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概要

ワークフロー管理は、採用プロセスを自動化するのに役立ちます。次の要素が含まれます：

• ワークフロールール – これは、特定の事前定義された条件が満たされたときに実行する規則のセットです。
• ワークフローアラート – これは、ワークフロー規則が実行されたときに自動的にメール/SMS通知を送信するものです。
• ワークフロータスク – これらは、ワークフロー規則が起動するとユーザーに割り当てられるタスクです。
• ワークフロー項目の更新 – これには、ワークフロー規則が起動すると指定した項目の値が自動で更新する機能があります。カスタム関数 - ワークフローの基準が満たされたときに他のアプリケーションからのレスポンスを受け取り、Recruitタブを更新するためのDelugeスクリプトのセットを開発します。

ワークフロー規則を設定するときは、次の詳細を含めます：

• 基本詳細 - ルールが適用するデータタイプ、ルール名、説明、そしてルールを起動するオプションに関する情報。
• 実行基準 - ルールをトリガするべきデータの種類を決定する基準。つまり、作成されたデータ、更新されたデータ、作成・更新されたデータ、または特定の項目が更新されたデータ。
• ルール基準 - ルールを起動するためにデータが満たすべき条件。
• 即時処理 - ルールが起動したときにすぐに実行されるアラート、タスク、項目の更新。
• 時間に基づく処理 - 特定の時間に起動するアラート、タスク、項目の更新。

ワークフロー規則の操作にはワークフローアラート、ワークフロータスク、ワークフロー項目の更新が含まれ、クライアント、連絡先、求人開放などの特定のデータタイプに対してすべて行われます。

ワークフロー規則には2種類の処理があります：

• 即時処理 - ルールが起動したときにすぐに実行されるアラート、タスク、項目の更新。
• 時間に基づく処理 - 事前定義された実行時間に基づいて起動されるアラート、タスク、項目の更新。

ワークフローアラートは、次の宛先にメール通知を送信することができます：

• 面接者/候補者 - Emails項目をタブで使用することにより
• Recruitアカウント内のユーザー - グループ、役割、役割＆下位を選択することにより
• データの所有者とデータの作成者 - それぞれのチェックボックスを選択することにより
• その他の受信者 - 追加の受信者の箱でメールアドレスを指定することにより。

ワークフロータスクは、あなたの組織内のユーザーに担当者として割り当てることができます。Remind担当者を使用して、タスクのデータ担当者（メールまたはポップアップ経由）に通知することができます。関連付けられたルールが活性化されたときにデータ内の特定の項目値を更新する場合、ワークフロー項目の更新を使用することができます。

チェックリスト

ワークフロールールを実装する前に、以下のチェックリストを確認してください:

• 覚えておくべき重要なポイント
• 毎日の制限
• 時間ベースの処理が予約変更される場合
• 時間ベースの処理が予約変更されない、または削除されない場合

記憶に残るべき重要なポイント:

• ワークフローのルールを利用する際、すべてのアラートとタスクが必ずしも表示されるわけではありません。そのルールが連絡先用であれば、連絡先に対して作成されたアイテムのアップデート、タスク、及びアラートのみが関連付けのために利用可能となります。
• ワークフロールールには、最大で5つの時間に基づく処理を作成可能です。
• 各時間に基づく操作には、最大5つのアラート、5つのタスク、3つの項目更新が可能です。
• メールOpt出力オプションが有効な場合、候補者/クライアントにメールは送信されません。
• ワークフロー管理機能では、一日の計算に使用されるのは組織のタイムゾーンです。タイムゾーンが定義されていない場合、Super Administratorのタイムゾーンが使用されます。
• 時間に基づく処理は分単位ではなく、時間に基づく処理が起動するまでにわずかな遅延があります。
• メールアラートが一日の上限に達した場合、その日に残っているメールは送信されません。
• 計算された実行時間が過去に含まれている場合、操作はすぐに起動されます。時間に基づく処理が起動するまでにはわずかな遅延があります。

一日の上限に関する注意点:

• ワークフローアラートを使用してメールを送信する一日の最大限度は、(ユーザー数 * 100)または5000のいずれか小さい方で判断されます。
• 時間に基づく処理（アラート、タスク、項目更新を含む）を実行する一日の最大限度は、(ユーザー数 * 50)または1000のいずれか小さい方です。
• 1時間につき最大300の処理が実行されます。1時間に300を超える処理がある場合、残りの処理は次の時間に実行されます。
• Recruitアカウントのスーパーアドミニストレータは、ワークフローメールアラートの一日の上限が超えた場合に通知を受け取ります。
• 一日の上限（例えば、メールの上限）はPST基準で計算されます。

時間に基づく操作が再スケジュールされるシナリオは以下の通りです:

• ルールの実行基準は、編集または作成のいずれかになることができます。データがルール基準を満たすと、即時処理が実行され、時間ベースの処理がそのデータに対してスケジュールされます。
  ユーザーがデータを編集し、ルール基準が満たされない場合、以前にスケジュールされた時間ベースの処理は削除されます。データが再度編集され、基準が満たされると、時間ベースの処理が再スケジュールされます。
• 時間ベースの処理については、実行時間は独自の日付＆時間項目によって決定できます。データがルール基準を満たすと、即時処理が実行され、時間ベースの処理がそのデータに対してスケジュールされます。
  ユーザーがデータを編集して日付＆時間項目の値を変更すると、時間ベースの処理は新しい日付＆時間値に基づいて再スケジュールされます。

時間ベースの処理が再スケジュールされない、または削除されない場合のシナリオ:

• ルールの実行基準は、編集または作成のいずれかになることができます。データがルール基準を満たすと、即時処理が実行され、時間ベースの処理がそのデータに対してスケジュールされます。
  ユーザーがデータを編集したが基準が満たされない場合、時間ベースの処理は再スケジュールされません。
• クライアントがコンバートされると、そのデータに対してスケジュールされていたすべての時間ベースの処理が削除されます。
• エンタープライズ版が無料版にダウングレードされると、そのデータに対してスケジュールされていたすべての時間ベースの処理が削除されます。
• データが削除されると、そのデータに対してスケジュールされていたすべての時間ベースの処理も削除されます。削除されたデータが復元されても、時間ベースの処理は再スケジュールされません。