使用例

ソフトウェア開発／IT業務：ソフトウェアやアプリの機能を開発する際、その業務を担当するマネージャーと開発チームを割り当てる必要があります。Zoho Projectsのワークフロールールを使用することで、担当者に応じて該当する開発チームを自動的に割り当てることができます。  

 

製造業務：自動車の部品は、世界中のさまざまな工場や地域で製造されています。Zoho Projectsを使用することで、フォームに部品名や部品番号を入力するだけで、システムが自動的にその部品の生産地に対応する国や地域を選択します。

 

マーケティング業務：チラシなどを作成する際は、キャッチコピーの内容が確定した後に、デザインチームが作業を担当します。通常、チラシのデザイン作業は1週間以内に完了するため、タスクのステータスが［デザイン］に変更されたときに、完了日を一週間後に自動設定するワークフロールールを作成できます。 

ワークフロールールの追加

1. 画面左側メニューの［最近のプロジェクト］または［プロジェクト］欄からプロジェクトを選択します。
   
2. 画面右上の［自動化］をクリックし、［新しいワークフロールール］をクリックします。
   
3. ［ルール名］と［説明］を入力します。
   
4. ドロップダウンから、ルールをプロジェクトレイアウトに関連付けます。
   
5. ［実行タイミング］の欄で、処理の実行タイミングを選択します。複数の実行条件を選択できます。
   
1. 作成されたとき：プロジェクトが作成されたときに処理が実行されます。
   
2. 更新されたとき：プロジェクトが更新されたときに処理が実行されます。特定の項目の更新を実行条件として設定できます。特定の項目を選択するには、［任意の項目］をクリックし、項目にチェックを入れます。
   
3. コメントが投稿されたとき：プロジェクトにコメントが追加されたときに実行されます。
   
4. 削除されたとき：プロジェクトが削除されたときに実行されます。
   
5. ドキュメントが添付されたとき：ドキュメントがプロジェクトのデータに添付されたときに実行されます。
   
6. 条件1で、［条件を追加する］をクリックし、条件を選択し、表示される選択項目から値を選択します。
   
7. 同じ条件に複数の条件項目を追加するには、条件にカーソルを合わせ、［＋］（追加）アイコンをクリックします。
   
8. ［完了する］をクリックします。
   
9. ［処理を追加する］をクリックして、表示される一覧から処理を選択します。
   
1. 項目を更新する：特定の項目が所定の値に更新されたときに実行されます。
   
2. Webhookを関連付ける：条件を満たした場合にWebhookが実行されます。
   
3. カスタム関数を関連付ける：条件を満たした場合にカスタム関数が実行されます。
   
4. メール通知を関連付ける：条件を満たした場合にメール通知が送信されます。
   
10. 条件と処理をさらに追加する場合、（追加）アイコンをクリックします。
    
11. ワークフロールールが複数登録されている場合、次のワークフロールールを続けて実行するには、［次のワークフロールールを実行する］のチェックボックスにチェックを入れます。
    
12. ［ルールを保存する］をクリックします。
     

メモ：条件と処理はいくつでも追加できます。

ワークフロールールを編集するには

1. 画面左側のメニューで、［プロジェクト］タブに移動します。
   
2. 画面右上の［自動化］をクリックします。
   
3. 既存のワークフロールールにカーソルを合わせ、（詳細）アイコンをクリックし、［編集する］を選択します。
   
4. 必要な変更を行い、［ルールを保存して変更を適用する］をクリックします。

ワークフロールールの削除

1. 画面左側のメニューで、［プロジェクト］タブに移動します。
   
2. 画面右上の［自動化］をクリックします。
   
3. 既存のワークフロールールにカーソルを合わせ、（詳細）アイコンをクリックし、［削除する］を選択します。
   
4. 注意メッセージを確認し、処理を確定します。
   

ワークフロールールを並べ替えるには

1. （並べ替え）アイコンをクリックし、必要に応じてワークフロールールをドラッグして、並べ替えます。
   
2. ［順番を保存する］をクリックします。

ワークフロールールの有効化／無効化