アクセス権限の許可：］ セクションに、 すべての工数表の表示権限のあるユーザーが一覧表示されます。ユーザーを選択すると、ユーザーがZoho Projectsの［会計］タブにアクセスできるようになります。
  • Zoho BooksまたはZoho Invoiceと連携したユーザーに対して、自動的に予算が有効になります。予算機能についての 詳細はこちら をご参照ください。

固定コスト

Zoho Projectsでは、固定コストに基づいて顧客に請求できます。このオプションは、Zoho Invoiceと連携したポータルでのみ使用できます。金額に基づく予算を管理する場合、 予算管理方法 を使用してください。

  1. プロジェクトのリストビューに移動して、  ［新しいプロジェクト］ をクリックします。
  2. プロジェクトの詳細を入力し、下にスクロールして、 ［予算］ セクションを表示します。
  3. ［プロジェクト予算］ のドロップダウンから、 ［なし］ または ［工数基準］ を選択します。
  4. ［請求方法］ ドロップダウンの下で、 ［プロジェクトの固定コスト］ を選択します。
  5. 新しいプロジェクトフォームの必要な項目に入力した後、 ［追加］ をクリックします。

タスクと課題に基づく請求

タスクまたは課題にもどつく請求方法では、タスクまたは課題で設定された1時間あたりの単価に基づく請求が可能です。この請求方法では、タスク／課題ごとに単価を設定できます。

  1. ［プロジェクト］ に移動して、 ［新しいプロジェクト］ をクリックします。
  2. プロジェクトの詳細を入力して、下にスクロールし、 ［予算］ セクションを表示します。
  3. ［プロジェクトの予算］ ドロップダウンから、予算の種類を選択します。
  4. ［請求方法］ ドロップダウンで、 ［タスク/課題の工数基準］ を選択します。
  5. ［初期設定の時間単価］ を入力します。この時間単価は、必要に応じて、タスク内で編集できます。

タスクの予定コストは、タスクの予定工数と時間単価を掛け合わせた数値です。タスクの実績コストは、記録された工数と時間単価を掛け合わせた数値です。
  • タスクの予定コスト = 予定工数 * 時間単価 
  • タスクの実績コスト = 記録工数 * 時間単価
プロジェクトの作成時に設定された ［初期設定の時間単価］ は、課題では編集できません。タスクの場合のみ編集できます。繰り返しタスクの予定コストは、発生回数と掛け合わせて算出され、タスクリスト、マイルストーン、プロジェクトの予定コストに追加されます。

請求書の作成

  1. 対象のプロジェクトを開いて、 ［会計］ をクリックします。
  2. ［請求書の作成］ をクリックして、チームの請求書を作成します。 
  3. 請求書の並べ替えの基準を選択します。
  4. 品目名と詳細として表示する項目を選択します。
  5. ［保存］ をクリックして、続行します。   
  6. 詳細を入力し、 ［メール送信先］ 項目に受信者を入力します。
  7. ［保存］ をクリックして、請求書を顧客に送信します。
  • 請求書を作成するには、  ［請求締日］  項目は必須入力です。そのため、まだ選択していない場合は日付を選択します。 
  • 選択した請求書の種類と日付の範囲に該当する請求対象の工数表データからのみ、請求書を作成できます。  ［ポータル設定］ で ［承認付きで送信］ オプションを選択すると、承認済みの工数のみ請求されます（設定手順：   アイコンをクリックして、 ［ポータル設定］ > ［タスク＆工数表］ > ［工数表の設定］ に移動します。 ［承認付きで送信］ を有効にします）。  
  • 承認オプションを選択していない場合、すべての工数が請求されます。  


 
［選択した顧客のすべての未請求の経費を含める］   オプションを選択すると、すべての経費が請求されます。     

請求書のサンプルは、以下をご参照ください。 



請求書の編集

作成したすべての請求書は、 ［会計］ タブに保存されます。

  1. 編集する請求書を選択します。
  2. アイコンをクリックして、請求書の詳細を編集します。
  3. ［保存］ をクリックして、変更内容を更新します。   

請求書の削除

  1. 削除する請求書を選択します。
  2.  アイコンをクリックして、請求書の詳細を削除します。
  3. 操作を確定します。

マイルストーンの請求書の作成

  1. 左メニューの［プロジェクト］タブをクリックし、マイルストーンの請求書を作成する対象のプロジェクトを選択します。
  2. 上部メニューの［マイルストーン］をクリックします。
  3. 請求対象のマイルストーンを選択します。
  4. ［請求書］タブに移動し、［請求書の作成］をクリックします。
  5. 請求書の請求対象とする 最終日または日付の範囲を選択します。
  6. ［商品名に表示］、［商品の説明に表示］、［請求項目の金額に表示］の各項目を指定します。
  7. ［マイルストーンに関連付けられている工数表を請求済みにする］のチェックボックスを選択します。
  8. ［保存］をクリックして、次に進みます。
  9. 詳細を入力し、［保存］をクリックします。
  • 請求書をメールで送信したり、印刷したり、PDFファイルとしてエクスポートしたりできます。
  • 請求済み、下書き、支払い済み、送信済みの請求書など、さまざまな基準に基づいて、請求書をフィルターできます。

見積書の作成

見積書は、詳細な見積内容を顧客に伝えるために使用する価格の提案書類です。顧客が見積書を承認した後、見積書を受注書または請求書に変換できます。

  1. 対象のプロジェクトを開いて、 ［会計］ を選択します。 
  2. ［見積書］ タブを選択して、 ［見積書の作成］ をクリックします。
  3. 詳細を入力し、 ［メール送付先］ 項目に受信者を入力します。
  4. ［保存］ をクリックして、見積書を顧客に送信します。 



経費の記録

  1. ［請求書＆経費］ の ［経費］ タブをクリックします。
  2. 画面右上にある ［経費の作成］ をクリックして、新しい経費の記録を作成します。 
  3. 経費の詳細を入力します。
  4. ［保存］ をクリックして、経費データを保存します。

経費データの編集

記録したすべての費用は、 ［会計］ タブに保存されます。

  1. 編集する経費を選択します。
  2. アイコンをクリックして、経費の詳細を編集します。
  3. ［保存］ をクリックして、変更内容を更新します。

経費データの削除

  1. 削除する経費を選択します。
  2.  アイコンをクリックして、経費の詳細を削除します。
  3. 操作を確定します。
  • 経費の領収書を添付、変更、削除できます。
  • 請求書の詳細は、 ［工数表］ 、 ［タスク］ 、 ［課題］ で表示されます。
  • Zoho Projectsで作成した請求書は、Zoho InvoiceまたはZoho Booksに一覧で表示されます。

連携中に問題が発生した場合、 ［設定］ > ［連携］ > ［Zoho Projects］ > ［エラー概要の表示］ の発生したタブ別のエラーリストから、Zoho BooksまたはZoho Invoiceのエラーの概要を確認できます。 

収益性の概要 

プロジェクトのダッシュボードで、プロジェクトの収益性を表示できます。

  1. 対象のプロジェクトに移動し、上部メニューの ［ダッシュボード］ をクリックします。
  2. ［収益性の概要］ウィジェットで、プロジェクトに記録された利益と費用の比較についての分析を確認できます。                 
  3. ［会計発生高］または［現金収支］のいずれかのオプションを選択します。
    • 会計発生高：顧客に請求済みだがまだ支払いを受け取っていない利益が表示されます。
    • 現金収支：請求は支払われた後の利益と費用が表示されます。
  4. 現在の会計年度、前年度、過去12か月間、過去6か月間のデータを表示できます。 

古い連携から新しい連携への移行

新しい連携により、Zoho Projectsのデータが、Zoho InvoiceまたはZoho Booksの工数管理タブに同期されるようになりました。Zoho Projectsの［会計］タブを介して、すべての会計関連の処理を実行できます。Zoho InvoiceまたはZoho Booksで連絡先の設定（メインのクライアントの連絡先の上書き、複製）を行うこともできます。

  1.  アイコン >  ［統合］ > ［Zohoサービス］ >  ［Zoho Invoice / Zoho Books］   >   ［更新］  に移動します。 
  2. ［移行］  を選択します。 
  3. 移行における変更内容を確認した上で、  ［続ける］  をクリックします。   
  4. 次の画面で、メインのクライアントを設定します。クライアントをメインに設定してから移行するのが、最良の方法です。請求書を作成するには、メインのクライアントが必要であることにご注意ください。ただし、今すぐ設定しない場合は、この手順をスキップできます。 
  5. ［移行］  をクリックします。 
  6. ［エラーの概要］  タブで、移行中のエラーがないかどうかを確認します。 

連携の削除

ポータル管理者は、Zoho Invoice連携を削除できます。
  1. アイコン > ［マーケットプレイス］> ［インストール済みのアプリ］の順に移動します。
  2. ［Zoho Invoice］を選択します。
  3. ［連携の削除］をクリックします。この連携を削除すると、以降は工数表データが請求されなくなります。Zoho Booksに同期済みのプロジェクトには影響しません。

関連情報
プロジェクトの作成
プロジェクトの予算
プロジェクトのダッシュボード