「コンセント管理」

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Zoho Recruitのコンセント管理設定は、カスタマイズ可能なコンセントフォームを提供し、それをメールテンプレートに含め、コンセント関連の設定を行い、最も重要なこととしてコンセントの詳細を追跡するのに役立つシステムを提供して、データサブジェクトからのコンセントを取得するのに役立ちます。

Zoho Recruitのコンセント管理の理解

同意管理のベストプラクティス

データの取得者に対して、承諾の目的とデータ処理に関する説明を行う。
取得した承諾の目的から変更がある場合、データの取得者に対して再度承諾を取得する必要がある。
承諾の要求やフォームは、データを収集する者（データ管理者）、データを処理する場所（データ処理者）、データを共有する場所などの詳細を含むようにする。
取得した承諾を適切に記録し、データの取得者がデータの処理に対して適切な承諾をしたことを証明するために重要である。
承諾を取得する際には、技術用語や法律用語を使用しないようにする。メッセージを明確かつ簡潔にする。
定期的に承諾を更新するようにする。

法的根拠

個人データの取り扱いの基本原則は、データの処理が合法的かつ透明な方法で行われることです。GDPRはデータを処理するための六つの合法的な根拠を定義しています。それらをすべて理解することが重要であり、一つの合法的な根拠が他よりも優れているということはありません。最も適切な根拠を選択するには、データ処理の目的とビジネス要件を理解する必要があります。

承認- データ保護者から個人データの処理を行う際には、承認が必要です。データ保護者がオプトインしたり、承認を与えたりするような、意図的な行動が必要です。
例：マーケティング目的やニュースレターの送信などのために個人データを収集・処理する場合。
契約- 個人から商品またはサービスを依頼されたときに契約を結ぶ場合。この場合、契約を果たすためにデータを処理します。
例：契約中にお客様がメールで詳細な情報を求める場合、組織はその方々の個人データを処理してお答えします。
法的義務 - 法律に従うためにデータを処理する必要がある場合。
例：政府機関が従業員の給与詳細を必要としたり、捜査が個人データの処理を必要とする場合など。
重要な 利害関係 - 人の命を守るため、または緊急時にデータを処理する必要がある場合。
例：緊急時や火災などで人々の安全を確保するために個人情報を収集する。
公共 タスク - 公共の利益を考慮して行うタスク、通常は政府機関や政党などで行います。
例：科学研究、調査、または公衆衛生研究のデータを処理する公共機関として。
合法な 利益 - 組織がデータを処理する正当な理由を持ち、データ保護者の権利を損なうことがない場合。
例：顧客が請求書を支払っていないため、会社は顧客のデータを処理して支払いを受け取る必要があります。または、管理上の目的で、組織が従業員の個人データを給与計算のために処理する場合。

コンセント管理の段階

Zoho Recruitでは、データ処理の法的根拠としての同意に関して3つのステージを追跡できます。プライマリメールフィールドは、Zoho Recruitアカウントのプライマリメールアドレスと同じメールアドレスを持つすべての同様なレコードに同意ステースを更新するために使用されます。例えば、候補者から同意を得て、候補者をコンタクトに変換すると、作成されたコンタクトに同意ステースが更新されます。プライマリメールアドレスが変更された場合、再び同意を得る必要があります。

保留中 - データ保護者に対する承諾の要求が送信されていない場合。
待機中 - 承諾書が送信され、返信を待っている場合。
取得済み - データ保護者からの承諾を受け取った場合。
未回答 - 承諾設定で定義された待機期間内にデータ保護者からの承諾を受け取っていない場合。

承認設定を定義する

クリックして設定 > ユーザーと制御 > コンプライアンス設定 > 環境設定します。
「同意設定」セクションで、以下を行ってください。
- 待機期間 - 日または月で期間を選択してください。
  この待機期間が終わった後、同意ステータスが未回答またはレコードが削除されたとして更新されます。
- データ削除の同意
  
  データ削除の同意では、「待機期間」が定められた後にデータを自動的に削除するオプションを提供します。このオプションを有効にするには、チェックボックスを選択して保存します。
  
  このプロセスを手動で管理したい場合は、いつでもこのボックスのチェックを外すことができます。
- 承認がない場合のレコード内のアクションの管理 - 次のいずれかを選択します。
  - 通常通りデータを処理する - 通常どおりレコードを操作できます。
  - データ処理を停止する - レコードがロックされ、レコードからデータが処理されなくなります。
  - 特定のアクションを制限する - 承認がまだ受け取られていない場合に制限するアクションを選択します。
「保存」をクリックしてください。

同意書の設定

承諾書はカスタマイズ可能で、コントローラーが取得する承諾の明確な詳細を記載することができます。次のものをフォームに追加できます：

データ収集の目的。
好ましいコミュニケーションチャンネル。

同意書の設定

クリックして、セットアップ > コンプライアンス > GDPRを開きます。
GDPRページで、ボタンを使用してオプションを有効にしてください。
データの対象者がフォームを閲覧する言語を選択してください。
コンセントポータルの下で、フォームをカスタマイズするには以下の手順を実行してください。
- 彼らの個人データを使用する目的と、なぜコンセントを取得するのかに関する関連テキストを追加してください。
- コミュニケーションプレファレンスについて、短い説明を追加してください。例えば: 私たちに連絡を取るために許可してください。
- 対応するオプション（メール、電話）のShow/Hideリンクをクリックして、フォーム内でそれらを表示/非表示にしてください。
- 選択に応じて、メールの送信や電話の発信が対応するレコードで無効になります。
- コンセントステートメントについて、データサブジェクトがコメントを残すようにメッセージを追加してください。
- プライバシーステートメントをテキストボックスに追加してください。
- フォーム内のSubmitボタンの前に追加のテキストを指定してください。
「プレビュー」をクリックしてフォームを確認したら、「保存」をクリックしてください。

候補者からの同意を得る

Zoho Recruitのアカウントでデータ保護法（GDPR）の適用が有効な候補者または連絡先のレコードを開きます。
「データ」「プライバシー」をクリックしてください。
「データ処理の基準」を「適用」としてマークし、ドロップダウンリストから「承諾」を選択してください。
「保留」ステータスの下で、「送信」「承諾」「フォーム」リンクをクリックしてください。
「送信メール」ページから、承諾を求めることができます。ファイルがあれば添付し、「送信」をクリックしてください。
送信後、ステータスが保留中から待機中に変わります。

ステータスを手動で更新することもできます。

「保留」または「待機」の状態の下で、「同意の詳細を更新」リンクをクリックしてください。
「更新承諾情報」ポップアップで以下を行ってください：
- 承諾を受け取った方法を記録するために、メールまたは電話を選択します。
- 承諾日フィールドに、承諾を受け取った日付を指定します。
- 必要であれば、承諾備考を追加します。
- データ保護者から提供されたコミュニケーションプリファレンスのリストから選択します。
- 保存をクリックします。
ステータスが取得済みに変更されます。