ポータルレベルのカスタムレポート

ポータルレベルのカスタムレポート

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カスタムレポートでは、プロジェクトデータを目的に合わせて可視化できます。独自の条件を定義し、複数のデータポイントを使用して高度なタブ単位のレポートを作成できます。独立変数と従属変数をプロットして、プロジェクト、タスク、課題、工数、フェーズのカスタマイズ可能なレポートを作成できます。これらのレポートをフォルダーに保存して整理することで、効率的な追跡と分析が可能になります。

メリット

  1. 目的に合わせたレポートを作成し、データに基づく分析情報を得られます。
  2. レポートをフォルダーに整理して、簡単にアクセスおよび追跡できます。
  3. 複数の項目にわたってデータを分析し、高度な概要を確認できます。
  4. Zoho Ziaを使用して、AIによる分析情報を取得できます。
Notes
機能の提供状況。
  1. プロジェクト内の定義済みレポートは、すべてのプランで利用できます。
  2. カスタムレポートとレポートフォルダーは、最新のユーザー単位のPremiumおよびEnterpriseプランで利用できます。

フィルター、グラフ、分析情報の設定

レポートをカスタマイズして、目的に合わせてプロジェクトデータを表示できます。フィルターを適用して結果を絞り込み、グラフの種類を選択して主要な指標を可視化し、Zoho Ziaインサイトを使用してAIによる概要をすばやく確認できます。
  1. 左側のナビゲーションパネルで［レポート］をクリックします。
  2. ドロップダウンから［カスタムレポート］を選択します。
  3. ここでは、定義済みの基本レポートと4つの高度なレポートを確認できます。
    1. 基本レポートでは、ステータス、マイルストーン、優先度、タグ、担当者、完了率の5つの条件別にタスク数を確認できます。
    2. 高度なレポートでは、ステータス、優先度、完了状況別に、担当者ごとのタスク数を確認できます。また、さまざまな条件に基づいてカスタムタスクレポートを作成することもできます。
  4.  をクリックし、［グラフの種類］を選択します。任意の項目をX軸とY軸にプロットしてカスタムレポートを作成し、［適用］をクリックします。
  5.    をクリックして、フィルター条件をカスタマイズし、条件に応じた結果を取得します。
  6. Zoho Ziaアイコンをクリックして、AIによる分析情報を取得します。
  7. 左側のパネルで［レポート］をクリックして、該当するレポートを開きます。


カスタムレポートの作成

新しいレポートの追加、既存レポートの複製、古いバージョンの編集や削除、フォルダー間の移動、さらに詳しい分析のためのデータのエクスポートができます。

レポートの追加

  1. 左側のナビゲーションパネルで［レポート］をクリックします。
  2. ドロップダウンから［カスタムレポート］を選択します。
  3. 右上にある［レポートの追加］をクリックし、［レポート名］を入力します。
  4. 右側のパネルから［グラフの種類］を選択します。
  5. ドロップダウンから［タブ］と［フォルダー］を選択して、［レポート設定］を行います。
  6. ドロップダウンから任意の項目を選択して、X軸とY軸にプロットします。
  7. レポートデータをグループ化する項目を選択します。
  8. ［適用］をクリックします。


レポートの複製

  1. 左側のナビゲーションパネルで［レポート］をクリックします。
  2. ドロップダウンから［カスタムレポート］を選択します。
  3. 任意のレポートに移動し、 をクリックします。
  4. ［レポートの複製］を選択し、操作を確定します。

レポートの編集／削除

  1. 左側のナビゲーションパネルで［レポート］をクリックします。
  2. ドロップダウンから［カスタムレポート］を選択します。
  3. 任意のレポートに移動し、 をクリックします。
  4. ［レポートの編集］を選択して、レポート名を更新し、選択済みの項目を変更して、変更内容を適用します。
  5. レポートを削除するには、コンテキストメニューから［レポートの削除］を選択し、操作を確定します。

レポートの移動

  1. 左側のナビゲーションパネルで［レポート］をクリックします。
  2. ドロップダウンから［カスタムレポート］を選択します。
  3. 任意のレポートに移動し、 をクリックします。
  4. ［レポートの移動］をクリックします。
  5. ドロップダウンから［レポートフォルダー］を選択します。
  6. ［更新］をクリックします。
Notes
メモ：レポートをドラッグ＆ドロップして並べ替えたり、別のフォルダーに移動したりできます。

レポートのエクスポート

レポートをエクスポートしてPDFファイルとして保存し、簡単にアクセスできます。
  1. 左側のナビゲーションパネルで［レポート］をクリックします。
  2. ドロップダウンから［カスタムレポート］を選択します。
  3. をクリックし、［レポートのエクスポート］を選択します。
  4. エクスポートフォームにエクスポートの詳細を入力します。
  5. レポートを保存しておらず、適用済みまたは未保存のグラフ設定でカスタムレポートをエクスポートする場合は、［適用済みのグラフ設定でエクスポート］のチェックボックスをオンにします。
  6. ［エクスポート］をクリックします。
  7. エクスポートファイルをパスワードで保護する場合は、パスワードを追加します。カスタムレポートが正常にエクスポートされ、ダウンロードリンクが表示されます。
カスタムレポートのエクスポートを通知するメールが届きます。


エクスポートの予約

カスタムレポートは、エクスポートを予約することもできます。エクスポートは、1回のみ、毎時、毎日、毎週、毎月のいずれかで繰り返すように予約できます。
メリット。
  1. 保存済みのグラフ設定と、適用しただけのグラフ設定の両方でレポートをエクスポートできます。
  2. エクスポートを、1回のみ、毎日、毎週、毎月の繰り返し種別で予約できます。
  3. エクスポート予約の詳細と履歴を表示できます。
  4. エクスポート予約を複製および編集できます。
Notes
ファイルはエクスポートから15日後に削除されます。
エクスポートを予約するには。
  1. 左側のナビゲーションパネルで［レポート］に移動します。
  2. ［レポート］のドロップダウンから［カスタムレポート］を選択し、対象のレポートに移動します。必要に応じて、グラフ設定、プロットオプション、条件、フィルターを適用して保存します。
  3. 右側のをクリックします。
  4. エクスポートフォームに詳細を入力します。
  5. 対象のレポートでエクスポート予約を有効にするには、［適用済みのグラフ設定でエクスポート］のチェックを外すか、レポートを保存します。
  6. 必要に応じて、フィルター条件を追加または作成します。
  7. ［エクスポートの予約］オプションを切り替えて、エクスポートを予約します。
  8. ［予約名］を入力します。
  9. ［予約日］を選択します。
  10. ［繰り返しの種類］（1回のみ、毎日、毎週、毎月）を選択します。
  11. ［予約］をクリックします。

Notes
エクスポートを予約できるのは、保存済みのレポートのみです。
また、設定からエクスポートを予約することもできます。［設定］→［通知］→［エクスポート予約］に移動し、ドロップダウンから［レポート］を選択して、［エクスポートの予約］ボタンをクリックします。

エクスポート予約の詳細の編集
エクスポート予約を編集するには、次の手順を実行します。
  1. ［レポート］タブに移動します。
  2. をクリックします。
  3. ［レポートのエクスポート］を選択します。
  4. エクスポートフォームの右上にある［予約の管理］ボタンに移動します。
  5. 項目にカーソルを合わせ、をクリックします。
  6. ［編集］を選択します。
また、設定ページからエクスポート予約を管理することもできます。［設定］→［通知］→［エクスポート予約］に移動し、ドロップダウンから［レポート］を選択します。

削除
  1. ［レポート］タブに移動します。
  2. をクリックします。
  3. ［レポートをエクスポート］を選択します。
  4. エクスポートフォームの右上の［予約の管理］ボタンに移動します。
  5. 項目にカーソルを合わせ、をクリックします。
  6. ［削除］を選択します。
  7. ダイアログボックスで操作を確定し、［削除］をクリックします。
または、設定ページから予約エクスポートを管理できます。設定→通知→エクスポートの予約に移動し、ドロップダウンからレポートを選択します。

今すぐ実行
［予約の管理］の［今すぐ実行］を使用すると、予約時刻や予約パターンに関係なく、カスタムレポートがすぐにエクスポートされます。
  1. ［レポート］タブに移動します。
  2. をクリックします。
  3. ［レポートをエクスポート］を選択します。
  4. エクスポートフォームの右上の［予約の管理］ボタンに移動します。
  5. 項目にカーソルを合わせ、をクリックします。
  6. ［今すぐ実行］を選択します。
または、設定から予約エクスポートを管理できます。設定→通知→エクスポートの予約に移動し、ドロップダウンからレポートを選択します。

複製
  1. ［レポート］タブに移動します。
  2. をクリックします。
  3. ［レポートをエクスポート］を選択します。
  4. エクスポートフォームの右上の［予約の管理］ボタンに移動します。
  5. 項目にカーソルを合わせ、をクリックします。
  6. ［複製］を選択します。
  7. エクスポートフォームが表示されます。必要な変更を行い、［エクスポート］をクリックします。
または、設定ページから予約エクスポートを管理できます。設定→通知→エクスポートの予約に移動し、ドロップダウンからレポートを選択します。

すべてのプロジェクトの予約エクスポート履歴の表示
  1. ［レポート］タブに移動します。
  2. をクリックします。
  3. ［レポートをエクスポート］を選択します。
  4. エクスポートフォームの右上の［エクスポート履歴の表示］に移動します。
エクスポートしたファイルは、［エクスポート履歴の表示］ページのダウンロードリンクからダウンロードできます。
 
予約エクスポートのステータスの更新。
  1. ［レポート］タブに移動します。
  2. をクリックします。
  3. ［レポートをエクスポート］を選択します。
  4. エクスポートフォームの右上の［予約の管理］ボタンに移動します。
  5. 対象のエクスポート項目のステータスを［オフ］／［オン］に切り替えます。
Notes
上限に達すると、スケジュール機能は無効になります。一度にオンにできる予約項目は最大2,000件です。
または、設定ページから予約エクスポートを管理できます。設定→通知→エクスポートの予約に移動し、ドロップダウンからレポートを選択します。

フォルダーでのレポートの整理

関連するレポートをフォルダーにまとめることで、分かりやすく整理された構成を維持できます。特定のタブ用に新しいフォルダーを追加したり、レポートの変化に合わせて既存のフォルダーを編集したりできます。

フォルダーの追加

  1. 左側のナビゲーションパネルで［レポート］をクリックします。
  2. ドロップダウンから［カスタムレポート］を選択します。
  3. ［レポートの追加］の横にあるにカーソルを合わせ、ドロップダウンから［フォルダーを追加］を選択します。
  4. ［フォルダー名］を入力します。
  5. ［保存］をクリックします。


フォルダーの編集

  1. 左側のナビゲーションパネルで［レポート］をクリックします。
  2. ドロップダウンから［カスタムレポート］を選択します。
  3. 任意のフォルダーに移動し、をクリックします。
  4. レポート名を更新するには、［レポートの編集］を選択します。

フォルダーの削除

  1. 左側のナビゲーションパネルで［レポート］をクリックします。
  2. ドロップダウンから［カスタムレポート］を選択します。
  3. 任意のフォルダーに移動し、をクリックします。
  4. ［レポートの削除］を選択し、操作を確定します。


Notes
メモ：フォルダーを削除するには、フォルダーを空にしておく必要があります。

カスタムビューに基づくレポートの作成

事前定義ビューやカスタムビューに基づいてタブレベルのカスタムレポートを生成し、毎回フィルターを適用し直すことなく、特定のデータセットを分析できます。
Idea
ユースケース：マネージャーが、承認済みのすべてのタイムログの請求ステータスを追跡したいとします。この場合、タイムログタブで事前定義ビューの「自分の承認済み」を選択し、レポートを生成することで、どのログが請求対象または請求対象外かを確認できます。
  1. 左側のナビゲーションパネルで［レポート］をクリックします。
  2. ドロップダウンから［カスタムレポート］を選択します。
  3. 任意のタブレベルの基本レポートまたは高度なレポートをクリックします。
  4. ［カスタムレポート］のドロップダウンの横にあるビュードロップダウンに移動します。
  5. 目的のビューをクリックします。


プロジェクトテンプレートからのレポート作成

  1. 左側のナビゲーションパネルで［プロジェクト］タブに移動します。
  2. ［プロジェクトテンプレート］タブをクリックします。
  3. ［新しいプロジェクトテンプレート］を作成するか、既存のテンプレートにアクセスします。
  4. テンプレート内で、上部のバーにある［レポート］タブをクリックします。
  5. 右上にある［レポートを追加］をクリックし、［レポート名］を入力します。
  6. 右側のパネルからグラフの種類を選択します。
  7. ドロップダウンから［タブ］と［フォルダー］を選択して、［レポート設定］を行います。
  8. ［X軸］と［Y軸］にプロットする任意の項目をドロップダウンから選択します。
  9. レポートデータをグループ化する項目を選択します。
  10. ［適用］をクリックします。

KPIのカスタマイズ

Zoho Projectsでは、レポートに重要業績評価指標の数値形式を表示できます。収益、売上目標、導入率などの大きな数値を、単位や小数点以下の桁数付きで表示するために使用できます。
 
KPIレポートを作成するには、次の手順を実行します。
  1. 新しいレポートを作成するか、既存のレポートに移動します。
  2. 右側のパネルの［プロットオプション］で、［X軸］に設定されている既存の値を削除します。
  3. レポートをプロットするには、［Y軸］でKPIを選択します。
  4. ［適用］をクリックします。
    1. ［KPIのカスタマイズ］という新しいオプションが表示されます。
  5. ［KPIのカスタマイズ］で、KPIと一緒に表示する［単位］、［配置］、［小数点以下の桁数］を選択します。
  6. ［適用］をクリックし、レポートを［保存］します。