タスクの管理

Zoho Projectsのタスク管理機能を使用することで、タスクのリマインダーや予定工数を設定できます。また、タスクのインポートやエクスポート、完了済みタスクの再開といった操作も行うことも可能です。

タスクID

プロジェクト、タスク、課題には、固有ID（接頭辞付き番号）が自動生成されます。タスクや課題に付与された固有IDを使用することで、タスクを効率的に追跡／検索できます。

ポータルの設定から、タスクID機能を有効化または無効化できます。
プロジェクトの編集時に、タスクの接頭辞を編集できます。

タスクが削除されると、そのタスクのタスクIDも削除されます。各タスクに固有IDが付与されるため、削除されたタスクのIDは別のタスクに再利用できません。

繰り返しタスク

定期的な間隔で繰り返されるタスクを管理できます。タスクの繰り返しを設定すると、設定した頻度に基づいて新しいタスクを自動的に作成することが可能です。同じタスクを何度も作成する手間を省くことができます。

繰り返しは、タスクの作成時や編集時に設定できます。

利用条件：すべての有料プラン

新しいタスク作成時の繰り返し設定

画面左側のメニューで［概要］→［タスク］をクリックし、［タスクを追加する］をクリックします。または、対象のプロジェクトを開き、［タスク］タブに移動し、［タスクを追加する］をクリックします。
タスクの詳細を入力して、［繰り返し］項目をクリックします。
［繰り返しの種類］を選択します（日、週、月、年、後）。

［繰り返しの種類］として［後］を選択すると、タスクの完了日からの日数または時間数を指定し、タスクを繰り返すことができます。

基準の設定欄で、繰り返しの基準とする対象を設定します。

期限：期限日に基づいてタスクを繰り返し作成します。
開始日：開始日に基づいてタスクを繰り返し作成します。
スケジュール：設定した独自のスケジュールに基づいてタスクを繰り返し作成します。

［繰り返しの間隔］の項目で、タスクを繰り返す頻度を設定します。

例：［繰り返しの種類］を「日」、［繰り返しの間隔］を「3」に設定すると、タスクは3日ごとに作成されます。

［終了］の項目で、繰り返しを終了するタイミングを指定します。

次の後：指定した回数後に繰り返しを終了します。
日付：繰り返しを終了する日付をカレンダーから選択します。
なし：タスクを無期限に繰り返し作成します。

予定されている作成日が休日の場合の動作を設定します。
［実行条件］の項目で、次の繰り返しタスクを作成するタイミングを設定します。

完了時：既存のタスクが完了したときに次の繰り返しを開始します。
予定日：タスクが完了しているかどうかに関係なく、予定日に次の繰り返しを開始します。
いずれか早い方：タスクの完了日と予定日のうち、いずれか早い方において次の繰り返しを開始します。

［繰り返しタスクの項目の管理］をクリックし、繰り返しタスクに含める項目を選択します。
［繰り返しを設定する］をクリックします。

新しいタスク作成時の繰り返し設定

画面左側のメニューで［概要］を選択し、［タスク］をクリックして対象のタスクを開きます。
［繰り返し］の項目をクリックします。

上記の「新しいタスク作成時の繰り返し設定」と同じ手順で、繰り返しを設定します。

［繰り返しを設定する］をクリックします。

タスクのリマインダー

複数のタスクや業務を同時に扱っていると、抜け漏れや遅延が発生することがあります。そのような場合は、Zoho Projectsのタスクリマインダー機能を利用することで、適切なタイミングでメール通知を受け取り、確実に業務を遂行することが可能です。

タスク追加時のリマインダーの設定

［タスク］タブをクリックし、［タスクを追加する］を選択します。　　
［リマインダー］の項目をクリックします。
リマインダーは、タスクの期限または特定の日付に設定できます。
毎日送信したり、タスクの期限に送信したりすることが可能です。また、「期限までの日数」に基づき、リマインダーを設定することもできます。［期限前日］を選択した場合は、期限の何日前にリマインダーを送信するかを設定します。
特定の日付を選択した場合は、その日に通知が送信されます。
通知時刻を設定します。
［ユーザーに通知する］で、通知を受け取るユーザーまたはチームを選択します。
［リマインダーを設定する］をクリックします。
通知時刻で選択できる項目は、以下のとおりです。

毎日：タスクの期限まで、リマインダーメールが毎日送信されます。
期限：タスクの期限日に、1回リマインダーメールが送信されます。
期限前日：期限から、設定した日数分だけ前にリマインダーメールが送信されます。

タスクの工数

工数は、タスクに費やした時間を記録／追跡するための機能です。ユーザーは、プロジェクト内の［タスク］タブの一覧表示またはガント表示から、工数を記録できます。

［タスクの工数の合計］列までスクロールします。
該当するタスクの項目をクリックします。
新しい工数の記録フォームに詳細を入力し、［追加する］をクリックします。

予定工数の設定

タスクに予定工数を設定することで、ユーザーの作業時間を追跡／管理できます。タスクの予実レポートを使用することで、従業員の実績を追跡できます。プロジェクトのコストを正確に見積もるには、予定工数の設定が重要です。

メリット

タスクに費やした予定工数と実績工数を比較することで、タスクの進捗状況を追跡できます。
予定工数に基づき、プロジェクトコストを予測できます。

初期設定で、予定工数を指定しない場合、以下のように計算できます。

タスクの予定工数＝（タスクの期間 × タスクに割り当てられたリソース数）

予定工数の設定

画面右上の（設定）アイコンをクリックします。
［カスタマイズ］→［レイアウト］→［タスク］の順に移動します。
対象のレイアウトをクリックし、［タスクの情報］→［予定工数］に移動し、（編集）アイコンをクリックします。
項目の詳細の編集画面で、予定工数の形式と初期値を選択します。

稼働時間：タスクを作成する時、［予定工数］の項目には、「稼働時間」の値が自動入力されます。
空：タスクを作成する時、予定工数は空欄となります（手動入力が必要です）。

［完了する］をクリックし、［レイアウトを保存する］をクリックします。

新しいタスクにおける予定工数の設定

プロジェクトの［タスク］タブに移動し、画面右上の［タスクを追加する］をクリックします。
予定工数を入力し、［追加する］をクリックします。

予定工数は、次の3つの形式で設定できます。

1日あたりの予定工数：1日あたりにタスクの担当者がタスクへ費やす作業時間を時間単位で設定します。この値は、タスク期間の全体にわたり、ユーザーが毎日作業すべき予定時間を示します。例：1日あたりの予定工数を「4時間」、タスク期間を「5日」に設定すると、タスク全体の予定工数は20時間になります。
1日あたりの予定工数の割合（%）：タスクの担当者の予定工数は、稼働時間の割合として設定できます。1日の稼働時間が8時間で、リソース割り当てを「50％」に設定した場合、1日あたりの予定工数は4時間になります。
総予定工数：タスクの担当者ごとに合計の作業時間数を設定できます。毎日の作業は、タスクの期間に基づいて自動的に計算されます。例：タスクの担当者に総予定工数「20時間」を設定した場合、タスク期間が「5日」であれば、1日あたりの予定工数は自動的に4時間に設定されます。

タスク編集時の予定工数の設定

タスクの詳細画面を開くには、該当するタスクをクリックします。
［タスク情報］セクションで、［予定工数］の項目をクリックします。
必要な変更を行い、［保存する］をクリックします。

タスクの一覧ページでは、予定工数の合計をインラインで編集することもできます。

タスクの一覧表示では、各タスクの予定工数と実績工数を確認できます。
予定工数と実績工数の列では、実際の工数が予定より多いか少ないかを確認できます。
実績工数の列の緑色の矢印は、予定工数の列で記録された予定工数より実績工数が少ないことを表します。
赤の矢印は、計画値を超えていることを表しています。

タスクの個別の予定工数の設定

タスクの予定工数の合計を分割して、複数の日に割り当てることができます。柔軟な工数設定に役立ちます。個別の予定工数は、タスクの開始日と終了日、または期間に基づいて設定できます。

予定工数の合計を10時間とした場合、一律の予定工数の設定を選択して2時間×5日間として設定することが可能です。一方、個別の予定工数の設定を選択し、3時間、3時間、4時間を計3日間に割り当てることもできます。

画面左のメニューの［最近のプロジェクト］または［プロジェクト］タブからプロジェクトを選択します。

画面上部のタブから［タスク］タブをクリックします。
対象のタスクをクリックして、詳細ページを表示します。
予定工数の項目で、［個別の予定工数］を選択します。
各日ごとの工数を入力します。
［完了する］をクリックします。

ユーザーは、タスクに［一律］または［個別］の工数を選択できます。

予定工数は、勤務時間の割合（%）としても入力できます。

2020年12月15日以前に作成された組織ポータルで、この機能を利用する場合は、support@zohoprojects.comにご連絡ください。

タスクのインポート

画面左のメニューの［最近のプロジェクト］または［プロジェクト］タブからプロジェクトを選択します。
上部のバーにある［タスク］タブをクリックします。
画面右上の（詳細）アイコンをクリックし、［タスクをインポートする］を選択します。
ファイル形式を選択し、インポートするファイルをアップロードします。
［インポートする］をクリックします。
MPPファイルの項目をタスクタブで利用可能な項目一覧と関連付けます。
タスクをプロジェクトユーザーに割り当てるか、未割り当てのままインポートするかを選択します。　
［続ける］をクリックして、タスクをZoho Projectsにインポートします。

タスクのエクスポート

ポータルユーザーは、タスクをXLS形式またはCSV形式でエクスポートするか、クラウドに保存できます。ユーザーは、特定のタスクのデータ一覧（標準または独自の一覧）を選択し、エクスポートする列を選択できます。　

フィルターと独自の一覧なしでのタスクのエクスポート

対象のプロジェクトを選択し、［タスク］タブに移動します。
画面右上のアイコンをクリックして、［タスクをエクスポートする］を選択します。
エクスポートするタスクの一覧を選択します。例：標準の一覧で日付が未登録のタスクを選択すると、日付が設定されていないすべてのタスクをエクスポートできます。独自のデータ一覧に基づいて、タスクをエクスポートすることも可能です。
ファイル形式を選択します。
エクスポートする列を選択できます。
［選択済み］欄には、タスクの列のカスタマイズで選択されている列が表示されます。この欄で一覧表示されている項目がエクスポートされます。
［利用可能］欄には、タスクの列のカスタマイズで選択していない列が表示されます。項目名にカーソルを合わせ、（右矢印）アイコンをクリックして、［利用可能］欄から［選択済み］欄へ項目を移動するか、項目をドラッグ＆ドロップして列を移動します。
タスクのメタデータを含めてエクスポートするには、［ファイル情報を含めてエクスポートする］のチェックボックスにチェックを入れます。
［エクスポートする］をクリックします。