プロジェクトの予算

プロジェクトの予算

予算管理は、あらゆるプロジェクトにとっての欠かせない一部分です。予算は、マネージャーのコスト管理を手助けし、予算超過が起きないようにするのに役立ちます。プロジェクトマネージャーは、予算ステータスレポートで、コストの予定と実績の比較をリアルタイムに確認できます。さまざまなプロジェクトに対して複数の通貨を設定できるため、さまざまな国での事業運営に便利です。 Zoho InvoiceやZoho Books などの会計ツールとの連携によって、マネージャーはプロジェクトデータを用いて請求書を作成できます。

利点:

  1. プロジェクトの予算を管理し、実績を把握できます。
  2. 予定と実績の比較レポートを確認できます。
  3. スタッフの工数、固定コスト、タスクや課題の工数に基づいて請求書を作成できます。 
  4. プロジェクトの金額または工数に基づいて予算を管理できます。
  5. マイルストーンの金額や工数に基づいて予算を管理できます。
この機能を利用できるプラン: プレミアム プランと エンタープライズ プラン、または、 Zoho CRM Plus Zoho One でも利用できます。 

予算の有効化

  1. 画面右上の アイコンをクリックします。
  2. ポータル設定] の下の[ プロジェクトと予算 ]を選択します。 
  3. [予算の設定] に移動して、[ プロジェクトの予算を有効にする ]を切り替えます。

     

予算のしきい値と超過上限の有効化 

実績コストが指定したしきい値を超えた場合、または、予定予算を超えた場合に、メール通知を受信します。

  1. [予 算の設定] セクションで、予算のしきい値メールと予算超過メールのボタンを切り替えます。  
  2. [メールのカスタマイズ] をクリックして、メールテンプレートを修正します。  
  3. [保存] をクリックします。

プロジェクトの予算を設定するには 

  1. 左側のナビゲーションパネルの[プロジェクト]に移動して、 [新しいプロジェクト] をクリックします。
  2. プロジェクトの詳細を入力します。
  3. 要件に応じて、 [予算] セクションで通貨を選択します。
  4. プロジェクトの予算項目で[金額基準]または[工数基準]を選択し、プロジェクトの予算を設定/作成します。また、マイルストーンタスクに対して予算を設定することもできます。予算を今すぐ設定しない場合は、未選択のままにします。
  5. 先の選択に応じて、予算の金額、または、工数を入力します。
  6. 上限しきい値を入力します。[予算の設定]で、予算のしきい値メールを有効にした場合のみ、この上限を定義できます。実績コストがこの上限を超えた場合に、メール通知を受信しますので注意してください。設定方法については こちらをクリックしてご参照ください。
  7. [請求方法] を選択します。
    • スタッフの工数基準 :ユーザーにはさまざまな単価が割り当てられ、プロジェクトの請求は、プロジェクトに携わるメンバーのユーザー単価に基づきます。 [ユーザーの追加]ページで、ユーザーの単価を設定できます。
    • プロジェクトの工数基準 :ユーザーには標準単価が割り当てられ、プロジェクトの請求は、プロジェクト全体で記録された工数に基づきます。
    • プロジェクトの固定コスト :クライアントへの請求は、固定コストに基づきます。このオプションは、Zoho Invoiceに連携したポータルでのみ利用できます。このオプションでは、固定コストに基づき請求が行われるため、さまざまな金額での予算を管理できません。たとえば、金額基準の予算の種類は適用できません。 
    • タスクまたは課題の工数基準 :タスク/課題に基づく請求方法では、クライアントはタスク/課題内の工数に基づいて請求されます。組織が個別のサービスを提供するために、各タスク/課題に目的に応じた予算が必要な場合に、この請求方法が使用されます。このコストは、タスクリスト、マイルストーン、プロジェクトの予定コストに追加されます。
  8. [プロジェクトの固定コスト] を選択した場合は、 固定コスト を入力します。
  9. [プロジェクトの工数基準] を選択した場合は、 時間単価 を入力します。
  10. [タスク/課題の工数基準] を選択した場合は、 初期設定の時間単価 を入力します。

上記の基準に基づく予定コストと実績コストの算出方法についての 詳細はこちら をご参照ください。

      
  • 初期設定の通貨は、予算を有効にしたときに選択した基準通貨です。プロジェクト作成時に通貨を選択しなかった場合は、予算管理のみが対象になります。
  • プロジェクトのリストビューでは、タスクと課題の総合予算が表示されます。
  • 繰り返しタスク の予定コストは、発生数で掛け合わされます。
  • 予定コストを表示するには、すべてのタスクの表示権限が必要です。
  • 実績コストと予測コストを表示するには、すべての工数の表示権限が必要です。

ダッシュボードでは、プロジェクト予算のグラフを確認できます。予算の詳細を確認できない場合、 アイコンをクリックして [予算ステータス] を有効にしてください。グラフでは、タスクに対する予定コストと発生した実績コストの詳細が表示されます。コストの差異は、予定コストと実績コストの差額です。予定コストが実績コストよりも高い場合、予算余剰であり、そうでない場合は、予算超過です。

予算管理方法

予算管理方法により、金額基準( プロジェクトの金額基準、または、マイルストーンの金額基準) であり、 [請求方法] [プロジェクトの固定コスト] に設定されている、プロジェクト予算の予定コストと実績コストを追跡できます。

  1. [プロジェクト]に移動して、 [新しいプロジェクト] をクリックします。 
  2. プロジェクトの詳細を入力します。 
  3. 画面をスクロールして、[予算]セクションを表示します。
  4. [プロジェクト予算] ドロップダウンから、 [プロジェクトの金額基準] または  [マイルストーンの金額基準] のいずれかを選択します。
  5. [請求方法] セクションで、 [プロジェクトの固定コスト] を選択します。
  6. [予算管理]ドロップダウンで、管理方法を選択します。  

予測

予測コスト(または予測工数)を用いると、プロジェクトの現在の成果に基づく未来予想図を得られます。予測コストは、完了時の推定コストであり、日単位のコスト、予定コスト、実績コストと同様に、完了度(%)に基づいて算出されます。

予測コストまたは予測工数は、タスクの 予定工数 記録した実績工数  と時間単価に基づいて算出されます。予測コストと予測工数の計算式は、次のとおりです:
  • 予測コスト =(((100 - 完了度%) * 予定コスト)/100)+ 実績コスト
  • 予測工数 =(((100 - 完了度%) * 予定工数)/100)+ 実績工数

予算の算出方法

  • 予定工数: 予定工数 の合計
  • 実績工数:請求対象の工数の合計
  • 予定コスト:予定工数 * 時間単価
  • 実績コスト:実績工数 * 時間単価
  • コストの差異:予定コスト - 実績コスト

プロジェクト予算の自動算出の頻度 

予算は、6時間ごとに自動的に算出されます。自動更新の間隔内で、予算を算出したい場合は、 [予算ステータス] ウィジェット内の ボタンをクリックします。 

すべてのタスクの表示権限と、すべての工数表の表示権限が必要です。

 
Zoho Projectsのタグ付け機能を使用すると、プロジェクトの進捗をすばやく確認できます。
  1. リスク:(実績 < 予算) && (予測(コスト/工数) > 予算) 
  2. 超過:A実績(コスト/工数)> 予算 
  3. 余剰:予測(コスト/工数) <= 予算 
ダッシュボードでこれらのタグを表示できます。プロジェクトをタグでフィルターできます。
  1. 却下された工数と請求対象外の工数は、実績工数と実績コストの算出には含まれません。
  2. チームメンバーがタスク工数を記録すると、承認済みの請求対象工数の実績コストが自動的に算出されます。

予算超過の管理

それぞれのタブ(タスク/マイルストーン)に移動し、  アイコンをクリックして、予算項目から[ 超過 ]を選択します。工数は、コストがクライアントに請求される場合は、「請求対象」に設定できます。また、工数が請求されない場合は、そのことを示すように「請求対象外」に設定できます。チームメンバーのタスクの工数を記録した場合、承認済みの請求対象の工数の実績コストが自動的に算出されます。これにより、予算がリアルタイムに更新されます。予算を確実に正確に算出するために、工数表データを 承認または却下 する必要があります。 

  • リスク: (実績 < 予算) && (予測(コスト/工数) > 予算)
  • 超過: 実績(コスト/工数)> 予算
  • 余剰: 予測(コスト/工数) <= 予算

これらのタグはダッシュボードで表示できます。また、タグに基づいてプロジェクトをフィルターできます。

  • 実績工数と実績コストの算出時には、却下された工数、または、請求対象外の工数は含まれません。
  • チームメンバーがタスクの工数を記録した場合、承認済みの請求可能工数の実績コストが自動的に算出されます。

予算の編集 

プロジェクト予算の設定後も、必要に応じて編集できます。

  1. 左側のナビゲーションパネルの [プロジェクト] をクリックします。
  2. プロジェクトにカーソルを合わせて、  アイコンをクリックします。
  3. [プロジェクトの編集] を選択します。   
予定コストと実績コストの管理により、プロジェクトのコストを予算と一緒に管理でき、慌てることなく予定通りに実現できます。これにより、利用可能な予算と人員に基づき、プロジェクト活動をより適切に計画できます。  

Zoho Projects内での予算の確認

プロジェクトの予算は、次の場所で確認できます:

予定コストと実績コストを管理することで、プロジェクトの予算とともにコストを追跡、遅延なく管理できます。これにより、今後のプロジェクトに対して、利用可能な資金と人員リソースに基づいて、より正確な計画が可能になります。



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