集計フィールド
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Summary 項目は、子タブに記録された値を親タブで集計・要約する項目です。複数のエンティティからデータを取得し、ユーザーの要件に応じて1つの値に集約します。Zoho Projects の Summary 項目は集計関数の集合であり、親エンティティの列で選択したタブと項目に対して、合計、平均、最小値、最大値、件数、データ件数、ユニーク件数を計算できます。
Availability:
Summary 項目は Enterprise プラン以上で利用できます。
Benefits:
- 複数のタブにまたがるデータを取得し、自動的にインサイトを提供します。
- データが追加・更新・削除されるたびに、値をリアルタイムで計算・更新します。
- 手作業でのレポート作成を不要にし、時間を節約できます。
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Functions |
説明 |
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Sum |
項目内の値の合計を計算します。 |
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Average |
項目内のデータの平均値を計算します。 |
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Min |
項目内のデータの最小値を計算します。 |
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Max |
項目内のデータの最大値を計算します。 |
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データ Count |
関連タブ内のデータ値の総数を計算します。 |
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Unique Count |
選択した項目内の重複しない（ユニークな）値の数を計算します。 |
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Count |
選択したタブ内で、選択した項目の総数を計算します。 |
Use Case: 製造プロジェクトの経費を追跡するための Summary 項目の活用
Problem statement: 経費と予算超過のリアルタイム追跡
Zoho Projects で製造プロジェクトを運用する際、マネージャーはタスクレベルの予算を設定し、タスクの依存関係を作成し、Summary 項目を使用してすべての後続タスクの経費を追跡します。
タスクレベルでの追跡:
タスクレイアウトで作成した Summary 項目「Budget Spent」は、タスク全体の経費合計をリアルタイムで更新します。
経費差し引き後の残予算を反映するため、タスクレイアウトに数式項目「Residual Budget」を作成します。
プロジェクトレベルでの追跡:
プロジェクトレベルでは、「Total Expense」と「Leftover Budget」として、使用済み予算の合計と残予算の合計を集計する 2 つの Summary 項目を作成します。
予算超過の追跡:
予算超過を防ぐため、合計経費が 100,000 ドルを超える前にメール通知を送信するワークフロールールを作成します。
これにより、マネージャーはタスクレベルとプロジェクトレベルの両方で使用済み予算と残予算を把握し、予算超過時にはリアルタイムのアラートを受け取ることができます。
- Summary 項目は、プロジェクト、フェーズ、タスクのレイアウトにのみ追加できます。ただし、Summary 項目フォームでは、他のデフォルトおよびカスタムタブや項目を選択して値を集計できます。
- Summary 項目は、タブごとに最大 5 つまで作成できます。
- Summary 項目は編集できません。別の組み合わせで Summary 項目を設定する場合は、一度削除してから、許可された上限内で再作成する必要があります。
Summary 項目を作成する
カスタム項目の権限が有効なユーザーは、Summary 項目を作成できます。
- ［Set up］>［Customization］>［Layouts］に移動します。
- 対象のプロジェクト、フェーズ、またはタスクのレイアウトを選択します。
- レイアウト設定ページで、Summary 項目をNew Fieldsセクションからドラッグ＆ドロップして、レイアウトに追加します。
- 右側の Summary 項目フォームで、項目名を追加し、Related タブ、項目、Function、Return Typeの値を選択します。利用可能な関数は、選択した項目に基づいて表示されます。
サブタスクからデータをロールアップするためにタスクレイアウトに Summary 項目を追加する場合は、データをWhole Treeからロールアップするか、Direct Sub Tasksのみからロールアップするかを選択します。
サブタスクに関連するタスクの値も含める場合は、Include data from current task boxをオンにします。 - 必要に応じて項目のヒントを入力し、Add to Layoutをクリックします。
項目がレイアウトに追加され、Return Type に応じてデータが反映されます。これらの項目は、［Customization］>［Fields］ページで確認できます。
Summary 項目を表示する
作成した Summary 項目は、Fields ページに表示されます。
- ［Set up］>［Customization］>［Fields］に移動します。
- Summary 項目は、他の項目と一緒に一覧表示されます。右上の検索バーからスクロールして探すか、特定の Summary 項目を検索します。
Summary 項目を削除する
- ［セットアップ］>［カスタマイズ］>［レイアウト］に移動します。
- 対象のプロジェクト、フェーズ、またはタスクのレイアウトを選択します。
- レイアウト設定ページで、対象のサマリー項目にカーソルを合わせ、
をクリックして削除します。
- ダイアログボックスで［Remove］をクリックして操作を確定します。
レイアウトページでサマリー項目を削除しても、完全には削除されません。項目は［項目］ページに保存され、同じ組み合わせでサマリー項目を再作成するには、そこで削除する必要があります。レイアウトからサマリー項目を完全に削除するには、次の操作を行います。
- ［セットアップ］>［カスタマイズ］>［項目］に移動します。
- 対象のサマリー項目にカーソルを合わせ、
をクリックします。
- 確認メッセージで操作を確定し、削除を選択します。