差し込み印刷テンプレート
差し込み文書は、フォーム、レター、宛名ラベル、封筒などのパーソナライズされたドキュメントを作成する反復作業を簡素化する機能です。変数（差し込み項目）を含む差し込み文書テンプレートを作成し、Zoho Recruitのデータを差し込むことで、変数に対応する値が自動で挿入された差し込みドキュメントを作成できます。
たとえば、候補者に個別のレターを送信したり、サービスレベル契約書やその他の法律関連ドキュメント用のテンプレートを作成したりする場合があります。このような場合、レターや契約書を個別化するために、各見込み客の詳細を手入力する必要はありません。代わりに、［候補者］タブの差し込み項目を使用してテンプレートを作成し、データを差し込むことで、すべての個別レターを作成できます。
利用可能なプラン：プロフェッショナルプラン、エンタープライズプラン
必要な権限：Zoho Writerアドオン
テンプレートフォルダーの作成
テンプレートフォルダーを使用すると、作成したさまざまな差し込み文書テンプレートを管理できます。
テンプレートフォルダーを作成するには、次の手順を実行します。
- ［設定］→［カスタマイズ］→［メールテンプレート］→［差し込み文書テンプレート］に移動します。
- 差し込み文書テンプレートページで、［フォルダーの作成］をクリックします。
- 差し込み文書テンプレートフォルダーの作成ページで、［フォルダー名］を入力します。
フォルダーを非公開にするか、すべてのユーザーまたは一部の選択したユーザーと共有するかを選択できます。 - ［保存する］をクリックします。
Zoho Writerでの差し込み文書テンプレートの作成
Zoho Writerは、オンラインでドキュメントを作成、共有できるオンラインワープロです。Zoho Writerで差し込み文書テンプレートを作成し、Recruitのデータ（［候補者］、［連絡先］、［求人］、［カスタム］タブのデータ）を使用して差し込み文書を作成できます。
Zoho Writerでテンプレートを作成するには、次の手順を実行します。
- ［設定］→［カスタマイズ］→［テンプレート］→［差し込み文書］に移動します。
- 差し込み文書テンプレートページで、Zoho Writerの［+ テンプレートの作成］をクリックします。
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Zoho Writerでテンプレートを作成するウィンドウで、次の操作を行います。
- ［テンプレート名］を入力します。
- ［テンプレートの説明］を入力します。
- ドロップダウンリストから［フォルダー］を選択します。テンプレートは、選択したフォルダーに保存されます。
- テンプレートを作成する対象のタブを選択します。
- テンプレート内の差し込み項目は、選択したタブを基準に設定されます。［候補者］、［連絡先］、［求人］、［カスタム］タブの差し込み文書テンプレートを作成できます。
- ［テンプレート名］を入力します。
- ［作成する］をクリックします。
Zoho Writerでドキュメントが開きます。 - ［ツール］→［差し込み文書］→［項目の挿入］をクリックし、挿入する項目を選択します。
- 項目が、Writerテンプレート内の指定した場所に挿入されます。
- 変更は自動で保存されます。
MS Wordテンプレートのインポート
差し込み文書テンプレートは、Microsoft Wordで作成してZoho Recruitにインポートすることもできます。この機能を使用するには、Microsoft Office用のZoho Recruitプラグインを購入する必要があります。この機能は、Internet Explorer 6以降でのみサポートされています。
MS Wordテンプレートをインポートするには、次の手順を実行します。
- ［設定］→［メールテンプレート］→［差し込み文書テンプレート］に移動します。
- 差し込み文書テンプレートで、［テンプレートのインポート］をクリックします。
-
テンプレートのインポートウィンドウで、次の操作を行います。
- ［参照］をクリックして、インポートするMicrosoft Wordファイルを選択します。
- ［テンプレートの説明］を入力します。
- ドロップダウンリストから［フォルダー］を選択します。テンプレートは、選択したフォルダーに保存されます。
- テンプレートを作成する対象のタブを選択します。
- テンプレート内の差し込み項目は、選択したタブを基準に設定されます。
- ［参照］をクリックして、インポートするMicrosoft Wordファイルを選択します。
- ［テンプレートをインポートする］をクリックします。
差し込み文書テンプレートのメールでの送信
Zoho Recruitで差し込み文書テンプレートを作成して保存すると、Recruitのデータとドキュメントを差し込み、必要なクライアントや連絡先にいつでもメールで送信できます。
差し込み文書テンプレートをメールで送信するには、次の手順を実行します。
- 対象のタブ（［候補者］、［連絡先］、［求人］、［カスタム］タブ）に移動します。
- データを選択します。
テンプレートを複数の顧客に送信する場合は、タブの一覧表示から対象のデータを選択します。 - ［その他］アイコンをクリックし、［差し込み文書］をクリックします。
- 差し込み文書のポップアップで、対象のドキュメントを選択し、［差し込み］をクリックします。
Zoho Writerのテンプレートにリダイレクトされます。必要に応じてテンプレートを編集できます。 - 左側の差し込み完了セクションで、［メール］をクリックします。
- 差し込み済みドキュメントのメール送信ポップアップで、テンプレートの送信先メールアドレスを選択します。
- ［件名］を入力します。［件名］には、選択したタブの差し込み項目を含めることもできます。
- ［送信］をクリックします。
差し込み済みドキュメントが、選択したメールアドレスに送信されます。
テンプレートの削除
Zoho Recruitで差し込み文書テンプレートを削除するには、次の手順を実行します。
- ［設定］→［メールテンプレート］→［差し込み文書テンプレート］に移動します。
- 差し込み文書テンプレートページで、テンプレートにマウスポインターを合わせます。
- ［削除］アイコンをクリックします。