実装チェックリスト

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概要

ワークフロー管理は、あなたの人材募集プロセスを自動化するのに役立ちます。以下が含まれます：

ワークフロールールー特定の条件が満たされたときに実行される一連のルール。
ワークフローアラートーワークフロールールがトリガーされたときに自動的にメール/SMSの通知が送信されます。
ワークフロータスクーワークフロールールがトリガーされたときにユーザーに割り当てられるタスク。
ワークフローフィールドアップデートーワークフロールールがトリガーされたときに指定されたフィールドの値を自動的に更新します。カスタム機能ー他のアプリケーションから応答を受け取り、ワークフローの基準が満たされたときにRecruitモジュールを更新するためのDelugeスクリプトのセットを開発します。

ワークフロールルールを作成する際に、以下の詳細を指定してください。

基本情報 - ルールが適用されるレコードタイプ、ルール名、説明、およびルールを有効にするオプションに関する詳細。
実行基準 - ルールをトリガーする必要があるレコードの種類を指定する基準。すなわち、作成、変更、作成および変更されたレコード、または特定のフィールドが更新されたレコード。
ルール基準 - ルールをトリガーするためにレコードが満たす必要がある基準。
インスタントアクション - ルールが実行されたときにトリガーされるアラート、タスク、およびフィールドの更新。
時間ベースのアクション - 定義された時間に基づいてトリガーされるアラート、タスク、およびフィールドの更新。

ワークフロールルールのアクションには、クライアント、コンタクト、およびジョブオープンなどの特定のレコードタイプのワークフローアラート、ワークフロータスク、およびワークフローフィールド更新が含まれます。

ワークフロールルールには2つのタイプのアクションがあります。

即時アクション- ルールが実行されたときに、アラート、タスク、およびフィールド更新が即座にトリガーされます。
時間ベースのアクション- 実行時間として定義されたときに、アラート、タスク、およびフィールド更新がトリガーされます。

ワークフローアラートは、次に送信できる電子メール通知です：

インタビュアー/候補者 - モジュール内のメールフィールドを使用して
Recruitアカウント内のユーザー - グループ、ロール、ロール＆部下を選択して
レコード所有者とレコード作成者 - それぞれのチェックボックスを選択して
その他の受信者 - 追加受信者ボックスにメールアドレスを指定して。

ユーザーにワークフロータスクを割り当てることができます。Remind Assigneeを使用すると、タスクの所有者（メールまたはポップアップを介して）にプロンプトを送信できます。ワークフローのフィールド更新を使用すると、関連するルールがトリガーされたときに、レコード内の特定のフィールド値を更新できます。

チェックリスト

ワークフロールールを使用する前に、以下のチェックリストをご確認ください：

重要な注意事項
1日の制限
時間ベースのアクションが再スケジュールされる場合
時間ベースのアクションが再スケジュールされない、または削除されない場合

重要な注意事項：

ワークフロールルールを使用する場合、すべてのアラートとタスクが必ずしもリスト表示されるとは限りません。ルールが連絡先用の場合、連絡先に関連したフィールド更新、タスク、アラートのみが関連付け可能となります。
ワークフロールルールには最大5つの時間ベースのアクションを作成できます。
各時間ベースのアクションには最大5つのアラート、5つのタスク、3つのフィールド更新を割り当てることができます。
メールオプトアウトオプションが有効になっている場合、候補者/クライアントにメールが送信されません。
ワークフロー管理機能において、日付の計算には組織の時間帯が考慮されます。時間帯が定義されていない場合、スーパー管理者の時間帯が考慮されます。
時間ベースのアクションは分単位ではありません。時間ベースのアクションをトリガーするのに数分間の遅延がある場合があります。
1日あたりのメールアラートが上限に達した場合、当日残りのメールは送信されません。
計算された実行時間が過去の時間の場合、アクションはすぐにトリガーされます。時間ベースのアクションをトリガーするのに数分間の遅延がある場合があります。

日間制限に関する注意事項：

１日あたりのメールの送信に関しては、（ユーザー数×100）または5000、どちらか小さい方を上限とします。
１日あたりの時間ベースのアクション（アラート、タスク、フィールド更新を含む）の実行に関しては、（ユーザー数×50）または1000、どちらか小さい方を上限とします。
１時間あたりの最大で300アクションがトリガーされます。もし１時間あたり300アクションを超える場合、残りのアクションは翌時間に実行されます。
Recruitアカウントのスーパー管理者には、１日あたりのワークフローのメールアラート上限を超えた場合に通知されます。
１日あたりの上限（例えばメールの上限）は、PSTを基準に計算されます。

時間ベースのアクションが再スケジュールされる場合：

ルールの実行基準は、EditまたはCreate or Editです。レコードに対してルール基準が満たされた場合、インスタントアクションがトリガーされ、レコードに対してタイムベースのアクションがスケジュールされます。
ユーザーがレコードを編集してもルール基準が満たされなかった場合、先にスケジュールされていたタイムベースのアクションは削除されます。レコードが再度編集され、基準が満たされた場合、タイムベースのアクションが再スケジュールされます。
タイムベースのアクションでは、実行時間もカスタム日時フィールドに基づいて設定することができます。レコードに対してルール基準が満たされた場合、インスタントアクションがトリガーされ、レコードに対してタイムベースのアクションがスケジュールされます。
ユーザーが日時フィールドの値を変更するためにレコードを編集した場合、タイムベースのアクションは新しい日時の値に基づいて再スケジュールされます。

時間ベースのアクションが再スケジュールまたは削除されない場合：

ルールの実行基準は、編集または作成または編集のいずれかです。レコードに対してルールの基準が満たされた場合、即時アクションがトリガーされ、レコードに対して時間ベースのアクションがスケジュールされます。
ユーザーがレコードを編集してもルールの基準が満たされない場合、時間ベースのアクションは再度スケジュールされません。
クライアントが変換されると、レコードにスケジュールされているすべての時間ベースのアクションが削除されます。
エンタープライズエディションがフリーエディションにダウングレードされると、レコードにスケジュールされているすべての時間ベースのアクションが削除されます。
レコードが削除されると、レコードにスケジュールされているすべての時間ベースのアクションも削除されます。削除されたレコードが復元された場合、時間ベースのアクションは再度スケジュールされません。