Zoho Writer連携

Zoho Writer連携

Zohoの文書作成サービス「Zoho Writer」とZoho Projectsを連携すると、Zoho Projectsのデータを用いて差し込み文書を作成することが可能です。また、他のZohoサービスとも連携することで、作成した文書に対して電子署名を依頼したり、作成した文書をクラウド上に保存したりすることも可能です。
メモ
利用可能なプラン：エンタープライズプラン
情報
ドキュメントの自動化機能を利用するには、Zoho Writerのクレジットの購入が必要です。Zoho Writerのクレジットの購入に関する詳細については、こちらをご参照ください。
既存のZoho Writerクレジットを表示および管理するには、［ユーザー権限］→［管理画面］→［使用状況のレポート］の順に移動します。
活用シーン

使用例

新しいプロジェクトを立ち上げる際には、プロジェクトの目的や基本情報などを記載する「プロジェクト立ち上げ文書（PID）」を作成することがあります。そのような文書の作成は、カスタム関数をワークフロールールに関連付けることで自動化できます。カスタム関数をワークフロールールに関連付けるには、以下の手順に従ってください。
  1. Zoho Writerで差し込み文書テンプレートを作成する（こちらのヘルプに記載されている手順をご参照ください）。
  2. Zoho Projectsでカスタム関数を作成する。
  3. 手順2で作成したカスタム関数をワークフロールールに関連付けます。 
同様に、Zoho Writerの連携を使用して、Zoho Signでドキュメントにデジタル署名したり、クライアントや顧客にドキュメントを送信する処理を自動化したりできます。 

（手順2）Zoho Projectsでカスタム関数を作成する 

  1. Zoho Projectsに移動し、（設定アイコン）→［開発者向け情報］→［カスタム関数］に移動します。 
  2. ［カスタム関数を作成する］→［Zoho Writerを通じて差し込み文書を作成し、任意の場所に保存する］の順に移動します。
  3. プロジェクトのカスタム関数の作成画面で、［引数］セクションにテンプレートID、フォルダーID、ファイル名のパラメーターを入力します。
テンプレートIDの確認用参照画像 



フォルダーIDの確認用参照画像




メモ：ドキュメントが保存されているフォルダーに移動し、確認用の参照画像を参考にしてフォルダーIDを確認します。
 
4.Delugeスクリプトで、以下の情報を追加／更新します。
  1. ZWConnection：Zoho Writerの外部連携の設定名
  2. ZPConnection：Zoho Projectsの外部連携の設定名
  3. templateId：Zoho WriterのテンプレートID
  4. folderId：Zoho WorkDriveのフォルダーID
  5. ファイル名を指定します。Zoho Writerのドキュメント名
Zoho Writerを使用して差し込み文書を作成／保存する方法の詳細については、こちらを参照ください。  

（手順3）手順2で作成したカスタム関数をワークフロールールに関連付けます。 

  1. Zoho Projectsに移動します。  
  2. 画面右上の（設定）アイコンをクリックします。
  3. ［プロジェクトの自動化］で［ワークフロールール］を選択します。
  4. ［新しいワークフロールール］をクリックし、ワークフローを作成します。
  5. 条件の設定で、［カスタム関数を関連付ける］を追加します。
  6. プロジェクト立ち上げ文書を作成するために、以下の条件を選択します。
    1. 「実行タイミング」には、プロジェクトが作成されたときを選択します。
    2. ［条件1］→［処理を追加する］の順に移動し、手順2で作成したカスタム関数を選択して、［関連付ける］をクリックします。
  7. ［ルールを保存する］をクリックします。 
これにより、新しいプロジェクトが作成されるたびに、プロジェクトの詳細を含む「プロジェクト立ち上げ文書」が自動で生成されます。このドキュメントは、プロジェクトの［コメント］セクションまたはWorkDriveフォルダーで確認できます。

以下は、Zoho ProjectsでZoho Writerの連携機能で作成されたプロジェクト立ち上げ文書（PID）です。 




メリット

  1. Zoho Projectsのデータを用いて差し込み文書を作成できます。
  2. 文書内には、Zoho Projectsのプロジェクトやタスクのデータを挿入することが可能です。
  3. Zohoの電子署名サービス「Zoho Sign」と連携することで、作成した文書に対する電子署名を依頼することも可能です。また、Zohoのファイル管理サービス「Zoho WorkDrive」と連携することで、作成した文書をZoho WorkDrive内の任意のフォルダーに保存できます。
  4. 作成した文書には、専用のURLを通じてアクセスすることが可能です。必要に応じて他の人に共有することもできます。
  5. プロジェクト／タスクの自動化で、Zoho Writerのカスタム関数をワークフロールールに関連付けます。

Zoho Writerを通じて差し込み文書を作成し、電子署名を依頼するには 

まず、Zoho Writer差し込み文書テンプレートを作成して、電子署名を依頼するカスタム関数を作成する必要があります。

Zoho Writerで差し込み文書テンプレートを作成するには

  1. Zoho Writerの画面を開きます（Zoho Projectsと同じアカウントですぐにアクセスできます）。
  2. ［ファイル］をクリックし、新しい文書を作成するメニューをクリックします。
  3. ファイル名を入力し、右側のメニューで［自動化］をクリックします。
  4. ［差し込み文書テンプレート］を選択して、［変換する］をクリックします。 
  5. ［自動化］タブをクリックし、［項目の管理］欄で（項目のインポート）アイコンをクリックします。
  6. ［独自のデータ元］→［外部連携］→［外部連携に移動する］をクリックします。 
  7. ［外部連携を作成する］をクリックし、ZohoProjects.integrations.READとZohoProjects.portals.ALLのスコープを使用してZohoProjectsとの外部連携を設定します。
  8. 次の手順で使用するため、外部連携の設定名をコピーします。
  9. 設定完了後、Zoho Writerの画面に戻ります。
  10. 表示される画面で［ギャラリー］をクリックし、独自のデータ元として［Zoho Projectsのタスク］を選択します。
  11. こちらで、Zoho ProjectsのポータルID （［Zoho Projects］→［プロフィール］→［組織ID］）と、スクリプト内からコピーしたZoho Projectの外部連携の設定名を入力します。
  12. なお、上記の手順で、プロジェクト項目、課題、マイルストーンをデータ元として設定することも可能です。
  13. ［保存して関数を関連付ける］をクリックします。
  14. 文書の内容を編集します。タスクなどのデータを文書中に差し込むには、［項目の管理］欄から差し込む項目の名前を選択します。
 

Zoho Projectsのデータを用いて差し込み文書を作成し、文書に対する署名を依頼するには

  1. Zoho Projectsの画面を開きます。
  1. 画面右上にある（設定）アイコンをクリックします。
  2. ［開発者向け情報］→［カスタム関数］をクリックし、画面上部に表示される選択欄から、［タスク］を選択します（選択欄では最初は［プロジェクト］が選択された状態になっています）。
  3. 画面右上の［カスタム関数を作成する］メニューのドロップダウンをクリックします。
  4. ［ギャラリーの関数］をクリックします。
  5. ［Zoho Writerを通じて差し込み文書を作成して署名を依頼する］を選択し、［作成する］をクリックします。
  6. ［外部連携］に移動し、以下のスコープを使用して、Zoho Projectsとの接続を設定します。 
    7. メモ
    1. ZPConnection：
      1. Zoho Projects：ZohoProjects.projects.CREATE、ZohoProjects.projects.READ、ZohoProjects.マイルストーン.READ、ZohoProjects.タスクリスト.READ、ZohoProjects.タスク.READ、ZohoProjects.ユーザー.READ、ZohoProjects.クライアント.READ
      2. マイルストーン：ZohoProjects.milestones.CREATEとZohoProjects.milestones.READを使用します。
      3. タスク：ZohoProjects.tasks.CREATE, ZohoProjects.tasks.READ
      4. 課題：ZohoProjects.issues.CREATE, ZohoProjects.issues.READ

    2. ZWConnection：Zoho OAuthは、ZohoWriter.documentEditor.ALLおよびZohoWriter.Merge.ALLのスコープで使用してください。

      注：次の手順で使用する外部連携の設定名をコピーします。
  7. 表示されたスクリプト（コード）のうち、以下の内容を編集します。
    1. templateId（テンプレートID）：Zoho Writerであらかじめ作成しておいた差し込み文書テンプレートのIDを入力します。(e.g."cwc2rc9fdcf11de2b4b7084e551830c9c55dd")
    2. fileName（ファイル名）：Zoho Writerを通じて新しく作成する差し込み文書のファイル名を入力します（例：「予算報告書の承認」）。
    3. signMessage（メッセージ）：文書への署名が完了した後に、文書内に追加するメッセージを入力します。
    4. actionType（処理の種類）：文書に関して実行する処理の種類を入力します。具体的には、署名の処理を実行する場合は「sign」と入力します。
    5. language（言語）：文書で使用する言語のコードを入力します。日本語の場合、「ja」と入力します。
    6. userMailList（ユーザーのメールアドレスのリスト）：差し込み文書に関する通知を送信する宛先のメールアドレスを、リスト形式（コンマ区切り）で入力します(例：：hiro.morimoto@zy lker.com、rina.sakai@zylker.com）。
    7. ZP外部連携の設定名：先の手順で作成した、Zoho Projectsの外部連携名を指定します。
    8. ZW外部連携名：先の手順で作成した、Zoho Writerの外部連携名を指定します。
  8. ［保存して実行する］をクリックし、表示される画面でテスト実行に必要なタスクシステムのIDを入力します。
  9. または、［保存する］をクリックして、続行します。
  10. カスタム関数をプロジェクトのワークフロールール／タスクワークフロールールに関連付けます。ワークフロールールが実行されると、Zoho Signは指定された受信者に対して署名依頼のメール通知を自動で送信します。
  11. さらに、署名の処理を実行するように指定している場合、Zohoの電子署名サービス「Zoho Sign」を通じて署名の依頼が送信されます。
メモ
上記の処理を実行するには、Zoho Signアカウントへの登録と設定が必要です。Zoho Projectsと同じアカウントを使用できますが、あらかじめサインインして必要な設定を行っておく必要があります。
 


 

Zoho Writerを通じて差し込み文書を作成し、Zoho WorkDriveに保存するには

まず、上記の手順で記述したZoho Writerで、差し込み文書の作成と独自のデータ元の設定を実施して、下記の手順でZoho Projectsで、差し込み文書を作成し、保存する関数を作成します。

Zoho Projectsでのドキュメントのマージと保存機能の作成

  1. Zoho Projectsの画面を開きます。
  2. をクリックし、［開発者向け情報］を選択します。
  3. ［カスタム関数］をクリックし、画面上部に表示される選択欄から、［タスク］を選択します（選択欄では最初は［プロジェクト］が選択された状態になっています）。
  4. ［ギャラリーの関数］をクリックします。
  5. ［Merge and Store Documents Using Zoho Writer］（Zoho Writerを通じて差し込み文書を作成して保存する）の欄にカーソルを合わせ、［作成する］をクリックします。
  6. 外部連携に移動し、以下のスコープを使用して、Zoho Projectsで外部連携を設定します。 
    7. メモ
    1. ZPConnection（外部連携の設定名）：
      1. プロジェクト：ZohoProjects.projects.CREATE,ZohoProjects.projects.READ, ZohoProjects.milestones.READ, ZohoProjects.tasklists.READ, ZohoProjects.tasks.READ, ZohoProjects.users.READ, ZohoProjects.clients.READ
      2. マイルストーン：ZohoProjects.milestones.CREATE, ZohoProjects.milestones.READ
      3. タスク：ZohoProjects.tasks.CREATE, ZohoProjects.tasks.READ
      4. 課題： ZohoProjects.issues.CREATE, ZohoProjects.issues.READ

    2. ZWConnection（外部連携の設定名）：Zoho OAuthは、ZohoWriter.documentEditor.ALLおよびZohoWriter.Merge.ALLのスコープで使用してください。

      注：次の手順で使用する外部連携の設定名をコピーします。
  7. 表示されたスクリプト（コード）のうち、以下の内容を編集します。
    1. templateId（テンプレートID）：Zoho Writerであらかじめ作成しておいた差し込み文書テンプレートのIDを入力します（例："cwc2rc9fdcf11de2b4b7084e551830c9c55dd"）。
    2. folderId（フォルダーID）Zoho Writerで新しく作成する差し込み文書を保存するフォルダーのIDを入力します（例： kzzrdeca9db5f51304ba59c1133588e053284）。
    3. fileName（ファイル名）：Zoho Writerを通じて新しく作成する差し込み文書のファイル名を入力します（例：「予算報告書の承認」）。
    4. ZPの外部連携の設定名：先ほど作成したZohoプロジェクトの外部連携名を指定します。
    5. ZWの外部連携の設定名：以前作成した、Zoho Writerの外部連携の設定名を指定します
  8. ［保存して実行する］をクリックし、テストを実行します。
  9. 表示される画面で、テスト実行に必要なタスクシステムのIDを入力します。
  10. または、［保存する］をクリックして、続行します。
  11. カスタム関数をプロジェクトのワークフロールール／タスクワークフロールールに関連付けます。実行が適切に完了すると、Zoho WorkDriveのフォルダー内に、差し込み文書が保存されます。
メモ上記の処理を実行するには、Zoho WorkDriveアカウントへの登録と設定が必要です。Zoho Projectsと同じアカウントを使用できますが、あらかじめサインインして必要な設定を行っておく必要があります。