レイアウトルールを使用した条件付きレイアウトの作成

レイアウトルールを使用した条件付きレイアウトの作成

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レイアウトルールとは

採用データは、多くの場合相互に依存しています。候補者のデータを作成する際、レイアウト内のすべての項目を使用するとは限りません。たとえば、候補者が新人の場合、そのデータに［前職の経験］セクションは不要です。そのため、データが煩雑で整理されていないように見えることがあります。このような場合に役立つのがレイアウトルールです。指定した条件に基づいて項目を表示するルールを設定できます。このような動的なレイアウトを条件付きレイアウトと呼びます。

条件付きレイアウトとは

Zoho Recruitの条件付きレイアウトでは、レイアウト内の項目間の依存関係をスムーズに管理できる操作画面が用意されています。
次の例を見てみましょう。
  1. 候補者データを作成する場合、各候補者の詳細は候補者の経験によって異なります。
  2. 医療業界向けに採用を行う人材紹介会社では、医師と看護師で異なる詳細セクションが必要になります。
  3. IT業界では、Java開発者の詳細はテクニカルサポートエンジニアの詳細と異なります。
つまり、ある項目に入力した値によって、他の項目グループの必要性が決まります。経験のない候補者や新人の詳細を入力する場合、［前職の経験］項目は不要ですが、レイアウトには表示されたままです。本来5項目だけでよい場合でも、10項目が表示されることがあります。

ただし、レイアウト内の残り5項目を削除することはできません。経験のある候補者の詳細を入力する場合には必要になるためです。このような場合に条件付きレイアウトが役立ちます。条件付きレイアウトはレイアウトルールを使用して作成します。これにより、前の項目に入力された値に応じて特定の項目を表示する操作画面を設定できます。

その結果、入力した項目の値に基づいてレイアウト全体の構成が変わる、動的なレイアウトを作成できます。レイアウトから項目を削除するのではなく、特定の項目値に基づいてレイアウトの表示方法を制御するだけである点にご注意ください。

条件付きレイアウトの作成方法

シナリオを例に、条件付きレイアウトの作成方法を見てみましょう。

ジルカー株式会社は、IT業界と医療業界の両方で採用を行う人材紹介会社です。
この場合、ジルカーがこれらすべての詳細を1つのフォーム／レイアウトに含めると、少し不便が生じます。たとえば、代理店がJava開発者のデータを作成する際に、フォームで医師に関する詳細まで不要に求められてしまいます。

下の表の詳細を確認してください。
 

項目

Java開発者

医師

医学の学位

✘

✔

臨床研修

✘

✔

医師免許番号

✘

✔

専門分野

✘

✔

カウンセリング経験

✘

✔

上の表には、医師には必要ですがJava開発者には不要な項目が一覧表示されています。つまり、［Java開発者］を選択した時点で、フォーム内のセクション全体が不要になります。

これによりフォームが煩雑になり、データ作成の業務フローが遅くなるだけです。このような場合に条件付きレイアウトが役立ちます。
上記の例では、レイアウトルールを使用することで、［医師］が選択された場合にのみ、医学の学位を持つ候補者に必要な項目が表示され、それ以外の場合は非表示のままになる動的な設定を実現できます。これにより、フォームを最適化できます。

レイアウトルールを作成するには

  1. ［設定］→［カスタマイズ］→［タブ］に移動します。
  2. タブの一覧から、必要なタブを選択します。
    このシナリオでは、［候補者］を選択します。
  3. ［レイアウトルール］セクションに移動します。
  4. ［新しいレイアウトルール］をクリックします。
  5. ［新しいレイアウトルール］のポップアップで、次の詳細を入力します。
    1. ルールの［名前］を入力します。
    2. ルールについて説明を入力します。
    3. このルールを制御する基準項目を選択します。例：［経験］。
    4. ルールを開始する条件を選択します。例：［経験］が［経験あり］である。

    5. ［次へ］をクリックします。
  6. ［ルール］ページでは、指定した条件があらかじめ入力されています。そのため、［処理を自動で実行］をクリックします。

  7. 処理の一覧から選択します。例：［セクションを表示］。
  8. 右側の［処理の作成］ペインで、表示するセクションを指定します。

    このシナリオでは、［専門職務の詳細］セクションです。
  9. これで、［専門職務の詳細］セクションは、［経験］で［経験あり］を選択した場合にのみ表示されます。それ以外の場合は非表示になります。
  10. 特定の項目をさらに必須にできます。［経験年数］項目と［希望給与］項目を必須項目にできます。新人の場合、これらの項目は必須ではありません。

  11. 追加の条件や処理がある場合は、同様の方法で必要に応じて指定できます。

レイアウトルールの結果

これで、候補者を作成すると、［専門職務の詳細］セクションは［経験］を選択した場合にのみ表示されます。それ以外の場合は非表示になります。

自動実行できる処理

レイアウトルールの条件を満たした場合に自動実行できる処理は、次のとおりです。
  1. ［項目を表示］：指定した条件を満たした場合にのみ、特定の項目を表示するには、この処理を選択します。
  2. ［セクションを表示］：指定した条件を満たした場合にのみ、特定のセクションを表示するには、この処理を選択します。
  3. ［必須項目の設定］：指定した条件を満たした場合にのみ、いくつかの項目を必須にするには、この処理を選択します。
  4. ［表形式で表示］：指定した条件を満たした場合にのみ、表を表示するには、この処理を選択します。
  5. ［添付ファイルを表示］：指定した条件を満たした場合にのみ、添付ファイルを表示するには、この処理を選択します。
  6. ［必須の添付ファイルの設定］：指定した条件を満たした場合にのみ、添付ファイルを必須にするには、この処理を選択します。
メモ：選択した添付ファイル関連の処理は、データの作成ページでのみ実行されます。

重要事項

  1. 項目の更新がレイアウトのルールより優先されるケースをメモするには、こちらをクリックしてください。
  2. ［データ］の担当者項目は、現在、レイアウトのルールを制御する基準項目として選択できません。
  3. レイアウトのルールは、作成＆編集ページと表示ページに適用されます。
  4. レイアウトのルールは、次の項目の種類では使用できません。
    1. 自動番号
    2. ルックアップ
    3. 複数選択ルックアップ
    4. 数式
    5. 複数行
  5. インポート、Webフォーム、かんたん作成／ルックアップ作成、APIで生成されたデータでは、レイアウトのルールを利用できません。
  6. レイアウトのルールで使用されている基準項目を編集する際、ルールに関連付けられている必須項目がある場合は、ポップアップ画面でそれらの必須項目の入力を求められます。
  7. たとえば、「［経験］ > 0の場合、［経験年数］を必須にする」というレイアウトルールがあるとします。データの詳細ページで［経験］項目を編集すると、［希望給与］項目がポップアップ画面で表示され、入力を求められます。

  8. レイアウトのルールは、複数選択の選択リスト項目を基準項目として作成できません。
  9. レイアウトのルールの上限 
    1. 許可されるルールの上限：1件のレイアウトにつき10件
    2. 許可される親条件の上限：25件
    3. 許可される分岐条件の上限：1件の親条件につき5件
    4. 許可される分岐条件の基準の上限：1件の分岐条件につき5件
    5. 許可される処理の上限：1件の分岐条件につき25件
    6. （合計数にはすべての処理が含まれます。処理ごとの個別の上限はありません。）