ブループリント

ブループリント

Zoho Projectsのブループリントは、業務プロセスを体系的に自動化する流れを定義、設計するのに役立ちます。ブループリントの主な構成要素は、ステータスと遷移です:

  • ステータス とは、ある特定の時点で、タスクがワークフローのどの状態に該当するかを示します。
  • 遷移 とは、2つのステータス間のリンクで、タスクがあるステータスから別のステータスに移動するのを可能にします。

これを説明するために、Zylker社でのコンテンツのレビュープロセスのワークフローを見てみましょう。コンテンツのレビューは、コンテンツチームに割り当てられたタスクです。レビュープロセスのワークフローを自動化するために、チームでブループリントを使用します。業務プロセスに合わせて、ブループリントを設計できます。 

このブループリントでは、レビューのステータスは、様々な遷移を経て更新されます。たとえば、タスクのステータスは、「 未完了 」から、「 レビュー用に送信 」の遷移を経て、「 進行中 」に更新されます。

このヘルプガイドでは、ステータスと遷移を使用したブループリントの設計、遷移の設定、ブループリントの実行方法について説明します。


  • この機能を利用できるプラン: プレミアム プランと エンタープライズ プラン
  • アイコンから設定画面に移動し、> [ ポータルの設定 ] > [タスクの自動化 ] > [ ブループリント ]に移動し、ブループリントを作成します。管理者であるにも関わらず上記にアクセスできない場合は、 support@zohoprojects.com までお問い合わせください。

ブループリントの作成

  1. 上部のバーの右上にある アイコンをクリックします。
  2. ポータルの設定 ]セクションに移動し、[ タスクの自動化 ]をクリックします。
  3. 新しいブループリント ]をクリックします。
  4. 表示されたポップアップ画面で、タブとレイアウトを選択し、ブループリントの詳細を入力します。
  5. ブループリントを実行する条件を指定できます。
    • 特定のタスクに対してブループリントを実行したい場合、条件にタスク名を指定します。 
    • 条件を指定しない場合、ブループリントはすべてのタブに実行されます。
  6. 保存 ]をクリックします。


 


ブループリントの設計

ブループリントを作成すると、ブループリント編集画面で設計をカスタマイズできます。[利用可能なステータス]セクションから、ブループリント編集画面に、ステータスをドラッグ&ドロップするか、新しいタスクステータスを作成します。

タスクのステータス間の接続を設定するには、次のいずれかを実行します:

  • ワークフロー内のあるステータスから別のステータスに項目を接続します。または、  
  • ブループリント編集画面内のステータスから項目をドラッグして、新しいステータスを作成します。

利用可能なステータスは、現在自分のタスクのレイアウトにあるタスクステータスです。タスクのステータスを新たに追加することもできます。タスクのカスタムステータスについての 詳細はこちら をご参照ください。

新しいステータスの追加

  1. [利用可能なステータス] の横にある[ 追加 ]をクリックします。
  2. タスクのステータス名を入力します。
  3. ステータスの種類を選択します。初期設定の種類は、「 未完了 」および「 完了 」です。
  4. ステータスの色を選択できます。
  5. 保存 ]をクリックします。



  • ブループリントに新たに追加したステータスは、ブループリントを公開した場合にのみレイアウトに保存されます。
  • 同じステータスを複数のブループリントで重複して利用している場合、対応するステータスの種類も同じになります。

ステータスの編集または削除

  • ステータスを編集するには、ワークフローのステータス名をクリックします。右パネルに、ステータスの詳細が表示されます。必要に応じて、詳細を編集して、 [保存] をクリックします。
  • ステータスを削除するには、ワークフローのステータス名をクリックして、ステータスの詳細パネルの右上にある アイコンをクリックします。
タスクのステータスを更新すると、そのステータスの種類は変更できなくなります。

遷移の設定

遷移とは、2つのステータス間のリンクのことで、タスクがあるステータスから別のステータスに移動するのを可能にします。

設定するには

  • 2つのステータス間のリンクにある[ + ]ボタンをクリックします。
  • 遷移名を入力します。
  • 共通の遷移 ]を有効にして、この遷移が利用可能なステータスを選択します。
  • 遷移前 ]、[ 遷移中 ]、[ 遷移後 ]を設定します。

遷移前

遷移前 ]では、条件を定義して、遷移を実行できます。

たとえば、コンテンツのレビュープロセスでは、指定した期限と添付したコンテンツに対して、コンテンツチームのマネージャーだけがコンテンツを承認できます。[ 承認 ]の遷移に対する[ 遷移前 ]の設定では、管理者をユーザーとして選択し、期限と添付ファイルで条件を設定します。


 

遷移前の設定を行うには

  1. ユーザーの選択 ]ボックスをクリックして、遷移を実行できるユーザーを選択します。
    • 担当者 報告者 、いずれかのプロジェクトユーザー、[ ユーザー の選択 ]ボックスの役割から選択できます。
  2. 条件の追加 ]ボタンをクリックして、遷移を開始する条件を設定します。
選択したユーザーや役割のユーザーのみが、タスクの詳細ページの遷移ボタンを表示し、遷移を実行できます。ユーザーを選択しない場合、遷移ボタンはすべてのユーザーが利用できます。

遷移中

遷移中 ]は、項目とメッセージで設定します。ユーザーが遷移を実行する際、項目への入力を求めることができます。遷移中、情報や指示として表示されるようにメッセージを挿入できます。

たとえば、[ 承認 ]の遷移に対する[ 遷移中 ]の設定で、[コメント]を必須項目として追加し、「レビュープロセスはこの遷移後に完了します」をメッセージとして追加できます。これにより、マネージャーが[承認]の遷移を実行すると、コメントを追加するように求められ、ポップアップ画面にメッセージが表示されます。 

遷移中の設定を行うには

  1. 項目を追加するには、[ 追加 ]をクリックして、[ 項目 ]を選択します。選択ボックスから対象の項目を選択し、[ 追加 ]をクリックします。
    • 表示される項目は、初期設定の項目とタスクのレイアウトでカスタマイズした項目です。
    • ユーザーの入力を強制するには、項目の[ 必須項目 ]チェックボックスをオンにします。  
  1. メッセージを挿入するには、[ 追加 ]をクリックして、[ メッセージ ]を選択します。テキストボックスにメッセージを入力して、[ 追加 ]をクリックします。
  2. 項目とメッセージを並び替えるには、必要に応じて項目をドラッグ&ドロップします。たとえば、項目を入力する前にメッセージをユーザーに表示する場合は、メッセージを項目の前にドラッグします。

遷移後

遷移後 ]は、遷移が完了した時に自動たアクションを実行するよう、 設定します。

  • メール通知

遷移が完了した時点で、特定のユーザーやチームにメール通知を送信するには、メール通知の設定をします。たとえば、レビュープロセスでは、コンテンツが承認されたときに公開者に自動メールを送信します。 

  1. メール通知 ]の横にある [ 追加 ]をクリックします。 
  2. メール通知の作成 ]をクリックし、新しいメール通知を作成して、自分の遷移に関連付けます。メール通知についての 詳細はこちら をご参照ください。
  3. 自分の遷移に複数のメール通知を関連付けることもできます。送信する必要のあるメール通知を選択して、[ 関連付ける ]をクリックします。  
 
  • 項目の更新

遷移の完了時に、特定の項目値を更新できます。たとえば、[ 遷移後 ]の設定では、各遷移後のタスクに対して、完了度(%)の値を設定できます。

  1. 項目の更新 ]の横にある[ 追加 ]をクリックします。
  2. 更新する項目を選択して、値を設定します。 
  3. 複数の項目を追加するには、 アイコンをクリックします。項目を削除するには、 アイコンをクリックします。
  4. 保存 ]をクリックします。

共通の遷移

共通の遷移とは、ワークフローの一部またはすべてのステータスから、アクセス可能な遷移です。

たとえば、レビュープロセスはいつでも保留中に設定できます。このブループリントでは、[ 進行中 ]ステータスだけが、[ 中断 ]の遷移を経由して、[ 保留中 ]ステータスに移動できます。他のステータスがこの遷移を利用できるようにするには、[中断]をすべてのステータスから保留中までの[共通の遷移]として、有効にする必要があります。[中断]の遷移は、すべてのステータスの更新に対して、タスクの詳細ページで利用可能になります。 

 

共通の遷移を有効にするには:

  1. ブループリントの編集画面 ]で、[共通の遷移]として設定する遷移をクリックします。
  2. 遷移の設定で、[共通の遷移]を有効に切り替えます。
    • すべて ]のステータスを選択した場合、その遷移はすべてのステータスの更新に対して、タスクの詳細ページで利用可能になります。
    • 特定のステータスを選択した場合、その遷移は選択したステータスに対してのみ、タスクの詳細ページで使用可能になります。

ブループリントの公開

必要なステータスと遷移をすべて設定すると、ブループリントを公開できます。ブループリントを公開すると、ブループリントの条件に一致するタスクは、ブループリントに定義したプロセスのワークフローに従って処理されます。

この準備が整ったら、

  1. ブループリント編集画面 の左下にある[ 公開 ] をクリックします。
  2. ブループリントを公開したくない場合、下書きとして保存して、ステータスと遷移の設定を続けることができます。
  3. ブループリントを下書きとして保存するには、 ブループリント編集画面 の左下にある[ キャンセル ]をクリックします。表示されたポップアップ画面で、[ 下書き保存 ]をクリックします。
  • ワークフローに追加した新しいタスクステータスは、ブループリントを公開するまで有効になりません。
  • ブループリントを設定できるだけで、タスクに関するプロセスのワークフローはテストできません。

ブループリントは、タスクのレイアウトにしたがってグループ化されます。ブループリントは、グループ内に一覧されている順番で実行されます。

ブループリント公開前の留意点:

  • 開始の状態に接続するステータスは、常に[ 未完了 ]にしてください。さらに、ワークフローの終了のステータスは、常に[完了]にしてください。 詳細はこちら をご参照ください。
  • ブループリントのすべてのステータスは、開始状態から終了のステータスに至るまですべて(遷移を介して)接続してください。ブループリントでは、ステータスはすべて接続してください。
  • すべてのステータスと遷移には、固有の名前が必要です。ステータスと遷移に名前を付けずにブループリントを公開することはできません。
  • ブループリントの各ステータスには、「完了」のステータス(発信遷移の有無がどちらも可能)を除き、受信遷移と発信遷移が少なくとも1つずつ必要です。  

ブループリントの実行

簡単な概要:

  • ブループリントの作成後、[利用可能なステータス]のセクションから、ステータスをドラッグ&ドロップするか、または新しいステータスを作成します。遷移を作成するには、2つのステータスを接続します。
  • すべての遷移を設定して、ブループリントを公開します。遷移は、タスクの詳細ページに、ボタンとして表示されます。
  • 遷移を実行するには、タスクの詳細ページにある[遷移]ボタンをクリックします。ポップアップ画面に、必要な詳細を入力します。
  • 遷移を実行すると、タスクステータスはワークフローにしたがって更新されます。

ブループリントの適用(関連付け)    

特定のプロジェクト/マイルストーン/タスクリスト内のタスクに、ブループリントを適用できます。

  1. ポータルの設定 ]セクションに移動し、[ タスクの自動化 ]をクリックします。
  2. ブループリントにマウスのカーソルを合わせて、 アイコンをクリックします。
  3. ブループリントの関連付け ]をクリックします。
  4. ブループリントを適用するプロジェクトを選択します。ブループリントが、プロジェクト内のすべてのタスクに適用されます。
    • 特定のマイルストーン/タスクリスト内のタスクに、ブループリントを適用したい場合、プロジェクトを選択した後に、タスクを選択します。  
  1. ブループリント条件に一致するタスクに対してブループリントを適用したい場合、ブループリント条件のチェックボックスをクリックします。
    • ブループリント条件に一致するタスクが存在しないか、タスクにすでにブループリントが適用されている場合は、設定を続行できません。
  2. 次へ ]をクリックしてください。
  3. 現在のタスクのステータスを、ブループリントで利用可能なステータスに関連付けします。
    • 現在のステータスに関連付けたタスクが、ブループリントにしたがって変更されます。 
  4. 関連付け ]をクリックします。  
また、 マイルストーン タスクリスト タスク から直接ブループリントを適用することも可能です。  

ブループリントの適用(関連付け)の解除

  1. プロジェクトに移動して、 [タスク] タブをクリックします。
  2. クラシックビューの右上にある   アイコンをクリックします。
  3. [関連付けの解除] を選択します。
  4. [関連付けの解除] をクリックします。プロジェクト内のタスクは、ブループリントの関連付けが解除されます。

ブループリントの並べ替え

ブループリントは、タスクのレイアウトにしたがってグループ化されます。ブループリントは、グループ内に一覧されている順番で実行されます。必要に応じて、ブループリントを並べ替えられます。

  1. 実行したい順番に、ブループリントをドラッグ&ドロップで並べ替えられます。
  2. 順番の先頭のブループリントは、ブループリント条件が一致するタスクに適用されます。ブループリント条件が一致しない場合は、タスクの条件が一致する、次の順番のブループリントが実行されます。 

ブループリントの複製

  1. 複製したいブループリントにマウスのカーソルを合わせて、 アイコンをクリックします。
  2. 複製 ]をクリックして、操作を確定します。複製後、ブループリント名を入力します。

ブループリントの削除

  1. 削除したいブループリントにマウスのカーソルを合わせて、 アイコンをクリックします。
  2. 削除 ]をクリックして、操作を確定します。

ブループリントの有効化または無効化

初期設定では、ブループリントは作成時に有効になります。ブループリントを無効にして、タスクがブループリントのプロセスに従わないようにできます。無効にするには、[ 有効 ]チェックボックスのチェックを外します。

プロセスに有効なタスクがある場合は、ブループリントを削除できませんのでご注意ください。この場合は、ブループリントを無効にできます。

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