合法的な根拠

個人データを管理するための基本的な原則は、データが合法的かつ透明に処理されるべきであるということです。GDPRはデータ処理のための6つの合法的な根拠を特定しています。それらすべてを理解することは必須であり、いずれかの合法的な根拠が他のものよりも優れているわけではありません。最も適切な根拠の選択は、データ処理の目的とあなたの組織のニーズによります。

• Consent - データ件名が自分の個人データの処理を認める同意を持っている場合。データ件名による明確な行動が必要です。 例：マーケティング目的での個人データの収集や処理、またはニュースレターの送信。
  
• Contract -あなたが個人と契約を結んでおり、その人が求める商品やサービスを提供している場合。この場合、契約を履行するためにデータを処理します。 例：契約中に顧客がメールで追加情報を求めた場合、組織はその要求に応じて個人データを処理します。
  
• Legal Obligation - 法に従ってデータを処理する必要がある場合。 例：政府機関が従業員の給与詳細を必要とする場合や、調査のために個人データの処理が必要となる場合。
  
• Vital Interests- ある人の命を守るためや、緊急事態に対応するためにデータを処理する必要がある場合。 例: 緊急事態や火災時に人々の安全を確保するために個人情報を収集する。
  
• Public Task - 公共の利益のためにタスクを実行する必要がある時、通常は政府機関、政党などが該当します。 例: 科学研究、調査、公共の健康研究のためにデータを処理する公共の税務署。
  
• Legitimate Interests - あなたの組織がデータを処理するための確固とした、正当な理由を持ち、その目的がデータ件名の権利を侵害しない場合。 例: 顧客が請求書を支払っていないため、会社は顧客のデータを処理して支払いを収集する必要がある。また、管理目的で、組織が従業員の個人データを給与計算のために処理する場合。

Zoho Recruitにおける同意管理

同意設定の定義

1. 設定をクリック > ユーザー and Control > Compliance 設定 > 各種設定.
   
2. Consent 設定 セクションで、次の操作を行います:
   
   • Waiting Period - 日またはMonthsで期間を選択します。
     この待機期間が終了すると、同意ステータスはNot Responded または データ 削除に更新されます。
     
     
   • Data Deletion Consent
     
     Data Deletion Consentは、定義した 'Waiting Period'が完了したらデータを自動的に削除するオプションを提供します。このオプションを有効化するには、チェックボックスを選択し保存します。
     
     自動的にデータを削除するオプションを持たず、手動でこのプロセスを管理したい場合は、いつでもこのボックスのチェックを外すことができます。
   • 同意が利用できない場合のデータの管理処理 - 次のいずれかを選択します:
     
     • 通常どおりデータの処理を続行する - 通常どおりにデータを扱い続けることができます。
       
     • データの処理を停止する - データは保障され、データ送信者はデータを処理しません。
       
     • 特定の処理を制限する - 同意がまだ受けられていない場合に制限が必要な処理を選択します。
       
3. 保存をクリックします。
   

Consent管理のためのベストプラクティス

• データ主体に対して、同意の目的とデータの処理について通知します。
  
• もし、あなたが同意を得たデータ処理の元の目的から逸脱した場合、データ主体から再度同意を得る必要があります。
  
• あなたの同意のリクエストをその他の利用規約から別々に保持することを確認してください。
  
• 同意リクエストまたはフォームには、同意を収集している者（データコントローラー）、データが処理されている場所（データプロセッサ）、そしてデータが共有されている場所についての詳細を含めるべきです。
  
• 収集した同意の積極的なデータを保持します。これはデータ主体が適切に同意を与え、データを処理していることを示すために重要です。
  
• 同意を得るときに技術的な条件や法律用語を避け、あなたのメッセージはクリアでシンプルであるべきです。
  
• 通常の間隔で同意を更新することを心掛けます。