タスクとイベントの作成

タスクとイベントの作成

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「活動」は毎日の企業業務にとって重要です。インタビューやセミナー、アポイントメントなどの時間に結び付けられたカレンダー処理、または採用マネージャーにステータスレポートを送信したり、顧客にメールを送信したりするなどのステータスに結び付けられたタスクなどが挙げられます。Zoho Recruitでは、ほとんどのデータに活動が関連リストとして含まれ、包括的な360度表示を可能にしています。活動は候補者、連絡先、仕事のオープニングなどのタブに関連付けできます。活動タブではタスク、処理、通話に関連する情報を保存することができます。

タスク作成

タスクは、特定の時間枠内に完了しなければならない特定の作業です。ユーザーのZoho Recruitのホームページ、活動ホームページ、その他の関連データに一覧表示されます。


利用可能性

必要な権限：表示、作成、編集および削除権限を含む活動タブへのアクセス。

タスク作成手順

  1. 「活動」タブで、クリック新しいタスク.
    また、データ内で直接タスクを作成することも可能です。その場合、「開いている活動」関連リスト中の「新しいタスク」リンクをクリックします。
  2. 「作成タスク」ページで、タスクの詳細を指定します。
  3. クリック保存.
メモ
  1. タスクは、タスクのステータスが完了と更新されたときにのみ完了します。
  2. ステータス「完了」は、システムが定義する項目です。同じラベルを持つ別のカスタム項目は、タスクを自動的に終了しません。

イベント作成

イベントは、特定の場所と時間に起こる活動です。これらはユーザーのZoho Recruitのホームページ、活動ホームページ、カレンダー、その他の関連データに一覧表示されます。


利用可能性

必要な権限: 表示する、作成、編集、削除 権限を含む活動 タブへのアクセス。

イベント作成プロセス

  1. 活動タブで、新規処理をクリックします。
  2. 新規イベントのポップアップで、イベントの詳細を指定します。
  3. 保存をクリックします。

差出人カレンダーでのイベント作成

  1. カレンダーアイコンをクリックし、日, 週, 月表示を選択します。
  2. カレンダーで、作成リンクをクリックするか、カレンダーの時間スロットをクリックします。
  3. 新規イベントのポップアップで、イベントの詳細を指定します。
  4. 保存をクリックします。

メモ

  • 処理は指定された終了日時で自動的に完了します。処理のステータスを更新する必要はありません。

繰り返し活動の作成

活動は、タスクや処理を作成する際に繰り返しオプションを使って繰り返すことができます。リスト表示から大量の繰り返しタスクも作成可能です。


利用可能性

必要な権限 Permission: 表示する, 作成, 編集, 削除 権限を含む活動 タブへのアクセス。

繰り返し活動作成プロセス

  1. 活動タブで、新しいタスクまたは新規Eventをクリックします。
    データ内のタスクの差出人を作成することも可能で、開く活動関連リスト内の新しいタスク/新規Eventリンクをクリックします。
  2. 作成タスク/Eventページで、活動関連の詳細を指定します。
  3. 繰り返し活動チェックボックスを選択し、以下を実行します:
    • 活動が繰り返される開始日と終了日を指定します。
    • 活動の繰り返し種類を指定し、設定を選択します（下記の表を参照）。
    • 保存をクリックします。
毎日 - 項目 説明
毎日 活動が毎日繰り返すべき場合、これを選択します。
Recur 頻度 ___ 日(毎) 活動が何日おきに繰り返されるかを指定するためにこれを選択します。
週間 - 項目 説明
Recur 頻度 ____週間(毎) 活動が何週間おきに繰り返されるかを入力します。
週の日付 繰り返しを行う週の日付に対応するチェックボックスを選択します。
月間 - 項目 説明
オン 日 ___ - 頻度 ___ ヶ月(毎) 活動が何ヵ月おきに、及び指定した日付に繰り返されるかを入力します。
On____ ____ - 頻度 ___ ヶ月(毎) 活動が毎月特定の日に繰り返されるように特定の日を選択します。
年間 - 項目 説明
年間の希望する回数 年に何回活動を繰り返すかを入力してください。
指定した日の年間の希望する回数 1年の間に何回と指定した日に活動を繰り返すかを入力してください。

繰り返し活動の一括作成

  1. [タブ] タブをクリックしてください。
  2. リストから繰り返しタスクを作成したいデータのチェックボックスを選択します。
  3. その他 処理 > タスクを作成をクリックします。
  4. 表示されたプロンプトにタスクの詳細を入力し、繰り返しをクリックして繰り返しの詳細を設定します。
  5. 開始日と終了日を指定します。詳細は上記の表を参照してください。
  • 日次の繰り返し設定 - 最大30日間に設定することができます。
  • 週次の繰り返し設定 - 最大30週間に設定することができます。
  • 月次の繰り返し設定 - 最大30カ月間に設定することができます。
  • 年次の繰り返し設定 - 最大10年間に設定することができます。
  • 完了をクリックし、その後保存をクリックします。

リマインダーの設定

リマインダーの設定は2種類あります：

  • メールでの注意
  • ポップアップでの注意

タスクについては、好みのリマインダーの種類を選択できます。処理については、リマインダー設定は両方とも有効で、イベント追加時に無効にすることはできません。しかし、カレンダーには異なるリマインダー設定があるかもしれません。カレンダーの設定で、メールリマインダーを無効にすることができます。ただし、ポップアップリマインダーを無効にすることはできません。


利用可能性

必要な権限: 表示、作成、編集、削除権限を含む活動タブへのアクセスが必要です。

タスクのリマインダーを設定するには

  1. 活動タブで、リマインダーを設定するタスクを選択します。
  2. タスク詳細ページで、編集をクリックします。
  3. リマインダーチェックボックスを選択して、次の操作を行います:
    • リマインダーの日付と時間を指定します。
    • 繰り返しパターンを指定します。（毎日、週次、月次など）
    • 必要に応じて、メールでの通知またはポップアップでの通知を選択します。
  4. 保存をクリックします。

参加者を追加する

複数のユーザー、候補者、または連絡先をイベントに招待するには

  1. 活動タブで、招待者を追加したいイベントを選択します。
  2. Event詳細ページで、処理、次に参加者を追加をクリックしてください。
    また、編集をクリックし、ダイアログボックスでイベントの参加者を追加することもできます。
  3. 参加者を追加ポップアップウィンドウで、参加者を追加したいグループの送り主を選択します。
    直接ユーザー、Candidates、連絡先, 等を検索することもできます。
  4. ユーザー、Candidates、または連絡先のリストで、対応するチェックボックスを選択します。
  5. Eメール住所による招待テキストボックスに、招待したい人々のメールアドレスを入力し、その詳細がZoho Recruitで使用できない人々を招待してください。
  6. 追加するをクリックします。