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概要

ワークフローの管理を使用すると、採用業務フローを自動化できます。含まれる機能は次のとおりです。

• ワークフローのルール - 指定した条件を満たしたときに実行される一連のルールです。
• ワークフロー通知 - ワークフローのルールが実行されたときに、自動のメール／SMS通知が送信されます。
• ワークフロータスク - ワークフローのルールが実行されたときにユーザーに割り当てられるタスクです。
• ワークフローの特定項目の更新 - ワークフローのルールが実行されたときに、指定した項目の値を自動で更新します。カスタム関数 - ワークフローの条件を満たしたときに、他のアプリケーションから応答を受け取り、Recruitのタブを更新するためのDelugeスクリプトを作成します。

ワークフローのルールを作成する際は、次の詳細を指定します。

• 基本情報 - ルールを適用するデータの種類、ルール名、詳細、ルールを有効にするオプションに関する詳細です。
• 実行条件 - ルールを実行するデータの種類を指定する条件です。たとえば、作成されたデータ、修正されたデータ、作成または修正されたデータ、特定の項目が更新されたデータなどです。
• ルールの条件 - ルールを実行するためにデータが満たす必要のある条件です。
• すぐに実行する処理 - ルールの実行時にすぐに実行される通知、タスク、特定項目の更新です。
• 時間基準の処理 - 定義した日時を基準に実行される通知、タスク、特定項目の更新です。

ワークフローのルールの処理には、クライアント、連絡先、求人など、特定のデータの種類に対するワークフロー通知、ワークフロータスク、ワークフローの特定項目の更新を含めることができます。

ワークフローのルールの処理には、次の2種類があります。

• すぐに実行する処理 - ルールの実行時にすぐに実行される通知、タスク、特定項目の更新です。
• 時間基準の処理 - 定義した実行日時を基準に実行される通知、タスク、特定項目の更新です。

ワークフロー通知は、次の宛先に送信できるメール通知です。

• 面接担当者／候補者 - タブ内のメール項目を使用します
• Recruitのアカウント内のユーザー - グループ、役職、役職と部下を選択します
• データの担当者とデータの作成者 - 該当するチェックボックスを選択します
• その他の受信者 - ［追加の受信者］の欄にメールアドレスを指定します。

ワークフロータスクは、組織内のユーザーに割り当てることができます。リマインダーの送信を使用すると、タスクについてデータの担当者に通知（メールまたはポップアップ）できます。関連付けられたルールが実行されたときにデータ内の特定の項目の値を更新する場合は、ワークフローの特定項目の更新を使用できます。

チェックリスト

ワークフローのルールを使用する前に、次のチェックリストを確認してください。

• 重要な注意事項
• 1日あたりの上限
• 時間基準の処理が再スケジュールされる場合
• 時間基準の処理が再スケジュールまたは削除されない場合

重要な注意事項。

• ワークフローのルールを使用する場合、すべての通知とタスクが必ず一覧に表示されるわけではありません。ルールが連絡先用の場合、連絡先用に作成された特定項目の更新、タスク、通知のみを関連付けに使用できます。
• 1件のワークフローのルールにつき、最大5件の時間基準の処理を作成できます。
• 各時間基準の処理には、最大5件の通知、5件のタスク、3件の特定項目の更新を設定できます。
• ［メール対象外（オプトアウト）］オプションが有効になっている場合、候補者／クライアントにメールは送信されません。
• ワークフローの管理機能では、1日の計算に組織のタイムゾーンが使用されます。タイムゾーンが定義されていない場合は、特権管理者のタイムゾーンが使用されます。
• 時間基準の処理は分単位ではありません。時間基準の処理が実行されるまでに、数分の遅延が発生する場合があります。
• その日のメール通知が上限に達すると、その日の残りのメールは送信されません。
• 算出された実行日時が過去の日時の場合、処理はすぐに実行されます。時間基準の処理が実行されるまでに、数分の遅延が発生する場合があります。

1日あたりの上限に関する注意事項

• ワークフロー通知を使用して送信されるメールの1日あたりの上限は、（ユーザー数 * 100）または5,000のいずれか少ない方です。
• 時間基準の処理（通知、タスク、特定項目の更新を含む）の実行に関する1日あたりの上限は、（ユーザー数 * 50）または1,000のいずれか少ない方です。
• 1時間あたり最大300件の処理が実行されます。1時間あたりの処理が300件を超える場合、残りの処理は次の時間に実行されます。
• 1日のワークフローのメール通知の上限を超えた場合、Recruitのアカウントの特権管理者に通知されます。
• 1日あたりの上限（例：メールの上限）はPSTを基準に計算されます。

時間基準の処理が再スケジュールされる場合

• ルールの実行条件が、編集または作成／編集のいずれかの場合です。データがルールの条件を満たすと、すぐに実行する処理が実行され、そのデータに対して時間基準の処理が予定されます。
  ユーザーがデータを編集し、ルールの条件を満たさなくなった場合、以前に予定された時間基準の処理は削除されます。そのデータが再度編集され、条件を満たした場合、時間基準の処理は再スケジュールされます。
• 時間基準の処理では、実行日時をカスタムの日付／時刻項目を基準にすることもできます。データがルールの条件を満たすと、すぐに実行する処理が実行され、そのデータに対して時間基準の処理が予定されます。
  ユーザーがデータを編集して日付／時刻項目の値を変更した場合、新しい日付／時刻の値に従って時間基準の処理が再スケジュールされます。

時間基準の処理が再スケジュールまたは削除されない場合

• ルールの実行条件が、編集または作成／編集のいずれかの場合です。データがルールの条件を満たすと、すぐに実行する処理が実行され、そのデータに対して時間基準の処理が予定されます。
  ユーザーがデータを編集してもルールの条件を満たさない場合、時間基準の処理は再度予定されません。
• クライアントが変換されると、そのデータに対して予定済みのすべての時間基準の処理が削除されます。
• エンタープライズプランから無料プランにダウングレードされると、そのデータに対して予定済みのすべての時間基準の処理が削除されます。
• データが削除されると、そのデータに対して予定されていたすべての時間基準の処理も削除されます。削除済みのデータが復元されても、時間基準の処理は再スケジュールされません。