通話の記録

通話の記録

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通話の記録機能を使用すると、通話時間、通話の日時、メモなどの詳細とともに、受信通話（候補者や顧客から受けた通話）と発信通話（候補者や顧客にかけた通話）を登録できます。組織で頻繁に通話を発信または受信するユーザーは、Zoho Recruitでこの機能を利用できます。

たとえば、顧客サポート担当者は通話を記録し、各通話の経過時間を把握し、月ごとの平均通話時間を追跡できます。営業およびマーケティング担当者は、見込み客に対して行ったすべての通話を追跡できます。通話の詳細は、請求内容の詳細、平均通話時間、1日あたりの通話数などに関するレポートの作成にも使用できます。


利用可否

必要なプロフィール権限：表示、作成、編集、削除の権限を含む［活動］タブへのアクセス権限。

メリット

  • ユーザーからよく寄せられる質問を把握できます
  • 今後の参照用に、すべての顧客との通話を追跡できます。

現在の通話の記録

現在の通話を記録するには

  1. ［活動］タブで、［新しい通話］をクリックします。
    データ内の［未完了の活動］関連リストにある［通話を記録］リンクをクリックして、データから通話の詳細を追加することもできます。
  2. 通話を記録ページで、次の操作を行います。
    ［通話を記録］ページではカスタム項目を追加できません。ただし、表示項目のカスタマイズを使用して、既存の項目をカスタマイズできます。
    • 通話の［件名］を指定します。
    • ［通話の種類］として、［受信］または［発信］を選択します。
    • ［通話の目的］のドロップダウンリストから、通話の目的を選択します。
    • 通話の発信元または発信先の［連絡先］／［候補者］名を指定します。
    • 連絡先との通話の場合、必要に応じて［関連先］データを選択します。
    • 通話の詳細セクションで、［現在の通話］をクリックします。
      標準では、［現在の通話］が選択されています。
    • ［開始する］をクリックします。
      通話のタイマーに、現在の通話の時間が表示されます。
    • 通話が完了したら、［停止］をクリックします。
      ［通話開始時間］と［通話時間］が自動的に更新されます。
    • ［説明］と［通話の結果］を指定します。
  3. 現在の通話を保存するには、［保存する］をクリックします。
  4. 保存してフォローアップタスクを作成するには、［保存してフォローアップタスクを作成］をクリックします。
メモ

  • ［関連先］項目は、連絡先に発信している場合にのみ利用できます。

  • 通話を記録したユーザーが通話の担当者になり、通話の担当者は変更できません。

  • 通話の詳細は、［活動］タブで確認できます。
終了した通話の記録

終了した通話を記録するには

  1. ［活動］タブで、［新しい通話］をクリックします。
    データ内の［未完了の活動］関連リストにある［通話を記録］リンクをクリックして、データから通話の詳細を追加することもできます。
    • 通話の［件名］を指定します。
    • ［通話の種類］として、［受信］または［発信］を選択します。
    • ［通話の目的］のドロップダウンリストから、通話の目的を選択します。
    • 通話の発信元または発信先の［連絡先］／［候補者］名を指定します。
    • 連絡先との通話の場合、必要に応じて［関連先］データを選択します。
    • 通話の詳細セクションで、［終了した通話／通話の予定の登録］をクリックします。
      標準では、［現在の通話］が選択されています。
    • 通話の［通話時間］を分と秒で入力します。
    • ［説明］と［通話の結果］を指定します。
  2. ［保存する］をクリックするか、保存してフォローアップタスクを作成するには、［保存してフォローアップタスクを作成］をクリックします。
メモ

［関連先］項目は、連絡先に発信している場合にのみ利用できます。

通話の詳細は、［活動］タブで確認できます。

［通話時間］項目と［通話開始時間］項目は、必須ではない項目として設定できます。

通話を完了にすると、データの入力内容を編集できなくなります。

通話の予約

Zoho Recruitで通話を予約しておくと、ユーザーが後で対応できます。予定済みの各通話の詳細ページには、3つのオプションがあります。

  • ［完了にする］- 完了にした通話は、関連付けられているデータの完了した活動関連リストに移動します。
  • ［通話の予定の再設定］- 予定されていた通話に対応できない場合は、後の日時に予定を再設定できます。
  • ［通話のキャンセル］- 必要に応じて、通話をキャンセルすることもできます。

これらのオプションは、通話の詳細ページ、一覧表示、関連リスト、リマインダー、カレンダーで利用できます。

通話を予約するには。

  1. ［活動］タブで、［新しい通話］をクリックします。
    データ内の［未完了の活動］関連リストにある［通話を記録］リンクをクリックして、データから通話の詳細を追加することもできます。
    • 通話の［件名］を指定します。
    • ［通話の種類］として、［受信］または［発信］を選択します。
    • ［通話の目的］のドロップダウンリストから、通話の目的を選択します。
    • 通話の発信元または発信先の［連絡先］／［候補者］名を指定します。
    • 連絡先との通話の場合、必要に応じて［関連先］データを選択します。
    • 通話の詳細セクションで、［通話の予定の登録］をクリックします。
      ［通話の予定の登録］を選択すると、通話をユーザーに割り当てるオプションが表示されます。
    • ルックアップから［通話の担当者］を選択します。
    • ［説明］と［通話の結果］を指定します。
    • ドロップダウンリストから［リマインダー］オプションを選択します。
  2. ［保存する］をクリックします。

通話とRecruitデータの関連付け

通話をRecruitデータに関連付けるには

  1. ［候補者］または［連絡先］タブをクリックします。
  2. 通話を記録するデータを選択します。
  3. ［データ］の詳細ページには、既存の通話の詳細がある場合、その詳細が表示されます。
    • ［件名］、［活動の種類］、［ステータス］、［期限］、［担当者名］のリンクをクリックすると、データの表示順序を並べ替えられます。
    • 通話の詳細を修正または削除するには、それぞれ［編集］または［削除］リンクをクリックします。
  4. ［通話を記録］リンクをクリックします。
  5. 通話を記録ページで、通話に関連する詳細を入力します。
  6. ［保存］をクリックします。または、保存してフォローアップタスクを作成するには、［保存してフォローアップタスクを作成］をクリックします。