「メールマージテンプレートの使い方」

お知らせ：当社は、お客様により充実したサポート情報を迅速に提供するため、本ページのコンテンツは機械翻訳を用いて日本語に翻訳しています。正確かつ最新のサポート情報をご覧いただくには、本内容の英語版を参照してください。

メールマージとは、フォーム、レター、住所ラベル、封筒などの個人化された文書を作成するための繰り返し作業を簡素化するための機能です。Zoho Recruitからデータをマージし、変数（マージフィールド）を含むメールマージテンプレートを作成し、変数の値を自動的に挿入したマージドキュメントを作成することができます。

例えば、候補者に個人化された手紙を送信する必要があるか、サービスレベル契約やその他の法的文書のテンプレートを作成する必要がある場合です。これらの場合、各リードの詳細を手動で入力する必要はありません。代わりに、候補者モジュールからマージフィールドを使用してテンプレートを作成し、データをマージしてすべての個人化された手紙を取得できます。

利用可能性

利用可能なエディション：プロフェッショナルおよびエンタープライズ
必要な権限：Zoho Writer アドオン

テンプレートフォルダを作成する

テンプレートフォルダを使用すると、作成した異なるメールマージテンプレートを管理できます。
テンプレートフォルダを作成するには：

「設定」＞「カスタマイズ」＞「メールテンプレート」＞「メールマージテンプレート」に移動します。
「メールマージテンプレート」ページで、「フォルダーを作成」をクリックします。
「メールマージテンプレートフォルダーを作成」ページで、「フォルダー名」を入力します。プライベートで保持するか、全ユーザーまたは選択したユーザーと共有するかを選択できます。
「保存」をクリックします。

Zoho Writer でメールマージテンプレートを作成する

Zoho Writerは、オンライン上で文書を作成し共有できるオンラインワードプロセッサーです。 Zoho Writerでメールマージテンプレートを作成し、Recruitデータ（候補者、連絡先、求人オープン、カスタムモジュール）を使用してメールマージ文書を作成することができます。
Zoho Writerでテンプレートを作成するには：

「セットアップ」→「カスタマイズ」→「テンプレート」→「メールマージ」に移動します。
「メールマージテンプレート」ページで、Zoho Writerで+ テンプレートを作成をクリックします。
「Zoho Writer」でテンプレートを作成するウィンドウ：
- テンプレート名を入力してください。
- テンプレートの説明を入力してください。
- ドロップダウンリストからフォルダを選択してください。テンプレートは選択したフォルダに保存されます。
- テンプレートを作成するモジュールを選択してください。
- テンプレートのマージフィールドは、選択したモジュールに基づいています。候補、連絡先、求人オープニングまたはカスタムモジュールのメールマージテンプレートを作成することができます。
「作成」をクリックしてください。
Zoho Writerで文書が開きます。
クリックしてツール > メールマージ > 挿入フィールドを選択し、挿入したいフィールドを選択します。
フィールドは、Writerテンプレートの指定した場所に挿入されます。
変更は自動的に保存されます。

MS Wordテンプレートのインポート

Microsoft Word でメールマージテンプレートを作成し、Zoho Recruit にインポートすることもできます。この機能を使用するには、Microsoft Office 用の Zoho Recruit プラグインを購入する必要があります。この機能は、Internet Explorer 6 以上でのみサポートされています。
MS Word テンプレートをインポートするには：

「設定」→「メールテンプレート」→「メールマージテンプレート」に移動してください。
「メールマージテンプレート」内の「テンプレートのインポート」をクリックしてください。
「テンプレートのインポート」ウィンドウ内：
- 「参照」をクリックして、インポートするMicrosoft Wordファイルを選択してください。
- テンプレートの説明を入力してください。
- ドロップダウンリストからフォルダを選択してください。テンプレートは選択したフォルダに保存されます。
- テンプレートを作成するモジュールを選択してください。
- 選択したモジュールに基づいてテンプレート内のマージフィールドが作成されます。
「テンプレートのインポート」をクリックしてください。

メールマージテンプレートをメールで送信する

Zoho Recruitでメールマージテンプレートを作成し、保存したら、Recruitレコードとドキュメントをマージし、お客様や連絡先に電子メールで送信することができます。
メールマージテンプレートを電子メールで送信するには：

必要なモジュール（候補者、コンタクト、求人オープニング、カスタムモジュール）へ移動します。
レコードを選択します。
複数の顧客にテンプレートを送信したい場合は、モジュールリストビューから選択してください。
Moreアイコンをクリックし、メールマージをクリックします。
メールマージのポップアップで、必要なドキュメントを選択し、マージをクリックします。

Zoho Writerのテンプレートにリダイレクトされます。必要に応じてテンプレートを編集できます。
左側のComplete MergeセクションでEmailをクリックします。
Email Merged Documentポップアップで、テンプレートを送信するメールアドレスを選択します。
件名を入力します。選択したモジュールからマージフィールドを含む件名も可能です。
送信をクリックします。
マージされたドキュメントが選択したメールアドレスに送信されます。